Geschenkkarten¶

Das Modul Geschenkkarten verwaltet Vorauszahlungsguthaben, das Kunden für zukünftige Einkäufe verwenden können. Jede Geschenkkarte wird in dem Moment gesperrt, in dem sie erstellt wird: Ihre Details können weder geändert noch gelöscht werden, nur ihr Aktiv-Status kann umgeschaltet werden, um sie aus dem Verkehr zu ziehen. Gem Logic unterstützt zwei Methoden, eine auszustellen.

Eine Geschenkkarte bei einem Verkauf ausstellen¶

Verwenden Sie diesen Ablauf, wenn ein Kunde die Geschenkkarte kauft.

Öffnen oder erstellen Sie einen Verkauf.
Öffnen Sie in der Artikelkarte des Verkaufs das Dropdown-Menü Artikel hinzufügen und klicken Sie auf Geschenkkarte hinzufügen.
Füllen Sie aus:
- Anfangsguthaben – der auf die Geschenkkarte geladene Wert.
- Eindeutiger Code – automatisch generiert, kann aber angepasst werden (wird in Großbuchstaben gespeichert).
- Ablaufdatum – optional. Nach diesem Datum kann die Geschenkkarte nicht mehr verwendet werden.
Klicken Sie auf Geschenkkarte hinzufügen. Eine Position für das Anfangsguthaben wird dem Verkauf hinzugefügt.
Schließen Sie den Verkauf ab, indem Sie eine Zahlung hinzufügen (Bargeld, Karte, Überweisung usw.).

Die Geschenkkarte übernimmt automatisch die Währung des Verkaufs und den Kontakt des Verkaufs. Sobald der Verkauf erstellt ist, wird die Geschenkkarte damit verknüpft und von diesem Zeitpunkt an sind die Details der Geschenkkarte gesperrt.

Eine Geschenkkarte manuell ausstellen¶

Verwenden Sie diesen Ablauf für Werbegeschenke, Ladenguthaben, manuelle Kulanzgesten oder alles, was nicht über einen Verkauf läuft.

Öffnen Sie die Liste Geschenkkarten.
Klicken Sie auf Geschenkkarte erstellen.
Füllen Sie Anfangsguthaben, Währung, eindeutigen Code und (optional) ein Ablaufdatum oder einen Kontakt aus.
Speichern – die Geschenkkarte ist sofort aktiv und einlösbar.

Manuell ausgestellte Geschenkkarten verhalten sich wie verkaufte: Sie werden ab Erstellung gesperrt, das Löschen ist blockiert, und nur der Aktiv-Status kann nachträglich umgeschaltet werden (und dieser Wechsel wird auf der Geschenkkarte protokolliert).

Geschenkkarten als Zahlungsmittel verwenden¶

Geschenkkarten können in Gem Logic als Zahlungsmittel für jede Bestellung verwendet werden. Dazu gehören:

Verkäufe
Reparaturen
Memos
Kreationen

So zahlen Sie mit einer Geschenkkarte:

Öffnen Sie den Verkauf, die Reparatur, das Memo oder die Kreation und gehen Sie zum Transaktionsbereich.
Klicken Sie auf Transaktion hinzufügen.
Wählen Sie Geschenkkarte als Zahlungsmittel.
Geben Sie den Geschenkkarten-Code ein.
Geben Sie den zu zahlenden Betrag ein.

Das System validiert die Geschenkkarte zum Zeitpunkt der Zahlung:

Der Geschenkkarten-Code existiert.
Die Geschenkkarte ist aktiv.
Die Geschenkkarte verfügt über ein ausreichendes Guthaben.
Die Geschenkkarte ist nicht abgelaufen.

Ist die Geschenkkarte gültig, wird der Betrag vom Guthaben abgezogen und auf die Bestellung angerechnet. Dieselbe Geschenkkarte kann mehrfach für verschiedene Bestellungen verwendet werden, bis ihr Guthaben null erreicht oder sie abläuft.

Guthabenverfolgung¶

Jede Geschenkkarte führt ihr eigenes laufendes Guthaben. Sie müssen dies nicht manuell nachverfolgen:

Aktuelles Guthaben = Anfangsguthaben - Summe aller mit der Geschenkkarte bezahlten Transaktionen

Bei jeder Verwendung der Geschenkkarte zum Bezahlen eines Verkaufs, einer Reparatur, eines Memos oder einer Anfertigung wird die Transaktion der Geschenkkarte zugeordnet und das Guthaben automatisch aktualisiert. Die Detailseite der Geschenkkarte zeigt das aktuelle Guthaben und die vollständige Liste der Transaktionen, bei denen die Karte verwendet wurde, sodass Sie stets nachvollziehen können, wofür das Guthaben eingesetzt wurde.

Wenn der Kunde versucht, einen Betrag zu zahlen, der höher ist als das verbleibende Guthaben, begrenzt das System die Transaktion auf das verfügbare Kartenguthaben, damit es niemals negativ werden kann.

Manipulationsschutz¶

Da eine Geschenkkarte echtes Geld darstellt, sperrt Gem Logic alle Details einer Geschenkkarte in dem Moment, in dem sie ausgestellt wird. Dies schützt Sie, Ihr Personal und Ihre Kunden und verschafft Ihnen einen eindeutigen Prüfpfad:

Das Anfangsguthaben, die Währung, der eindeutige Code, das Ablaufdatum, der Kontakt und der verknüpfte Verkauf können nach der Ausstellung nicht geändert werden.
Eine Geschenkkarte kann nicht gelöscht werden, sodass eine verwendete Karte niemals spurlos aus dem System verschwinden kann.
Die einzige erlaubte Änderung ist die Aktivierung oder Deaktivierung der Geschenkkarte. Jede Aktivierung und Deaktivierung wird automatisch auf der Geschenkkarte mit Datum und dem Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat, protokolliert.

Wurde eine Geschenkkarte mit dem falschen Betrag oder falschen Angaben ausgestellt, besteht der korrekte Ablauf darin, sie zu deaktivieren und eine neue auszustellen (entweder bei einem Verkauf oder manuell). Beide Geschenkkarten verbleiben im System, und das Deaktivierungsprotokoll erläutert, was geschehen ist.

Wertgutscheine¶

Wenn ein Verkauf einen negativen Restbetrag aufweist (der Kunde hat zu viel gezahlt), können Sie einen Wertgutschein (Geschenkkarte) für die Differenz erstellen. Der Gutschein wird automatisch mit dem Verkauf verknüpft, bei dem zu viel gezahlt wurde, übernimmt dessen Kontakt und Währung und wird auf dieselbe Weise gesperrt wie eine reguläre Geschenkkarte.

Dokumente und Druck¶

Von der Detailseite der Geschenkkarte aus können Sie:

Dokument erstellen: Ein PDF-Dokument für die Geschenkkarte generieren.
Beleg drucken: Einen Belegzettel auf einem konfigurierten Belegdrucker drucken.
E-Mail: Das Geschenkkartendokument per E-Mail an den Kontakt senden.

Vorhandene Geschenkkarten durchsuchen¶

Die Liste Geschenkkarten zeigt jede jemals ausgestellte Geschenkkarte mit ihrem Code, Guthaben, Ablaufdatum, zugehörigem Kontakt und dem Verkauf, bei dem sie ausgestellt wurde. Nutzen Sie die Liste, um nach Code oder Kontakt zu suchen oder eine Geschenkkarte zu deaktivieren, die nicht mehr eingelöst werden soll.