Gavekort

Modulet Gavekort håndterer forudbetalte saldi, som kunder kan bruge ved fremtidige køb. Hvert gavekort låses i det øjeblik, det oprettes: dets detaljer kan ikke ændres eller slettes, kun dets aktive status kan skiftes for at tage det ud af cirkulation. Gem Logic understøtter to måder at udstede et på.

Udstedelse af et gavekort ved et salg

Brug denne metode, når en kunde køber gavekortet.

  1. Åbn eller opret et salg.

  2. I salgets artikelkort åbnes rullemenuen Tilføj artikel og klik på Tilføj gavekort.

  3. Udfyld:

    • Startsaldo - værdien indlæst på gavekortet.

    • Unik kode - genereres automatisk, men kan tilpasses (gemmes med store bogstaver).

    • Udløbsdato - valgfrit. Efter denne dato kan gavekortet ikke bruges.

  4. Klik på Tilføj gavekort. En linjepost for startsaldoen føjes til salget.

  5. Gennemfør salget ved at tilføje en betaling (kontant, kort, overførsel osv.).

Gavekortet arver automatisk salgets valuta og salgets kontakt. Så snart salget oprettes, knyttes gavekortet til det, og fra det tidspunkt er gavekortets detaljer låst.

Udstede et gavekort manuelt

Brug denne metode til giveaways, butikskreditter, manuelle goodwill-gestusser eller alt, der ikke går gennem et salg.

  1. Åbn listen Gavekort.

  2. Klik på Opret gavekort.

  3. Udfyld startsaldo, valuta, unik kode og (valgfrit) en udløbsdato eller kontakt.

  4. Gem - gavekortet er aktivt og kan bruges med det samme.

Manuelt udstedte gavekort fungerer på samme måde som solgte: de er låst fra oprettelsen, sletning er blokeret, og kun aktiv-knappen kan ændres bagefter (og denne ændring logges på gavekortet).

Brug gavekort som betaling

Gavekort kan bruges som betalingsmetode på enhver ordre i Gem Logic. Dette inkluderer:

  • Salg

  • Reparationer

  • Memoer

  • Kreationer

For at betale med et gavekort:

  1. Åbn salget, reparationen, memoen eller oprettelsen og gå til transaktionsafsnittet.

  2. Klik på Tilføj transaktion.

  3. Vælg Gavekort som betalingsmetode.

  4. Indtast gavekortkoden.

  5. Indtast beløbet, der skal betales.

Systemet validerer gavekortet på betalingstidspunktet:

  • Gavekortkoden eksisterer.

  • Gavekortet er aktivt.

  • Gavekortet har tilstrækkelig saldo.

  • Gavekortet er ikke udløbet.

Hvis gyldigt trækkes beløbet fra gavekortets saldo og anvendes på ordren. Det samme gavekort kan bruges flere gange på forskellige ordrer, indtil saldoen når nul eller det udløber.

Saldosporing

Hvert gavekort holder sin egen løbende saldo. Der er ingen grund til at spore dette manuelt:

Aktuel saldo = Startsaldo - Summen af alle transaktioner betalt med gavekortet

Hver gang gavekortet bruges til at betale for et salg, en reparation, et memo eller en oprettelse, registreres transaktionen mod gavekortet, og saldoen opdateres automatisk. Gavekortets detaljeside viser den aktuelle saldo og den komplette liste over transaktioner, der har brugt kortet, så De altid kan se, hvor værdien er gået hen.

Hvis kunden forsøger at betale et beløb, der er højere end den resterende saldo, begrænser systemet transaktionen til den tilbageværende saldo på kortet, så den aldrig kan blive negativ.

Beskyttelse mod manipulation

Fordi et gavekort repræsenterer rigtige penge, låser Gem Logic alle detaljer på et gavekort i det øjeblik, det udstedes. Dette beskytter Dem, Deres personale og Deres kunder og giver Dem et klart revisionsspor:

  • Den oprindelige saldo, valuta, unikke kode, udløbsdato, kontakt og tilknyttede salg kan ikke ændres efter udstedelse.

  • Et gavekort kan ikke slettes, så et brugt kort kan aldrig forsvinde lydløst fra systemet.

  • Den eneste tilladte ændring er at aktivere eller deaktivere gavekortet. Hver aktivering og deaktivering logges automatisk på gavekortet med datoen og den bruger, der udførte det.

Hvis et gavekort blev udstedt med det forkerte beløb eller detaljer, er den korrekte arbejdsgang at deaktivere det og udstede et nyt (enten ved et salg eller manuelt). Begge gavekort forbliver i systemet, og deaktiveringsloggen forklarer, hvad der skete.

Værdibeviser

Når et salg har et negativt udestående beløb (kunden har betalt for meget), kan De oprette et værdibevis (gavekort) for forskellen. Beviset knyttes automatisk til det salg, der genererede overbetalingen, arver den pågældende salgs kontakt og valuta og låses på samme måde som et almindeligt gavekort.

Dokumenter og udskrivning

Fra gavekortets detaljeside kan De:

  • Opret dokument: Generer et PDF-dokument for gavekortet.

  • Udskriv kvittering: Udskriv en kvittering på en konfigureret kvitteringsprinter.

  • E-mail: Send gavekortdokumentet til kontakten via e-mail.

Gennemse eksisterende gavekort

Listen Gavekort viser alle gavekort, der nogensinde er blevet udstedt, med deres kode, saldo, udløb, ejerkontakt og det salg, der udstedte dem. Brug listen til at søge efter kode eller kontakt eller til at deaktivere et gavekort, der ikke længere skal kunne indløses.