メールコミュニケーション¶

Gem Logicのメールモジュールを使用すると、アプリケーションから直接メールを送受信できます。メールは連絡先、注文、請求書、その他のレコードにリンクされているため、すべてのコミュニケーションが一か所で追跡されます。このモジュールは、Gmail、Microsoft、およびカスタムSMTP/IMAPプロバイダーに対応しています。

メールアドレスの接続¶

:menuselection:`メール --> メールアドレス`に移動し、:guilabel:`メールアドレスを接続`をクリックします。3つの接続方法のいずれかを選択してください:

Googleで続行 – GoogleアカウントでサインインしてOAuth経由で接続します。
Microsoftで続行 – MicrosoftアカウントでサインインしてOAuth経由で接続します。
SMTP – メールアドレスを手動で入力し、その後、メールアドレスの詳細ページでSMTPおよびIMAPサーバーの設定を行います。

接続後、メールアドレスがリストに表示され、メールの送受信に使用できるようになります。

メールアドレスの設定¶

メールアドレスの詳細ページでは、以下を設定できます:

送信者名 – 受信者に表示される表示名。
ユーザー – このアドレスを使用できるチームメンバー。
サポートメール – アドレスをサポート受信トレイとしてマークします。
SMTPおよびIMAPサーバーの詳細(非OAuth接続の場合)。

メールアドレスリストからテストメールを送信して、設定が正しく機能することを確認できます。

メール配信性¶

メールが受信トレイに届くか迷惑メールフォルダに振り分けられるかは、主に送信ドメインの認証状態によって決まります。メールボックスを接続すると、Gem Logicはお客様自身のプロバイダ(Google、Microsoft、またはお客様のSMTPサーバー)を経由して送信を行います。つまり、ドメインの認証は*そのプロバイダに対して*実施されるものであり、Gem Logicに対してではありません。

個人用アドレス¶

個人用の``@gmail.com``、``@outlook.com``などのアドレスから送信される場合、設定は不要です。プロバイダがすでにこれらのメッセージを認証しています。

Google Workspaceでのカスタムドメイン¶

お客様独自のドメイン(例:info@yourcompany.com)からGoogle経由で送信される場合は、ドメインのDNSプロバイダに以下のレコードを追加してください:

SPF — ドメインに対する``TXT``レコード:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — Google管理コンソールでアプリ ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ メールの認証に移動し、キーを生成し、表示される``TXT``レコードを追加した後、認証を開始をクリックしてください。
DMARC — ``_dmarc.yourcompany.com``に対する``TXT``レコード:
```
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com
```

Microsoft 365でのカスタムドメイン¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — Microsoft 365管理センターでドメインに対してDKIM署名を有効にし、提供される2つの``CNAME``レコードを追加してください。
DMARC — 上記と同じ``_dmarc``レコードを追加してください。

カスタムSMTPプロバイダ¶

お客様のプロバイダの指示に従って、ドメインに対するSPFとDKIMを設定してください。ほとんどのプロバイダは段階的なDNSガイドを公開しています。

注釈

DNSの変更が反映されるまで最大48時間かかることがあります。反映後、GmailまたはOutlookアカウント宛にテストメールを送信し、受信トレイに届くことを確認してください。

ちなみに

いくつかの習慣も役立ちます:お客様が所有する実在のアドレスから送信すること、明確な件名を使用すること、非常に大きなリストに一度に同じメッセージを大量送信しないこと、そして常に会社の詳細を含む署名を含めることです。

受信トレイと送信済みメール¶

メール ‣ 受信トレイに移動してメールアプリケーションを開いてください。左パネルにはメールスレッド一覧が表示され、右パネルには選択したスレッドが表示されます。

上部のタブを使用して**受信トレイ**と**送信済み**メールを切り替えてください。検索バーでは、件名、送信者、または内容でスレッドを検索できます。

メールスレッド¶

関連するメールは自動的にスレッドにグループ化されます。各スレッドには以下が表示されます:

連絡先または送信者名
件名
最新メッセージの短いプレビュー
日付とメール数
ステータスバッジ:受信スレッドには**返信待ち**、お客様が最後のメッセージを送信したスレッドには**返信済み**

スレッドアクション¶

スレッドにカーソルを合わせるか開くと、以下のアクションにアクセスできます:

ピン留め – スレッドをリストの最上部に固定します。
スター – フォローアップのためにスレッドをマークします。
アーカイブ – 受信トレイから削除します(ご自身のみ、または全ユーザー向けにアーカイブできます)。
削除 – メールスレッドを完全に削除します。
タスク作成 – メールスレッドから紐づいたタスクを作成します。

これらの操作はユーザーごとに適用されます。メールスレッドをピン留めまたはアーカイブしても、ご自身の表示にのみ影響します。

メールの作成と送信¶

メールは次の2つの方法で作成できます:

**メールアプリケーション**から: 任意のメールスレッド下部にある返信をクリックします。
**任意のレコード**(注文、請求書、連絡先、仕入先注文)から: メールアイコンをクリックして作成モーダルを開きます。

作成フォームには次の項目が含まれます:

送信元 – 送信に使用する接続済みメールアドレスを選択します。
宛先 – メールアドレスを入力するか、連絡先から選択します。
CC – 必要に応じてチームメンバーや他の受信者を追加します。
件名 – メールの件名行です。
メッセージ – メール本文用のリッチテキストエディタです。
テンプレート – 必要に応じてメールテンプレートを適用します。
署名 – 選択した送信元アドレスに基づいて自動的に追加されます。

添付ファイル¶

レコードから作成する際、Gem Logicは請求書、見積書、鑑定書、納品書、注文書類など、関連する添付ファイルを提案します。手動でファイルをアップロードすることも可能です。

送信予約¶

すぐに送信する代わりに、メールを将来の日時に予約できます。予約されたメールは送信済みフォルダに**予約済み**バッジ付きで表示され、予約日時より前であればいつでも即座に送信できます。

メールテンプレート¶

メールテンプレートを使用すると、送信時に自動的に置換される動的変数を含む再利用可能なメッセージを作成できます。

Emails ‣ Email templates に移動してテンプレートを管理します。メールテンプレートを作成をクリックして新規追加します。

テンプレートには次の項目が含まれます:

名前 – テンプレートの説明的な名前です。
件名 – メールの件名(変数を含めることができます)。
メッセージ – メール本文(変数を含めることができます)。
言語 – テンプレートの言語です。
有効 – テンプレートが使用可能かどうかを示します。

テンプレート変数¶

変数は二重括弧で囲まれたプレースホルダーで、メール送信時に実際のデータに置き換えられます。利用可能な変数はテンプレートエディタの右側に一覧表示されます。

一般的な変数には以下が含まれます:

((name)) – 連絡先名
((email)) – 連絡先メールアドレス
((phone)) – 連絡先電話番号
((order_id)) – 注文参照番号
((order_total)) – 注文合計金額
((invoice_id)) – 請求書参照番号
((business_name)) – 貴社名
((pay_now_link)) – お客様向け決済リンク
((customer_portal_url)) – 顧客ポータルへのリンク

ちなみに

テンプレートエディタのサイドバーにある変数をクリックすると、カーソル位置に挿入されます。

メール署名¶

各メールアドレスは、必要に応じて異なる言語で複数の署名を持つことができます。ビジュアル署名ビルダーを使用すると、HTMLを記述することなく署名をデザインでき、メール作成時に適切な署名が自動的に選択されます。

詳細なガイドについてはメール署名をご覧ください。

メールトラッキング¶

Gem Logicは受信者がメールを開封したかどうかを追跡します。メールが開封されると、スレッドビューのメールにタイムスタンプが表示されます。

メールテンプレートは**開封率**も追跡し、そのテンプレートで送信されたメールを何人の受信者が開封したかを表示します。

メールルール¶

メールルールを使用すると、受信メールの内容に基づいて自動的に処理できます。メール ‣ 受信箱に移動し、設定アイコンをクリックしてルールを管理してください。

各ルールには次の項目があります:

検索フレーズ – 検索するテキスト。
検索対象 – 検索する場所:件名、本文、または**差出人**。
アクション – 一致が見つかった場合の処理:アーカイブ**または**削除。

ルールは新しいメールが到着すると自動的に適用されます。

AI機能¶

メールを作成する際、AIを使用してメッセージの作成や改善を支援できます:

生成 – 伝えたい内容を説明すれば、AIがメールを作成します。
洗練 – 下書きのトーンと明瞭さを改善します。
短縮**または**詳細化 – 長さを調整します。
よりフォーマルに**または**よりカジュアルに – トーンを変更します。
翻訳 – メッセージを他の言語に翻訳します。

参考

ユーザー