E-mail kommunikáció

A Gem Logic Emails modulja lehetővé teszi, hogy e-maileket küldjön és fogadjon közvetlenül az alkalmazásból. Az e-mailek kapcsolódnak a partnerekhez, rendelésekhez, számlákhoz és egyéb rekordokhoz, így minden kommunikáció egy helyen nyomon követhető. A modul támogatja a Gmailt, a Microsoftot és az egyéni SMTP/IMAP szolgáltatókat.

E-mail cím csatlakoztatása

Lépjen az Emails ‣ E-mail címek menüpontra, és kattintson az E-mail cím csatlakoztatása gombra. Válasszon a három csatlakozási módszer közül:

  • Folytatás Google fiókkal – jelentkezzen be Google fiókjával az OAuth-alapú csatlakozáshoz.

  • Folytatás Microsoft fiókkal – jelentkezzen be Microsoft fiókjával az OAuth-alapú csatlakozáshoz.

  • SMTP – adja meg kézzel az e-mail címet, majd konfigurálja az SMTP- és IMAP-kiszolgáló beállításait az e-mail cím részletes oldalán.

A csatlakozás után az e-mail cím megjelenik a listában, és használható e-mailek küldésére és fogadására.

E-mail cím beállításai

Az e-mail cím részletes oldalán konfigurálhatja a következőket:

  • Feladó neve – a megjelenített név, amelyet a címzettek látnak.

  • Felhasználók – azok a csapattagok, akik használhatják ezt a címet.

  • Ügyfélszolgálati e-mail – jelölje meg a címet ügyfélszolgálati postafiókként.

  • SMTP- és IMAP-kiszolgáló részletei (nem OAuth-alapú kapcsolatokhoz).

Az e-mail címek listájából tesztelési e-mailt küldhet a konfiguráció működésének ellenőrzéséhez.

E-mail kézbesíthetőség

Hogy az e-mailjei a beérkező levelek mappába vagy a spam mappába kerülnek-e, elsősorban attól függ, hogy mennyire jól hitelesített a küldő domain. Amikor Ön egy postafiókot csatlakoztat, a Gem Logic a saját szolgáltatóján (Google, Microsoft vagy az SMTP szerveren) keresztül küld, így Ön a domaint az adott szolgáltatónál hitelesíti — nem a Gem Logicnál.

Személyes címek

Ha Ön személyes @gmail.com, @outlook.com vagy hasonló címről küld, nincs szükség beállításra. A szolgáltató ezeket az üzeneteket már hitelesíti Ön számára.

Egyéni domain a Google Workspace-en

Ha Ön saját domainről küld (például info@cege.com), amely Google-ön keresztül van csatlakoztatva, adja hozzá ezeket a rekordokat a domain DNS-szolgáltatójánál:

  • SPF — egy TXT rekord a domainen:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — a Google Admin konzolon lépjen a Alkalmazások ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ E-mail hitelesítése menüpontra, generálja le a kulcsot, adja hozzá az általa megjelenített TXT rekordot, majd kattintson a Hitelesítés indítása gombra.

  • DMARC — egy TXT rekord a _dmarc.cege.com domainen:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Egyéni domain a Microsoft 365-ön

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — engedélyezze a DKIM aláírást a domainjéhez a Microsoft 365 felügyeleti központban, és adja hozzá az általa biztosított két CNAME rekordot.

  • DMARC — adja hozzá ugyanazt a _dmarc rekordot, amely fentebb látható.

Egyéni SMTP szolgáltató

Kövesse a szolgáltató utasításait az SPF és DKIM beállításához a domainjén. A legtöbb szolgáltató lépésről lépésre DNS útmutatót tesz közzé.

Megjegyzés

A DNS-módosítások akár 48 órát is igénybe vehetnek, hogy hatályba lépjenek. Ezt követően küldjön egy teszt e-mailt egy Gmail vagy Outlook fiókra, és ellenőrizze, hogy az beérkező levelek mappába érkezik-e.

Javaslat

Néhány szokás szintén segít: küldjön olyan valódi címről, amelynek Ön a tulajdonosa, használjon világos tárgyat, kerülje ugyanannak az üzenetnek nagyon nagy listákra történő egyszerre való küldését, és mindig tartalmazzon aláírást a vállalkozása adataival.

Bejövő levelek és elküldött e-mailek

Lépjen az E-mailek ‣ Bejövő levelek menüpontra az e-mail alkalmazás megnyitásához. A bal oldali panel az e-mail beszélgetések listáját mutatja, a jobb oldali panel pedig a kiválasztott beszélgetést.

Használja a felső füleket a Bejövő levelek és Elküldött e-mailek közötti váltáshoz. A keresősáv lehetővé teszi a beszélgetések megtalálását tárgy, feladó vagy tartalom szerint.

E-mail beszélgetések

A kapcsolódó e-mailek automatikusan beszélgetésekbe vannak csoportosítva. Minden beszélgetés a következőket mutatja:

  • A névjegy vagy feladó neve

  • A tárgysor

  • Az utolsó üzenet rövid előnézete

  • A dátum és az e-mailek száma

  • Egy állapotjelvény: Válaszra vár a bejövő beszélgetéseknél vagy Megválaszolva azoknál a beszélgetéseknél, ahol Ön küldte az utolsó üzenetet

Beszélgetés műveletek

Vigye az egérmutatót egy beszélgetés fölé, vagy nyissa meg azt a következő műveletekhez való hozzáféréshez:

  • Rögzítés – tartsa a beszélgetést a lista tetején.

  • Csillag – jelölje meg a beszélgetést nyomon követésre.

  • Archiválás – eltávolítás a bejövő levelek közül (archiválhat saját maga számára vagy minden felhasználó számára).

  • Törlés – a beszélgetés végleges eltávolítása.

  • Feladat létrehozása – kapcsolt feladat létrehozása a beszélgetésből.

Ezek a műveletek felhasználónként érvényesek — egy beszélgetés rögzítése vagy archiválása csak az Ön saját nézetét érinti.

E-mailek írása és küldése

E-mailt kétféleképpen írhat:

  • Az e-mail alkalmazásból: kattintson a Válasz gombra bármely beszélgetés alján.

  • Bármely rekordból (rendelés, számla, partner, beszállítói megrendelés): kattintson az e-mail ikonra az írási ablak megnyitásához.

Az írási űrlap a következőket tartalmazza:

  • Feladó – válassza ki, melyik csatlakoztatott e-mail címről küldje az üzenetet.

  • Címzett – gépeljen be egy e-mail címet vagy válasszon partnerei közül.

  • Másolat – opcionálisan adjon hozzá csapattagokat vagy más címzetteket.

  • Tárgy – az e-mail tárgysora.

  • Üzenet – Rich Text szerkesztő az e-mail törzséhez.

  • Sablon – opcionálisan alkalmazzon e-mail sablont.

  • Aláírás – automatikusan hozzáfűzésre kerül a kiválasztott feladó cím alapján.

Mellékletek

Amikor egy rekordból ír, a Gem Logic releváns mellékleteket javasol, például számlákat, árajánlatokat, tanúsítványokat, szállítóleveleket vagy megrendelési dokumentumokat. Manuálisan is feltölthet fájlokat.

Ütemezett küldés

Az azonnali küldés helyett beütemezheti az e-mail küldését egy jövőbeli dátumra és időpontra. Az ütemezett e-mailek Ütemezett jelvénnyel jelennek meg az elküldött mappában, és az ütemezett időpont előtt bármikor azonnal elküldhetők.

E-mail sablonok

Az e-mail sablonok lehetővé teszik újrafelhasználható üzenetek létrehozását dinamikus változókkal, amelyek automatikusan helyettesítésre kerülnek az e-mail elküldésekor.

Lépjen a Emails ‣ E-mail sablonok menüpontra a sablonok kezeléséhez. Kattintson az E-mail sablon létrehozása gombra új sablon hozzáadásához.

Egy sablon a következőket tartalmazza:

  • Név – a sablon leíró neve.

  • Tárgy – az e-mail tárgya (tartalmazhat változókat).

  • Üzenet – az e-mail törzse (tartalmazhat változókat).

  • Nyelv – a sablon nyelve.

  • Aktív – a sablon használható-e.

Sablon változók

A változók kettős zárójelbe helyezett helyőrzők, amelyek valós adatokkal kerülnek helyettesítésre az e-mail elküldésekor. A rendelkezésre álló változók a sablonszerkesztő jobb oldalán jelennek meg.

A gyakori változók a következők:

  • ((name)) – partner neve

  • ((email)) – partner e-mail-címe

  • ((phone)) – partner telefonszáma

  • ((order_id)) – rendelés hivatkozási száma

  • ((order_total)) – rendelés végösszege

  • ((invoice_id)) – számla hivatkozási száma

  • ((business_name)) – Önök cégének neve

  • ((pay_now_link)) – fizetési hivatkozás az ügyfél számára

  • ((customer_portal_url)) – ügyfélportál hivatkozása

Javaslat

Kattintson bármelyik változóra a sablonszerkesztő oldalsávjában, hogy beszúrja a kurzor pozíciójánál.

E-mail aláírások

Minden e-mail-címhez több aláírás is tartozhat, akár különböző nyelveken. A vizuális aláírás-szerkesztő lehetővé teszi professzionális aláírás tervezését HTML kód írása nélkül, és automatikusan kiválasztja a megfelelőt e-mail írása során.

A teljes útmutatóért lásd: E-mail aláírások.

E-mail nyomon követés

A Gem Logic nyomon követi, hogy a címzettek megnyitják-e az Önök által küldött e-maileket. Amikor egy e-mailt megnyitottak, időbélyeg jelenik meg az e-mailen a beszélgetésnézetben.

Az e-mail sablonok a megnyitási arányt is nyomon követik, megmutatva, hogy az adott sablonnal küldött e-maileket hány címzett nyitotta meg.

E-mail szabályok

Az e-mail szabályok lehetővé teszik a bejövő e-mailek automatikus feldolgozását tartalmuk alapján. Navigáljon az E-mailek ‣ Bejövő levelek menüpontra, és kattintson a beállítások ikonra a szabályok kezeléséhez.

Minden szabály a következőket tartalmazza:

  • Keresési kifejezés – a keresendő szöveg.

  • Keresés helye – hol keressen: Tárgy, Szövegtörzs vagy Feladó.

  • Művelet – mit tegyen egyezés esetén: Archiválás vagy Törlés.

A szabályok automatikusan végrehajtódnak, amikor új e-mailek érkeznek.

AI-funkciók

E-mail írása közben az AI segíthet üzenete megírásában vagy fejlesztésében:

  • Generálás – írja le, mit szeretne mondani, és hagyja, hogy az AI megírja az e-mailt.

  • Csiszolás – javítja a piszkozat hangnemét és érthetőségét.

  • Rövidítés vagy Bővítés – a hosszúság módosítása.

  • Formálisabb vagy Kötetlenebb – a hangnem módosítása.

  • Fordítás – a szöveg lefordítása másik nyelvre.

Lásd még