Δωροκάρτες

Η ενότητα Δωροκάρτες διαχειρίζεται τα προπληρωμένα υπόλοιπα που οι πελάτες μπορούν να διαθέσουν σε μελλοντικές αγορές. Κάθε δωροκάρτα κλειδώνεται τη στιγμή της δημιουργίας της: οι λεπτομέρειές της δεν μπορούν να τροποποιηθούν ή να διαγραφούν, μόνο η ενεργή κατάστασή της μπορεί να αλλάξει για να αποσυρθεί από την κυκλοφορία. Το Gem Logic υποστηρίζει δύο τρόπους έκδοσης.

Έκδοση δωροκάρτας σε μια πώληση

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία όταν ένας πελάτης αγοράζει τη δωροκάρτα.

  1. Ανοίξτε ή δημιουργήστε μια πώληση.

  2. Στην κάρτα ειδών της πώλησης, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Προσθήκη είδους και κάντε κλικ στο Προσθήκη δωροκάρτας.

  3. Συμπληρώστε:

    • Αρχικό υπόλοιπο - η αξία που φορτώνεται στη δωροκάρτα.

    • Μοναδικός κωδικός - δημιουργείται αυτόματα, αλλά μπορεί να προσαρμοστεί (αποθηκεύεται σε κεφαλαία).

    • Ημερομηνία λήξης - προαιρετικό. Μετά από αυτήν την ημερομηνία η δωροκάρτα δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί.

  4. Κάντε κλικ στο Προσθήκη δωροκάρτας. Μια γραμμή στοιχείου προστίθεται στην πώληση για το αρχικό υπόλοιπο.

  5. Ολοκληρώστε την πώληση προσθέτοντας μια πληρωμή (μετρητά, κάρτα, μεταφορά κ.λπ.).

Η δωροκάρτα κληρονομεί αυτόματα το νόμισμα της πώλησης και την επαφή της πώλησης. Μόλις δημιουργηθεί η πώληση, η δωροκάρτα συνδέεται με αυτήν και από εκείνο το σημείο τα στοιχεία της δωροκάρτας κλειδώνουν.

Έκδοση δωροκάρτας χειροκίνητα

Χρησιμοποιήστε αυτήν τη διαδικασία για δωρεάν διανομές, πίστωση καταστήματος, χειροκίνητες χειρονομίες καλής θέλησης, ή οτιδήποτε δεν διέρχεται μέσω μιας πώλησης.

  1. Ανοίξτε τη λίστα Δωροκάρτες.

  2. Κάντε κλικ στο Δημιουργία δωροκάρτας.

  3. Συμπληρώστε το αρχικό υπόλοιπο, το νόμισμα, τον μοναδικό κωδικό και (προαιρετικά) μια ημερομηνία λήξης ή επαφή.

  4. Αποθηκεύστε - η δωροκάρτα είναι ενεργή και δαπανήσιμη αμέσως.

Οι δωροκάρτες που εκδίδονται χειροκίνητα συμπεριφέρονται όπως αυτές που πωλούνται: κλειδώνουν από τη δημιουργία, η διαγραφή είναι αποκλεισμένη και μόνο η εναλλαγή ενεργού/ανενεργού μπορεί να αλλάξει στη συνέχεια (και αυτή η αλλαγή καταγράφεται στη δωροκάρτα).

Χρήση δωροκαρτών ως πληρωμής

Οι δωροκάρτες μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μέθοδος πληρωμής σε οποιαδήποτε παραγγελία στο Gem Logic. Αυτό περιλαμβάνει:

  • Πωλήσεις

  • Επισκευές

  • Παρακαταθήκες

  • Δημιουργίες

Για να πληρώσετε με δωροκάρτα:

  1. Ανοίξτε την πώληση, την επισκευή, την παρακαταθήκη ή τη δημιουργία και μεταβείτε στην ενότητα συναλλαγών.

  2. Κάντε κλικ στο Προσθήκη συναλλαγής.

  3. Επιλέξτε Δωροκάρτα ως μέθοδο πληρωμής.

  4. Εισαγάγετε τον κωδικό της δωροκάρτας.

  5. Εισαγάγετε το ποσό που θα πληρωθεί.

Το σύστημα επικυρώνει τη δωροκάρτα κατά τη στιγμή της πληρωμής:

  • Ο κωδικός της δωροκάρτας υπάρχει.

  • Η δωροκάρτα είναι ενεργή.

  • Η δωροκάρτα έχει επαρκές υπόλοιπο.

  • Η δωροκάρτα δεν έχει λήξει.

Εάν είναι έγκυρη, το ποσό αφαιρείται από το υπόλοιπο της δωροκάρτας και εφαρμόζεται στην παραγγελία. Η ίδια δωροκάρτα μπορεί να χρησιμοποιηθεί πολλές φορές σε διαφορετικές παραγγελίες μέχρι το υπόλοιπό της να φτάσει στο μηδέν ή να λήξει.

Παρακολούθηση υπολοίπου

Κάθε δωροκάρτα διατηρεί το δικό της τρέχον υπόλοιπο. Δεν χρειάζεται να το παρακολουθείτε χειροκίνητα:

Τρέχον υπόλοιπο = Αρχικό υπόλοιπο - Άθροισμα όλων των συναλλαγών που πληρώθηκαν με τη δωροκάρτα

Κάθε φορά που η δωροκάρτα χρησιμοποιείται για την πληρωμή μιας πώλησης, επισκευής, σημειώματος ή δημιουργίας, η συναλλαγή καταγράφεται στη δωροκάρτα και το υπόλοιπο ενημερώνεται αυτόματα. Η σελίδα λεπτομερειών της δωροκάρτας εμφανίζει το τρέχον υπόλοιπο και την πλήρη λίστα των συναλλαγών που χρησιμοποίησαν την κάρτα, ώστε να βλέπετε πάντα πού πήγε η αξία.

Εάν ο πελάτης προσπαθήσει να πληρώσει ποσό μεγαλύτερο από το υπόλοιπο υπόλοιπο, το σύστημα περιορίζει τη συναλλαγή στο διαθέσιμο υπόλοιπο της κάρτας, ώστε να μην γίνει ποτέ αρνητική.

Προστασία από παραποίηση

Επειδή μια δωροκάρτα αντιπροσωπεύει πραγματικά χρήματα, το Gem Logic κλειδώνει κάθε λεπτομέρεια μιας δωροκάρτας τη στιγμή που εκδίδεται. Αυτό προστατεύεσθε εσάς, το προσωπικό σας και τους πελάτες σας, και σας παρέχει ένα καθαρό ιχνηλατούμενο ελέγχου:

  • Το αρχικό υπόλοιπο, το νόμισμα, ο μοναδικός κωδικός, η ημερομηνία λήξης, η επαφή και η συνδεδεμένη πώληση δεν μπορούν να αλλάξουν μετά την έκδοση.

  • Μια δωροκάρτα δεν μπορεί να διαγραφεί, έτσι μια χρησιμοποιημένη κάρτα δεν μπορεί ποτέ να εξαφανιστεί σιωπηλά από το σύστημα.

  • Η μόνη επιτρεπόμενη αλλαγή είναι η ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της δωροκάρτας. Κάθε ενεργοποίηση και απενεργοποίηση καταγράφεται αυτόματα στη δωροκάρτα με την ημερομηνία και τον χρήστη που την πραγματοποίησε.

Εάν μια δωροκάρτα εκδόθηκε με λάθος ποσό ή λεπτομέρειες, η σωστή διαδικασία είναι να την απενεργοποιήσετε και να εκδώσετε μια νέα (είτε σε μια πώληση είτε χειροκίνητα). Και οι δύο δωροκάρτες παραμένουν στο σύστημα, και το αρχείο καταγραφής απενεργοποίησης εξηγεί τι συνέβη.

Κουπόνια αξίας

Όταν μια πώληση έχει αρνητικό οφειλόμενο ποσό (ο πελάτης πλήρωσε παραπάνω), μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κουπόνι αξίας (δωροκάρτα) για τη διαφορά. Το κουπόνι συνδέεται αυτόματα με την πώληση που δημιούργησε το επιπλέον ποσό, κληρονομεί την επαφή και το νόμισμα εκείνης της πώλησης, και κλειδώνεται με τον ίδιο τρόπο όπως μια κανονική δωροκάρτα.

Έγγραφα και εκτύπωση

Από τη σελίδα λεπτομερειών της δωροκάρτας, μπορείτε:

  • Δημιουργία εγγράφου: Δημιουργήστε ένα έγγραφο PDF για τη δωροκάρτα.

  • Εκτύπωση απόδειξης: Εκτυπώστε μια απόδειξη σε διαμορφωμένο εκτυπωτή αποδείξεων.

  • Email: Στείλτε το έγγραφο της δωροκάρτας στην επαφή μέσω email.

Περιήγηση υπαρχουσών δωροκαρτών

Η λίστα Δωροκάρτες εμφανίζει κάθε δωροκάρτα που έχει εκδοθεί ποτέ, με τον κωδικό της, το υπόλοιπο, τη λήξη, την επαφή ιδιοκτήτη και την πώληση που την εξέδωσε. Χρησιμοποιήστε τη λίστα για να αναζητήσετε ανά κωδικό ή επαφή, ή για να απενεργοποιήσετε μια δωροκάρτα που δεν πρέπει πλέον να είναι εξαργυρώσιμη.