Επικοινωνία μέσω email¶

Η ενότητα Emails στο Gem Logic σας επιτρέπει να στέλνετε και να λαμβάνετε emails απευθείας από την εφαρμογή. Τα emails συνδέονται με επαφές, παραγγελίες, τιμολόγια και άλλες εγγραφές, ώστε όλη η επικοινωνία να παρακολουθείται σε ένα μέρος. Η ενότητα υποστηρίζει Gmail, Microsoft και προσαρμοσμένους παρόχους SMTP/IMAP.

Σύνδεση διεύθυνσης email¶

Μεταβείτε στο Emails ‣ Διευθύνσεις email και κάντε κλικ στο Σύνδεση διεύθυνσης email. Επιλέξτε μία από τις τρεις μεθόδους σύνδεσης:

Συνέχεια με Google – συνδεθείτε με λογαριασμό Google για σύνδεση μέσω OAuth.
Συνέχεια με Microsoft – συνδεθείτε με λογαριασμό Microsoft για σύνδεση μέσω OAuth.
SMTP – εισάγετε τη διεύθυνση email χειροκίνητα και στη συνέχεια διαμορφώστε τις ρυθμίσεις διακομιστή SMTP και IMAP στη σελίδα λεπτομερειών της διεύθυνσης email.

Μετά τη σύνδεση, η διεύθυνση email εμφανίζεται στη λίστα και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για αποστολή και λήψη emails.

Ρυθμίσεις διεύθυνσης email¶

Στη σελίδα λεπτομερειών της διεύθυνσης email μπορείτε να διαμορφώσετε:

Όνομα αποστολέα – το όνομα εμφάνισης που βλέπουν οι παραλήπτες.
Χρήστες – τα μέλη της ομάδας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτήν τη διεύθυνση.
Email υποστήριξης – επισημάνετε τη διεύθυνση ως γραμματοκιβώτιο υποστήριξης.
Λεπτομέρειες διακομιστή SMTP και IMAP (για συνδέσεις μη-OAuth).

Μπορείτε να στείλετε ένα δοκιμαστικό email από τη λίστα διευθύνσεων email για να επαληθεύσετε ότι η διαμόρφωση λειτουργεί.

Παραδοσιμότητα email¶

Το αν τα emails σας καταλήγουν στα εισερχόμενα ή στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας εξαρτάται κυρίως από το πόσο καλά έχει πιστοποιηθεί ο τομέας αποστολής σας. Όταν συνδέετε ένα γραμματοκιβώτιο, το Gem Logic αποστέλλει μέσω του δικού σας παρόχου (Google, Microsoft ή του διακομιστή SMTP σας), οπότε πιστοποιείτε τον τομέα σας με αυτόν τον πάροχο — όχι με το Gem Logic.

Προσωπικές διευθύνσεις¶

Αν αποστέλλετε από μια προσωπική διεύθυνση @gmail.com, @outlook.com ή παρόμοια, δεν απαιτείται ρύθμιση. Ο πάροχος ήδη πιστοποιεί αυτά τα μηνύματα για εσάς.

Προσαρμοσμένος τομέας στο Google Workspace¶

Αν αποστέλλετε από τον δικό σας τομέα (για παράδειγμα info@yourcompany.com) συνδεδεμένο μέσω Google, προσθέστε αυτές τις εγγραφές στον πάροχο DNS του τομέα σας:

SPF — μια εγγραφή TXT στον τομέα σας:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — στην κονσόλα διαχείρισης Google μεταβείτε στο Εφαρμογές ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Πιστοποίηση email, δημιουργήστε το κλειδί, προσθέστε την εγγραφή TXT που σας εμφανίζεται και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Έναρξη πιστοποίησης.
DMARC — μια εγγραφή TXT στο _dmarc.yourcompany.com:
```
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com
```

Προσαρμοσμένος τομέας στο Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — ενεργοποιήστε την υπογραφή DKIM για τον τομέα σας στο κέντρο διαχείρισης Microsoft 365 και προσθέστε τις δύο εγγραφές CNAME που παρέχει.
DMARC — προσθέστε την ίδια εγγραφή _dmarc που εμφανίζεται παραπάνω.

Προσαρμοσμένος πάροχος SMTP¶

Ακολουθήστε τις οδηγίες του παρόχου σας για τη ρύθμιση SPF και DKIM για τον τομέα σας. Οι περισσότεροι πάροχοι δημοσιεύουν έναν αναλυτικό οδηγό DNS βήμα προς βήμα.

Σημείωση

Οι αλλαγές DNS μπορεί να χρειαστούν έως και 48 ώρες για να τεθούν σε ισχύ. Στη συνέχεια, στείλτε ένα δοκιμαστικό email σε λογαριασμό Gmail ή Outlook και επιβεβαιώστε ότι φτάνει στα εισερχόμενα.

Πρακτική συμβουλή

Ορισμένες συνήθειες βοηθούν επίσης: αποστέλλετε από μια πραγματική διεύθυνση που κατέχετε, διατηρείτε μια σαφή γραμμή θέματος, αποφεύγετε την αποστολή του ίδιου μηνύματος σε πολύ μεγάλες λίστες ταυτόχρονα και να συμπεριλαμβάνετε πάντα μια υπογραφή με τα στοιχεία της επιχείρησής σας.

Εισερχόμενα και απεσταλμένα emails¶

Μεταβείτε στο Emails ‣ Εισερχόμενα για να ανοίξετε την εφαρμογή email. Ο αριστερός πίνακας εμφανίζει μια λίστα νημάτων email και ο δεξιός πίνακας εμφανίζει το επιλεγμένο νήμα.

Χρησιμοποιήστε τις καρτέλες στο πάνω μέρος για εναλλαγή μεταξύ των Εισερχόμενων και των Απεσταλμένων emails. Η γραμμή αναζήτησης σας επιτρέπει να βρείτε νήματα ανά θέμα, αποστολέα ή περιεχόμενο.

Νήματα email¶

Τα σχετικά emails ομαδοποιούνται αυτόματα σε νήματα. Κάθε νήμα εμφανίζει:

Το όνομα της επαφής ή του αποστολέα
Τη γραμμή θέματος
Μια σύντομη προεπισκόπηση του τελευταίου μηνύματος
Την ημερομηνία και τον αριθμό των emails
Ένα σήμα κατάστασης: Αναμονή απάντησης για εισερχόμενα νήματα ή Απαντήθηκε για νήματα όπου εσείς στείλατε το τελευταίο μήνυμα

Ενέργειες νήματος¶

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα νήμα ή ανοίξτε το για πρόσβαση σε αυτές τις ενέργειες:

Καρφίτσωμα – διατηρήστε το νήμα στην κορυφή της λίστας σας.
Αστέρι – επισημάνετε το νήμα για παρακολούθηση.
Αρχειοθέτηση – αφαίρεση από τα εισερχόμενά σας (μπορείτε να αρχειοθετήσετε για τον εαυτό σας ή για όλους τους χρήστες).
Διαγραφή – μόνιμη αφαίρεση της συνομιλίας.
Δημιουργία εργασίας – δημιουργία συνδεδεμένης εργασίας από τη συνομιλία.

Αυτές οι ενέργειες εφαρμόζονται ανά χρήστη — η καρφίτσωμα ή η αρχειοθέτηση μιας συνομιλίας επηρεάζει μόνο τη δική σας προβολή.

Σύνταξη και αποστολή email¶

Μπορείτε να συντάξετε ένα email με δύο τρόπους:

Από την εφαρμογή email: κάντε κλικ στο Απάντηση στο κάτω μέρος οποιασδήποτε συνομιλίας.
Από οποιαδήποτε εγγραφή (παραγγελία, τιμολόγιο, επαφή, παραγγελία προμηθευτή): κάντε κλικ στο εικονίδιο email για να ανοίξετε το παράθυρο σύνταξης.

Η φόρμα σύνταξης περιλαμβάνει:

Από – επιλέξτε από ποια συνδεδεμένη διεύθυνση email θα πραγματοποιηθεί η αποστολή.
Προς – πληκτρολογήστε μια διεύθυνση email ή επιλέξτε από τις επαφές σας.
Κοιν. – προσθέστε προαιρετικά μέλη της ομάδας ή άλλους παραλήπτες.
Θέμα – η γραμμή θέματος του email.
Μήνυμα – ένας επεξεργαστής εμπλουτισμένου κειμένου για το σώμα του email.
Πρότυπο – εφαρμόστε προαιρετικά ένα πρότυπο email.
Υπογραφή – προστίθεται αυτόματα βάσει της επιλεγμένης διεύθυνσης αποστολέα.

Συνημμένα¶

Κατά τη σύνταξη από μια εγγραφή, το Gem Logic προτείνει σχετικά συνημμένα όπως τιμολόγια, προσφορές, πιστοποιητικά, δελτία αποστολής ή έγγραφα παραγγελιών. Μπορείτε επίσης να ανεβάσετε αρχεία χειροκίνητα.

Προγραμματισμένη αποστολή¶

Αντί να στείλετε αμέσως, μπορείτε να προγραμματίσετε ένα email για μελλοντική ημερομηνία και ώρα. Τα προγραμματισμένα email εμφανίζονται στο φάκελο απεσταλμένων σας με σήμα Προγραμματισμένο και μπορούν να σταλούν αμέσως οποιαδήποτε στιγμή πριν από την προγραμματισμένη ημερομηνία.

Πρότυπα email¶

Τα πρότυπα email σάς επιτρέπουν να δημιουργείτε επαναχρησιμοποιήσιμα μηνύματα με δυναμικές μεταβλητές που αντικαθίστανται αυτόματα όταν στέλνεται το email.

Μεταβείτε στο Emails ‣ Πρότυπα email για να διαχειριστείτε τα πρότυπα. Κάντε κλικ στο Δημιουργία προτύπου email για να προσθέσετε ένα νέο.

Ένα πρότυπο περιλαμβάνει:

Όνομα – ένα περιγραφικό όνομα για το πρότυπο.
Θέμα – το θέμα του email (μπορεί να περιλαμβάνει μεταβλητές).
Μήνυμα – το σώμα του email (μπορεί να περιλαμβάνει μεταβλητές).
Γλώσσα – η γλώσσα του προτύπου.
Ενεργό – εάν το πρότυπο είναι διαθέσιμο προς χρήση.

Μεταβλητές προτύπου¶

Οι μεταβλητές είναι δεσμευτικά σημεία που περιβάλλονται από διπλές παρενθέσεις και αντικαθίστανται με πραγματικά δεδομένα όταν στέλνεται το email. Οι διαθέσιμες μεταβλητές παρατίθενται στη δεξιά πλευρά του επεξεργαστή προτύπων.

Οι συνήθεις μεταβλητές περιλαμβάνουν:

((name)) – όνομα επαφής
((email)) – διεύθυνση email επαφής
((phone)) – τηλέφωνο επαφής
((order_id)) – αριθμός αναφοράς παραγγελίας
((order_total)) – συνολικό ποσό παραγγελίας
((invoice_id)) – αριθμός αναφοράς τιμολογίου
((business_name)) – όνομα της εταιρείας σας
((pay_now_link)) – σύνδεσμος πληρωμής για τον πελάτη
((customer_portal_url)) – σύνδεσμος προς την πύλη πελατών

Πρακτική συμβουλή

Κάντε κλικ σε οποιαδήποτε μεταβλητή στην πλαϊνή μπάρα του επεξεργαστή προτύπων για να την εισαγάγετε στη θέση του δρομέα.

Υπογραφές email¶

Κάθε διεύθυνση email μπορεί να έχει πολλαπλές υπογραφές, προαιρετικά σε διαφορετικές γλώσσες. Ο οπτικός δημιουργός υπογραφών σας επιτρέπει να σχεδιάσετε μια υπογραφή χωρίς να γράψετε HTML και επιλέγει αυτόματα την κατάλληλη όταν συντάσσετε ένα email.

Δείτε Υπογραφές email για τον πλήρη οδηγό.

Παρακολούθηση email¶

Το Gem Logic παρακολουθεί αν οι παραλήπτες ανοίγουν τα emails σας. Όταν ένα email έχει ανοιχτεί, εμφανίζεται μια χρονική σήμανση στο email στην προβολή συνομιλίας.

Τα πρότυπα email παρακολουθούν επίσης το ποσοστό ανοίγματος, δείχνοντας πόσοι παραλήπτες άνοιξαν emails που στάλθηκαν με αυτό το πρότυπο.

Κανόνες email¶

Οι κανόνες email σας επιτρέπουν να επεξεργάζεστε αυτόματα τα εισερχόμενα emails με βάση το περιεχόμενό τους. Μεταβείτε στο Emails ‣ Εισερχόμενα και κάντε κλικ στο εικονίδιο ρυθμίσεων για να διαχειριστείτε τους κανόνες.

Κάθε κανόνας περιλαμβάνει:

Φράση αναζήτησης – το κείμενο που θα αναζητηθεί.
Αναζήτηση σε – πού να γίνει η αναζήτηση: Θέμα, Σώμα ή Από.
Ενέργεια – τι να γίνει όταν βρεθεί αντιστοιχία: Αρχειοθέτηση ή Διαγραφή.

Οι κανόνες εφαρμόζονται αυτόματα όταν φτάνουν νέα emails.

Λειτουργίες AI¶

Όταν συντάσσετε ένα email, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το AI για να σας βοηθήσει να γράψετε ή να βελτιώσετε το μήνυμά σας:

Δημιουργία – περιγράψτε τι θέλετε να πείτε και αφήστε το AI να γράψει το email.
Βελτίωση – βελτιώνει τον τόνο και τη σαφήνεια του προσχεδίου σας.
Συντόμευση ή Επέκταση – προσαρμόζει το μήκος.
Πιο επίσημο ή Πιο ανεπίσημο – αλλάζει τον τόνο.
Μετάφραση – μεταφράζει το μήνυμα σε άλλη γλώσσα.

Δείτε επίσης

Χρήστες