Общение по электронной почте¶

Модуль Emails в Gem Logic позволяет Вам отправлять и получать электронные письма непосредственно из приложения. Письма привязываются к контактам, заказам, счетам и другим записям, благодаря чему вся переписка хранится в одном месте. Модуль поддерживает Gmail, Microsoft и пользовательских провайдеров SMTP/IMAP.

Подключение адреса электронной почты¶

Перейдите в Emails ‣ Адреса электронной почты и нажмите Подключить адрес электронной почты. Выберите один из трёх способов подключения:

Продолжить с Google – войдите с помощью учётной записи Google для подключения через OAuth.
Продолжить с Microsoft – войдите с помощью учётной записи Microsoft для подключения через OAuth.
SMTP – введите адрес электронной почты вручную, а затем настройте параметры серверов SMTP и IMAP на странице сведений об адресе электронной почты.

После подключения адрес электронной почты появится в списке, и его можно будет использовать для отправки и получения писем.

Настройки адреса электронной почты¶

На странице сведений об адресе электронной почты Вы можете настроить:

Имя отправителя – отображаемое имя, которое видят получатели.
Пользователи – члены команды, которые могут использовать этот адрес.
Почта поддержки – пометить адрес как почтовый ящик службы поддержки.
Сведения о серверах SMTP и IMAP (для подключений не через OAuth).

Вы можете отправить тестовое письмо из списка адресов электронной почты, чтобы убедиться в правильности конфигурации.

Доставляемость электронных писем¶

То, попадут ли Ваши письма в папку «Входящие» или в спам, во многом зависит от того, насколько хорошо аутентифицирован Ваш домен отправителя. Когда Вы подключаете почтовый ящик, Gem Logic отправляет письма через Вашего собственного провайдера (Google, Microsoft или Ваш SMTP-сервер), поэтому Вы аутентифицируете свой домен у этого провайдера — а не у Gem Logic.

Личные адреса¶

Если Вы отправляете письма с личного адреса @gmail.com, @outlook.com или подобного, никакая настройка не требуется. Провайдер уже аутентифицирует эти сообщения за Вас.

Собственный домен на Google Workspace¶

Если Вы отправляете письма со своего собственного домена (например, info@vasha-kompaniya.ru), подключённого через Google, добавьте следующие записи у DNS-провайдера Вашего домена:

SPF — запись TXT на Вашем домене:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — в консоли администратора Google перейдите в Приложения ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Аутентификация электронной почты, сгенерируйте ключ, добавьте запись TXT, которую она покажет, затем нажмите Начать аутентификацию.

DMARC — запись TXT на _dmarc.vasha-kompaniya.ru:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Собственный домен на Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — включите подпись DKIM для Вашего домена в центре администрирования Microsoft 365 и добавьте две записи CNAME, которые он предоставит.
DMARC — добавьте ту же запись _dmarc, что показана выше.

Собственный SMTP-провайдер¶

Следуйте инструкциям Вашего провайдера для настройки SPF и DKIM для Вашего домена. Большинство провайдеров публикуют пошаговое руководство по настройке DNS.

Примечание

Изменения DNS могут вступить в силу в течение 48 часов. После этого отправьте тестовое письмо на адрес Gmail или Outlook и убедитесь, что оно попало в папку «Входящие».

Совет

Некоторые привычки также помогают: отправляйте письма с реального адреса, которым Вы владеете, используйте чёткую тему письма, избегайте массовой рассылки одного и того же сообщения по очень большим спискам за один раз и всегда включайте подпись с реквизитами Вашей компании.

Входящие и отправленные письма¶

Перейдите в Электронная почта ‣ Входящие, чтобы открыть приложение электронной почты. На левой панели отображается список переписок, а на правой — выбранная переписка.

Используйте вкладки вверху для переключения между письмами Входящие и Отправленные. Строка поиска позволяет найти переписки по теме, отправителю или содержимому.

Переписки¶

Связанные письма автоматически группируются в переписки. Каждая переписка отображает:

Имя контакта или отправителя
Тема письма
Краткий предпросмотр последнего сообщения
Дата и количество писем
Значок статуса: Ожидает ответа для входящих переписок или Отвечено для переписок, в которых Вы отправили последнее сообщение

Действия с перепиской¶

Наведите курсор на переписку или откройте её для доступа к следующим действиям:

Закрепить — оставить переписку вверху Вашего списка.
Отметить звёздочкой — отметить переписку для последующих действий.
Архивировать — убрать из Вашего почтового ящика (Вы можете архивировать для себя или для всех пользователей).
Удалить — навсегда удалить переписку.
Создать задачу — создать связанную задачу из переписки.

Эти действия применяются отдельно для каждого пользователя — закрепление или архивирование переписки влияет только на Ваше собственное отображение.

Составление и отправка писем¶

Вы можете составить письмо двумя способами:

Из приложения электронной почты: нажмите Ответить внизу любой переписки.
Из любой записи (заказ, счёт, контакт, заказ поставщику): нажмите на значок электронной почты, чтобы открыть окно составления письма.

Форма составления письма включает:

От — выберите, с какого подключённого адреса электронной почты отправить.
Кому — введите адрес электронной почты или выберите из Ваших контактов.
Копия — при необходимости добавьте членов команды или других получателей.
Тема — тема письма.
Сообщение — текстовый редактор для тела письма.
Шаблон — при необходимости примените шаблон письма.
Подпись — добавляется автоматически на основе выбранного адреса отправителя.

Вложения¶

При составлении письма из записи Gem Logic предлагает релевантные вложения, такие как счета, коммерческие предложения, сертификаты, накладные или документы заказа. Вы также можете загружать файлы вручную.

Отложенная отправка¶

Вместо немедленной отправки Вы можете запланировать письмо на будущие дату и время. Запланированные письма появляются в Вашей папке отправленных с пометкой Запланировано и могут быть отправлены немедленно в любой момент до запланированной даты.

Шаблоны электронной почты¶

Шаблоны писем позволяют создавать многоразовые сообщения с динамическими переменными, которые автоматически заменяются при отправке письма.

Перейдите в Emails ‣ Шаблоны писем, чтобы управлять шаблонами. Нажмите Создать шаблон письма, чтобы добавить новый.

Шаблон включает:

Название — описательное название шаблона.
Тема — тема письма (может включать переменные).
Сообщение — тело письма (может включать переменные).
Язык — язык шаблона.
Активен — доступен ли шаблон для использования.

Переменные шаблона¶

Переменные — это заполнители, заключённые в двойные круглые скобки, которые заменяются реальными данными при отправке письма. Доступные переменные перечислены в правой части редактора шаблонов.

К распространённым переменным относятся:

((name)) – имя контакта
((email)) – адрес электронной почты контакта
((phone)) – номер телефона контакта
((order_id)) – референсный номер заказа
((order_total)) – общая сумма заказа
((invoice_id)) – референсный номер счёта
((business_name)) – название Вашей компании
((pay_now_link)) – ссылка на оплату для клиента
((customer_portal_url)) – ссылка на клиентский портал

Совет

Нажмите на любую переменную в боковой панели редактора шаблонов, чтобы вставить её в позицию курсора.

Подписи электронной почты¶

Каждый адрес электронной почты может иметь несколько подписей, при необходимости на разных языках. Визуальный конструктор подписей позволяет создавать подписи без написания HTML-кода и автоматически выбирает подходящую при составлении письма.

См. Подписи электронной почты для получения полного руководства.

Отслеживание электронной почты¶

Gem Logic отслеживает, открывают ли получатели Ваши письма. Когда письмо открыто, в представлении переписки на письме появляется временная метка.

Шаблоны электронной почты также отслеживают процент открытий, показывая, сколько получателей открыли письма, отправленные с использованием этого шаблона.

Правила электронной почты¶

Правила электронной почты позволяют автоматически обрабатывать входящие письма на основе их содержания. Перейдите в Emails ‣ Inbox и нажмите на значок настроек для управления правилами.

Каждое правило содержит:

Поисковая фраза – текст, который нужно найти.
Искать в – где искать: Тема, Текст или От.
Действие – что делать при совпадении: Архивировать или Удалить.

Правила применяются автоматически при поступлении новых писем.

Функции ИИ¶

При составлении письма Вы можете использовать ИИ для написания или улучшения Вашего сообщения:

Сгенерировать – опишите, что Вы хотите сказать, и позвольте ИИ написать письмо.
Отполировать – улучшить тон и ясность Вашего черновика.
Сократить или Развернуть – изменить длину.
Более официально или Более неформально – изменить тон.
Перевести – перевести сообщение на другой язык.

См.также

Пользователи