Sähköpostiviestintä

Gem Logicin sähköpostimoduuli mahdollistaa sähköpostien lähettämisen ja vastaanottamisen suoraan sovelluksesta. Sähköpostit liitetään yhteystietoihin, tilauksiin, laskuihin ja muihin tietueisiin, joten kaikki viestintä tallennetaan yhteen paikkaan. Moduuli tukee Gmailia, Microsoftia sekä mukautettuja SMTP/IMAP-palveluntarjoajia.

Sähköpostiosoitteen yhdistäminen

Siirry kohtaan Sähköpostit ‣ Sähköpostiosoitteet ja napsauta Yhdistä sähköpostiosoite. Valitse jokin kolmesta yhdistämistavasta:

  • Jatka Google-tilillä – kirjaudu Google-tilillä yhdistääksesi OAuth-todennuksella.

  • Jatka Microsoft-tilillä – kirjaudu Microsoft-tilillä yhdistääksesi OAuth-todennuksella.

  • SMTP – syötä sähköpostiosoite manuaalisesti ja määrittele sitten SMTP- ja IMAP-palvelinasetukset sähköpostiosoitteen tietosivulla.

Yhdistämisen jälkeen sähköpostiosoite näkyy luettelossa, ja sitä voidaan käyttää sähköpostien lähettämiseen ja vastaanottamiseen.

Sähköpostiosoitteen asetukset

Sähköpostiosoitteen tietosivulla voit määritellä:

  • Lähettäjän nimi – vastaanottajien näkemä näyttönimi.

  • Käyttäjät – tiimin jäsenet, jotka voivat käyttää tätä osoitetta.

  • Tukisähköposti – merkitse osoite tuen postilaatikoksi.

  • SMTP- ja IMAP-palvelimen tiedot (ei-OAuth-yhteyksille).

Voit lähettää testiviestin sähköpostiosoiteluettelosta varmistaaksesi, että määritys toimii.

Sähköpostin perillemenon varmistaminen

Se sähköpostinne päätyvät saapuneisiin vai roskapostikansioon riippuu pääasiassa siitä, kuinka hyvin lähettävä verkkotunnuksenne on autentikoitu. Kun yhdistätte postilaatikon, Gem Logic lähettää oman palveluntarjoajanne (Google, Microsoft tai SMTP-palvelimenne) kautta, joten autentikoitte verkkotunnuksenne palveluntarjoajan — ei Gem Logicin — kanssa.

Henkilökohtaiset osoitteet

Jos lähetätte henkilökohtaisesta @gmail.com-, @outlook.com- tai vastaavasta osoitteesta, mitään asetuksia ei tarvita. Palveluntarjoaja autentikoi nämä viestit puolestanne.

Oma verkkotunnus Google Workspacessa

Jos lähetätte omasta verkkotunnuksestanne (esimerkiksi info@yritys.fi) Googlen kautta, lisätkää nämä tietueet verkkotunnuksenne DNS-palveluntarjoajalle:

  • SPF — TXT-tietue verkkotunnukseenne:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — Googlen hallintakonsolissa siirtykää kohtaan Sovellukset ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Sähköpostin autentikointi, luokaa avain, lisätkää TXT-tietue, jonka se näyttää, ja napsauttakaa sitten Käynnistä autentikointi.

  • DMARC — TXT-tietue osoitteeseen _dmarc.yritys.fi:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Oma verkkotunnus Microsoft 365:ssä

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — ottakaa käyttöön DKIM-allekirjoitus verkkotunnuksellenne Microsoft 365 -hallintakeskuksessa ja lisätkää kaksi CNAME-tietuetta, jotka se tarjoaa.

  • DMARC — lisätkää sama _dmarc-tietue, joka näytettiin yllä.

Oma SMTP-palveluntarjoaja

Noudattakaa palveluntarjoajanne ohjeita SPF:n ja DKIM:n määrittämiseen verkkotunnuksellenne. Useimmat palveluntarjoajat julkaisevat vaiheittaisen DNS-oppaan.

Muista

DNS-muutosten voimaantulo voi kestää jopa 48 tuntia. Sen jälkeen lähettäkää testisähköposti Gmail- tai Outlook-tilille ja varmistakaa, että se saapuu saapuneisiin.

Vihje

Myös muutamat tavat auttavat: lähettäkää omistamastanne aidosta osoitteesta, pitäkää aihe selkeänä, välttäkää saman viestin lähettämistä erittäin suurille listoille kerralla ja liittäkää aina allekirjoitus, jossa on yrityksenne yhteystiedot.

Saapuneet ja lähetetyt viestit

Siirtykää kohtaan Sähköpostit ‣ Saapuneet avataksenne sähköpostisovelluksen. Vasemmassa paneelissa näkyy lista sähköpostikeskusteluista ja oikeassa paneelissa valittu keskustelu.

Käyttäkää ylhäällä olevia välilehtiä vaihtaaksenne Saapuneet- ja Lähetetyt-viestien välillä. Hakupalkin avulla voitte etsiä keskusteluja aiheen, lähettäjän tai sisällön perusteella.

Sähköpostikeskustelut

Liittyvät sähköpostit ryhmitellään automaattisesti keskusteluiksi. Jokainen keskustelu näyttää:

  • Yhteyshenkilön tai lähettäjän nimen

  • Aiherivin

  • Lyhyen esikatselun viimeisestä viestistä

  • Päivämäärän ja viestimäärän

  • Tilamerkin: Odottaa vastausta saapuville keskusteluille tai Vastattu keskusteluille, joihin lähetitte viimeisen viestin

Keskustelutoiminnot

Siirtäkää hiiri keskustelun päälle tai avatkaa se käyttääksenne näitä toimintoja:

  • Kiinnitä – pidä keskustelu listanne yläosassa.

  • Merkitse tähdellä – merkitse keskustelu seurantaa varten.

  • Arkistoi – poista postilaatikostanne (voitte arkistoida itsellenne tai kaikille käyttäjille).

  • Poista – poista keskustelu pysyvästi.

  • Luo tehtävä – luo linkitetty tehtävä keskustelusta.

Nämä toiminnot ovat käyttäjäkohtaisia — keskustelun kiinnittäminen tai arkistointi vaikuttaa vain omaan näkymäänne.

Sähköpostien kirjoittaminen ja lähettäminen

Voitte kirjoittaa sähköpostin kahdella tavalla:

  • Sähköpostisovelluksesta: napsauttakaa Vastaa minkä tahansa keskustelun alaosassa.

  • Mistä tahansa tietueesta (tilaus, lasku, yhteystieto, toimittajatilaus): napsauttakaa sähköpostikuvaketta avataksenne kirjoitusikkunan.

Kirjoituslomake sisältää:

  • Lähettäjä – valitsekaa, miltä yhdistettyä sähköpostiosoitetta lähetätte.

  • Vastaanottaja – kirjoittakaa sähköpostiosoite tai valitkaa yhteystiedoistanne.

  • Kopio – lisätkää halutessanne tiimin jäseniä tai muita vastaanottajia.

  • Aihe – sähköpostin aiherivi.

  • Viesti – muotoiltu tekstieditori sähköpostin viestiosan kirjoittamiseen.

  • Malli – käyttäkää halutessanne sähköpostimallia.

  • Allekirjoitus – lisätään automaattisesti valitun lähettäjäosoitteen perusteella.

Liitteet

Kun kirjoitatte tietueesta, Gem Logic ehdottaa asiaan liittyviä liitteitä, kuten laskuja, tarjouksia, sertifikaatteja, lähetyslistoja tai tilausasiakirjoja. Voitte myös ladata tiedostoja manuaalisesti.

Ajastettu lähetys

Välittömän lähetyksen sijaan voitte ajastaa sähköpostin tietylle päivämäärälle ja kellonajalle tulevaisuudessa. Ajastetut sähköpostit näkyvät lähetetyt-kansiossanne Ajastettu-merkinnällä, ja ne voidaan lähettää välittömästi milloin tahansa ennen ajastettua ajankohtaa.

Sähköpostimallit

Sähköpostimallit mahdollistavat uudelleenkäytettävien viestien luomisen dynaamisilla muuttujilla, jotka korvataan automaattisesti sähköpostin lähettämisen yhteydessä.

Siirtykää kohtaan Sähköpostit ‣ Sähköpostimallit hallitaksenne malleja. Napsauttakaa Luo sähköpostimalli lisätäksenne uuden mallin.

Malli sisältää:

  • Nimi – kuvaava nimi mallille.

  • Aihe – sähköpostin aihe (voi sisältää muuttujia).

  • Viesti – sähköpostin viestiosa (voi sisältää muuttujia).

  • Kieli – mallin kieli.

  • Aktiivinen – onko malli käytettävissä.

Mallimuuttujat

Muuttujat ovat kaksoissuluilla merkittyjä paikanpitäjiä, jotka korvataan todellisilla tiedoilla sähköpostin lähettämisen yhteydessä. Käytettävissä olevat muuttujat näkyvät mallieditorin oikealla puolella.

Yleisiä muuttujia ovat:

  • ((name)) – yhteyshenkilön nimi

  • ((email)) – yhteyshenkilön sähköpostiosoite

  • ((phone)) – yhteyshenkilön puhelinnumero

  • ((order_id)) – tilauksen viitenumero

  • ((order_total)) – tilauksen loppusumma

  • ((invoice_id)) – laskun viitenumero

  • ((business_name)) – Teidän yrityksen nimi

  • ((pay_now_link)) – maksulinkkiasiakaalle

  • ((customer_portal_url)) – linkki asiakasportaaliin

Vihje

Napsauttakaa mitä tahansa muuttujaa mallinmuokkaimen sivupalkissa lisätäksenne sen kursorin kohdalle.

Sähköpostiallekirjoitukset

Jokaisella sähköpostiosoitteella voi olla useita allekirjoituksia, halutessanne eri kielillä. Visuaalinen allekirjoitustyökalu mahdollistaa ammattimaisen allekirjoituksen luomisen ilman HTML-koodin kirjoittamista, ja järjestelmä valitsee automaattisesti oikean allekirjoituksen kun laaditte viestin.

Katso Sähköpostiallekirjoitukset täydellistä ohjetta varten.

Sähköpostien seuranta

Gem Logic seuraa, avaako vastaanottaja lähettämänne sähköpostin. Kun viesti on avattu, aikaleima ilmestyy viestiketjunäkymän sähköpostin yhteyteen.

Sähköpostimallit seuraavat myös avausprosenttia, joka näyttää kuinka moni vastaanottaja avasi kyseisellä mallilla lähetetyn viestin.

Sähköpostisäännöt

Sähköpostisääntöjen avulla voitte käsitellä saapuvia viestejä automaattisesti niiden sisällön perusteella. Siirtykää kohtaan Emails ‣ Inbox ja napsauttakaa asetuskuvaketta hallitaksenne sääntöjä.

Jokaisessa säännössä on:

  • Search phrase – etsittävä teksti.

  • Search in – mistä etsitään: Subject, Body tai From.

  • Action – mitä tehdään, kun osuma löytyy: Archive tai Delete.

Säännöt otetaan käyttöön automaattisesti, kun uusia sähköposteja saapuu.

Tekoälyominaisuudet

Viestiä laatiessanne voitte käyttää tekoälyä apuna kirjoittamisessa tai viestin parantamisessa:

  • Generate – kuvailkaa, mitä haluatte sanoa, ja antakaa tekoälyn kirjoittaa viesti.

  • Polish – parantaa luonnoksen sävyä ja selkeyttä.

  • Shorten tai Elaborate – säätää pituutta.

  • More formal tai More casual – muuttaa sävyä.

  • Käännä – kääntää viestin toiselle kielelle.

Katso myös