Имейл комуникация¶

Модулът Emails в Gem Logic Ви позволява да изпращате и получавате имейли директно от приложението. Имейлите са свързани с контакти, поръчки, фактури и други записи, така че цялата комуникация се проследява на едно място. Модулът поддържа Gmail, Microsoft и персонализирани SMTP/IMAP доставчици.

Свържете имейл адрес¶

Отидете в Emails ‣ Имейл адреси и кликнете Свържи имейл адрес. Изберете един от трите метода за свързване:

Продължи с Google – влезте с Google акаунт, за да се свържете чрез OAuth.
Продължи с Microsoft – влезте с Microsoft акаунт, за да се свържете чрез OAuth.
SMTP – въведете имейл адреса ръчно, след което конфигурирайте настройките на SMTP и IMAP сървърите на страницата с детайли за имейл адреса.

След свързване имейл адресът се появява в списъка и може да се използва за изпращане и получаване на имейли.

Настройки на имейл адреса¶

На страницата с детайли за имейл адреса можете да конфигурирате:

Име на подателя – показваното име, което получателите виждат.
Потребители – членове на екипа, които могат да използват този адрес.
Имейл за поддръжка – маркирайте адреса като входяща поща за поддръжка.
Детайли за SMTP и IMAP сървърите (за връзки без OAuth).

Можете да изпратите тестов имейл от списъка с имейл адреси, за да проверите дали конфигурацията работи.

Доставяемост на имейлите¶

Дали Вашите имейли ще стигнат до входящата кутия или до папката за спам зависи най-вече от това колко добре е удостоверен Вашият домейн за изпращане. Когато свържете пощенска кутия, Gem Logic изпраща чрез Вашия собствен доставчик (Google, Microsoft или Вашия SMTP сървър), така че Вие удостоверявате Вашия домейн при този доставчик — не при Gem Logic.

Лични адреси¶

Ако изпращате от личен адрес @gmail.com, @outlook.com или подобен, не е необходима настройка. Доставчикът вече удостоверява тези съобщения вместо Вас.

Персонализиран домейн в Google Workspace¶

Ако изпращате от Вашия собствен домейн (например info@vashafirma.com), свързан чрез Google, добавете тези записи при DNS доставчика на Вашия домейн:

SPF — TXT запис на Вашия домейн:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — в конзолата на Google Admin отидете на Приложения ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Удостоверяване на имейл, генерирайте ключа, добавете TXT записа, който Ви се показва, след което кликнете върху Стартиране на удостоверяването.

DMARC — TXT запис на _dmarc.vashafirma.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Персонализиран домейн в Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — активирайте подписването с DKIM за Вашия домейн в администраторския център на Microsoft 365 и добавете двата CNAME записа, които той предоставя.
DMARC — добавете същия _dmarc запис, показан по-горе.

Персонализиран SMTP доставчик¶

Следвайте инструкциите на Вашия доставчик за настройване на SPF и DKIM за Вашия домейн. Повечето доставчици публикуват стъпка по стъпка ръководство за DNS.

Note

Промените в DNS могат да отнемат до 48 часа, за да влязат в сила. След това изпратете тестов имейл до акаунт в Gmail или Outlook и се уверете, че пристига във входящата кутия.

Tip

Няколко добри практики също помагат: изпращайте от реален адрес, който притежавате, използвайте ясна тема, избягвайте изпращането на едно и също съобщение до много големи списъци наведнъж и винаги включвайте подпис с данните на Вашата фирма.

Входяща кутия и изпратени имейли¶

Отидете на Имейли ‣ Входяща кутия, за да отворите приложението за имейли. Левият панел показва списък с имейл разговори, а десният панел показва избрания разговор.

Използвайте разделите в горната част, за да превключвате между Входяща кутия и Изпратени имейли. Лентата за търсене Ви позволява да намирате разговори по тема, подател или съдържание.

Имейл разговори¶

Свързаните имейли се групират автоматично в разговори. Всеки разговор показва:

Името на контакта или подателя
Темата
Кратък преглед на последното съобщение
Датата и броя на имейлите
Статусна значка: Очаква отговор за входящи разговори или Отговорено за разговори, в които Вие сте изпратили последното съобщение

Действия с разговор¶

Преминете с мишката над разговор или го отворете, за да получите достъп до тези действия:

Закачи – задържа разговора в горната част на Вашия списък.
Звезда – маркира разговора за проследяване.
Архивиране – премахване от Вашата входяща кутия (можете да архивирате за себе си или за всички потребители).
Изтриване – окончателно премахване на разговора.
Създаване на задача – създаване на свързана задача от разговора.

Тези действия са индивидуални за всеки потребител — закачането или архивирането на разговор засяга само Вашия собствен изглед.

Съставяне и изпращане на имейли¶

Можете да съставите имейл по два начина:

От приложението за имейл: кликнете върху Отговори в долната част на който и да е разговор.
От всеки запис (поръчка, фактура, контакт, поръчка към доставчик): кликнете върху иконата за имейл, за да отворите прозореца за съставяне.

Формулярът за съставяне включва:

От – изберете от кой свързан имейл адрес да изпратите.
До – въведете имейл адрес или изберете от Вашите контакти.
CC – по желание добавете членове на екипа или други получатели.
Тема – темата на имейла.
Съобщение – редактор за форматиран текст за тялото на имейла.
Шаблон – по желание приложете имейл шаблон.
Подпис – автоматично се добавя въз основа на избрания адрес на подателя.

Прикачени файлове¶

Когато съставяте имейл от запис, Gem Logic предлага подходящи прикачени файлове като фактури, оферти, сертификати, доставни бележки или документи за поръчки. Можете също така да качите файлове ръчно.

Планирано изпращане¶

Вместо да изпратите веднага, можете да планирате имейл за бъдеща дата и час. Планираните имейли се показват във Вашата папка за изпратени с етикет Планирано и могат да бъдат изпратени веднага по всяко време преди планираната дата.

Шаблони за имейли¶

Имейл шаблоните Ви позволяват да създавате многократно използваеми съобщения с динамични променливи, които се заместват автоматично при изпращането на имейла.

Отидете на Имейли ‣ Имейл шаблони, за да управлявате шаблоните. Кликнете върху Създаване на имейл шаблон, за да добавите нов.

Шаблонът включва:

Име – описателно име за шаблона.
Тема – темата на имейла (може да включва променливи).
Съобщение – тялото на имейла (може да включва променливи).
Език – езикът на шаблона.
Активно – дали шаблонът е достъпен за употреба.

Променливи на шаблона¶

Променливите са заместители, оградени с двойни скоби, които се заместват с реални данни при изпращането на имейла. Наличните променливи са изброени в дясната страна на редактора на шаблони.

Често срещаните променливи включват:

((name)) – име на контакт
((email)) – имейл адрес на контакт
((phone)) – телефонен номер на контакт
((order_id)) – референтен номер на поръчка
((order_total)) – обща сума на поръчката
((invoice_id)) – референтен номер на фактура
((business_name)) – името на Вашата фирма
((pay_now_link)) – линк за плащане за клиента
((customer_portal_url)) – линк към клиентския портал

Tip

Кликнете върху която и да е променлива в страничната лента на редактора на шаблони, за да я вмъкнете на позицията на курсора.

Имейл подписи¶

Всеки имейл адрес може да има множество подписи, опционално на различни езици. Визуалният конструктор на подписи Ви позволява да проектирате подпис без да пишете HTML код и автоматично избира правилния при изпращане на имейл.

Вижте Имейл подписи за пълното ръководство.

Проследяване на имейли¶

Gem Logic проследява дали получателите отварят Вашите имейли. Когато имейл е бил отворен, в изгледа на разговора се появява времева отметка.

Шаблоните за имейли също проследяват процента на отваряне, показвайки колко получатели са отворили имейли, изпратени с този шаблон.

Правила за имейли¶

Правилата за имейли Ви позволяват автоматично да обработвате входящи имейли въз основа на тяхното съдържание. Отидете на Emails ‣ Inbox и кликнете върху иконата за настройки, за да управлявате правилата.

Всяко правило съдържа:

Фраза за търсене – текстът, който да се търси.
Търсене в – къде да се търси: Тема, Съдържание или От.
Действие – какво да се направи при намиране на съвпадение: Архивиране или Изтриване.

Правилата се прилагат автоматично при пристигане на нови имейли.

Функции с изкуствен интелект¶

Когато съставяте имейл, можете да използвате изкуствен интелект, за да Ви помогне да напишете или подобрите съобщението си:

Генериране – опишете какво искате да кажете и оставете изкуствения интелект да напише имейла.
Полиране – подобрява тона и яснотата на Вашата чернова.
Съкращаване или Разширяване – коригира дължината.
По-формално или По-неформално – променя тона.
Превод – превежда съобщението на друг език.