การสื่อสารทางอีเมล¶

โมดูลอีเมลใน Gem Logic ช่วยให้คุณส่งและรับอีเมลได้โดยตรงจากแอปพลิเคชัน อีเมลจะเชื่อมโยงกับผู้ติดต่อ คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และบันทึกอื่นๆ เพื่อให้การสื่อสารทั้งหมดถูกติดตามไว้ในที่เดียว โมดูลรองรับ Gmail, Microsoft และผู้ให้บริการ SMTP/IMAP แบบกำหนดเอง

เชื่อมต่อที่อยู่อีเมล¶

ไปที่ อีเมล ‣ ที่อยู่อีเมล และคลิก เชื่อมต่อที่อยู่อีเมล เลือกหนึ่งในสามวิธีการเชื่อมต่อ:

ดำเนินการต่อด้วย Google – ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google เพื่อเชื่อมต่อผ่าน OAuth
ดำเนินการต่อด้วย Microsoft – ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft เพื่อเชื่อมต่อผ่าน OAuth
SMTP – ป้อนที่อยู่อีเมลด้วยตนเอง จากนั้นตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ SMTP และ IMAP ในหน้ารายละเอียดที่อยู่อีเมล

หลังจากเชื่อมต่อแล้ว ที่อยู่อีเมลจะปรากฏในรายการและสามารถใช้เพื่อส่งและรับอีเมลได้

การตั้งค่าที่อยู่อีเมล¶

ในหน้ารายละเอียดที่อยู่อีเมล คุณสามารถตั้งค่า:

ชื่อผู้ส่ง – ชื่อที่แสดงที่ผู้รับจะเห็น
ผู้ใช้ – สมาชิกในทีมที่สามารถใช้ที่อยู่นี้ได้
อีเมลสนับสนุน – ทำเครื่องหมายที่อยู่เป็นกล่องขาเข้าสำหรับการสนับสนุน
รายละเอียดเซิร์ฟเวอร์ SMTP และ IMAP (สำหรับการเชื่อมต่อแบบที่ไม่ใช่ OAuth)

คุณสามารถส่งอีเมลทดสอบจากรายการที่อยู่อีเมลเพื่อตรวจสอบว่าการตั้งค่าใช้งานได้

การส่งมอบอีเมล¶

การที่อีเมลของคุณจะเข้ากล่องจดหมายหรือไปอยู่ในโฟลเดอร์สแปมนั้นขึ้นอยู่กับการยืนยันตัวตนของโดเมนผู้ส่งเป็นส่วนใหญ่ เมื่อคุณเชื่อมต่อกล่องจดหมาย Gem Logic จะส่งผ่านผู้ให้บริการของคุณเอง (Google, Microsoft หรือเซิร์ฟเวอร์ SMTP ของคุณ) ดังนั้นคุณจึงยืนยันตัวตนโดเมนของคุณ กับผู้ให้บริการนั้น — ไม่ใช่กับ Gem Logic

ที่อยู่อีเมลส่วนบุคคล¶

หากคุณส่งจากที่อยู่ส่วนบุคคลเช่น @gmail.com หรือ @outlook.com หรือที่อยู่ที่คล้ายกัน ไม่จำเป็นต้องตั้งค่าใดๆ ผู้ให้บริการยืนยันตัวตนข้อความเหล่านี้ให้คุณอยู่แล้ว

โดเมนที่กำหนดเองบน Google Workspace¶

หากคุณส่งจากโดเมนของคุณเอง (เช่น info@yourcompany.com) ที่เชื่อมต่อผ่าน Google ให้เพิ่มระเบียนเหล่านี้ที่ผู้ให้บริการ DNS ของโดเมนของคุณ:

SPF — ระเบียน TXT บนโดเมนของคุณ:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ Google ไปที่ แอป ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ ยืนยันตัวตนอีเมล สร้างคีย์ เพิ่มระเบียน TXT ที่แสดงให้คุณเห็น จากนั้นคลิก เริ่มการยืนยันตัวตน
DMARC — ระเบียน TXT บน _dmarc.yourcompany.com:
```
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com
```

โดเมนที่กำหนดเองบน Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — เปิดใช้งานการลงนาม DKIM สำหรับโดเมนของคุณในศูนย์ผู้ดูแลระบบ Microsoft 365 และเพิ่มระเบียน CNAME สองรายการที่ระบบให้มา
DMARC — เพิ่มระเบียน _dmarc เดียวกันกับที่แสดงด้านบน

ผู้ให้บริการ SMTP ที่กำหนดเอง¶

ปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้ให้บริการของคุณเพื่อตั้งค่า SPF และ DKIM สำหรับโดเมนของคุณ ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะเผยแพร่คู่มือ DNS แบบทีละขั้นตอน

Note

การเปลี่ยนแปลง DNS อาจใช้เวลาสูงสุด 48 ชั่วโมงจึงจะมีผล หลังจากนั้น ให้ส่งอีเมลทดสอบไปยังบัญชี Gmail หรือ Outlook และยืนยันว่าอีเมลเข้ากล่องจดหมาย

Tip

นิสัยบางอย่างก็ช่วยได้เช่นกัน: ส่งจากที่อยู่จริงที่คุณเป็นเจ้าของ ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงการส่งข้อความเดียวกันไปยังรายชื่อขนาดใหญ่มากพร้อมกันทันที และใส่ลายเซ็นพร้อมรายละเอียดธุรกิจของคุณเสมอ

กล่องจดหมายและอีเมลที่ส่ง¶

ไปที่ อีเมล ‣ กล่องจดหมาย เพื่อเปิดแอปพลิเคชันอีเมล แผงด้านซ้ายแสดงรายการการสนทนาอีเมล และแผงด้านขวาแสดงการสนทนาที่เลือก

ใช้แท็บด้านบนเพื่อสลับระหว่างอีเมล กล่องจดหมาย และ ส่งแล้ว แถบค้นหาช่วยให้คุณค้นหาการสนทนาตามหัวเรื่อง ผู้ส่ง หรือเนื้อหา

การสนทนาทางอีเมล¶

อีเมลที่เกี่ยวข้องจะถูกจัดกลุ่มเป็นการสนทนาโดยอัตโนมัติ การสนทนาแต่ละรายการจะแสดง:

ชื่อผู้ติดต่อหรือผู้ส่ง
หัวเรื่อง
ตัวอย่างสั้นๆ ของข้อความล่าสุด
วันที่และจำนวนอีเมล
ป้ายสถานะ: รอการตอบกลับ สำหรับการสนทนาขาเข้า หรือ ตอบกลับแล้ว สำหรับการสนทนาที่คุณส่งข้อความล่าสุด

การดำเนินการกับการสนทนา¶

เลื่อนเมาส์ไปที่การสนทนาหรือเปิดเพื่อเข้าถึงการดำเนินการเหล่านี้:

ปักหมุด – เก็บการสนทนาไว้ด้านบนสุดของรายการของคุณ
ติดดาว – ทำเครื่องหมายการสนทนาเพื่อติดตาม
จัดเก็บ – ลบออกจากกล่องขาเข้าของคุณ (คุณสามารถจัดเก็บสำหรับตัวคุณเองหรือสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด)
ลบ – ลบการสนทนาทางอีเมลออกอย่างถาวร
สร้างงาน – สร้างงานที่เชื่อมโยงจากการสนทนาทางอีเมล

การดำเนินการเหล่านี้เป็นรายบุคคล — การปักหมุดหรือจัดเก็บการสนทนาทางอีเมลมีผลต่อมุมมองของคุณเองเท่านั้น

การเขียนและส่งอีเมล¶

คุณสามารถเขียนอีเมลได้สองวิธี:

จาก**แอปพลิเคชันอีเมล**: คลิก ตอบกลับ ที่ด้านล่างของการสนทนาใดๆ
จาก**ระเบียนใดๆ** (คำสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ ผู้ติดต่อ คำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์): คลิกไอคอนอีเมลเพื่อเปิดหน้าต่างการเขียน

แบบฟอร์มการเขียนประกอบด้วย:

จาก – เลือกที่อยู่อีเมลที่เชื่อมต่อแล้วที่จะใช้ส่ง
ถึง – พิมพ์ที่อยู่อีเมลหรือเลือกจากรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ
CC – เพิ่มสมาชิกในทีมหรือผู้รับอื่นๆ ได้ตามต้องการ
หัวเรื่อง – หัวเรื่องของอีเมล
ข้อความ – โปรแกรมแก้ไขข้อความแบบจัดรูปแบบสำหรับเนื้อหาอีเมล
เทมเพลต – ใช้เทมเพลตอีเมลได้ตามต้องการ
ลายเซ็น – แนบโดยอัตโนมัติตามที่อยู่ผู้ส่งที่เลือก

ไฟล์แนบ¶

เมื่อเขียนจากระเบียน Gem Logic จะแนะนำไฟล์แนบที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ใบรับรอง ใบส่งสินค้า หรือเอกสารคำสั่งซื้อ คุณยังสามารถอัปโหลดไฟล์ด้วยตนเองได้

การส่งแบบกำหนดเวลา¶

แทนที่จะส่งทันที คุณสามารถกำหนดเวลาส่งอีเมลสำหรับวันและเวลาในอนาคตได้ อีเมลที่กำหนดเวลาไว้จะปรากฏในโฟลเดอร์ส่งแล้วของคุณพร้อมป้าย กำหนดเวลาแล้ว และสามารถส่งทันทีได้ทุกเมื่อก่อนถึงวันที่กำหนด

เทมเพลตอีเมล¶

เทมเพลตอีเมลช่วยให้คุณสร้างข้อความที่นำกลับมาใช้ได้พร้อมตัวแปรแบบไดนามิกที่จะถูกแทนที่โดยอัตโนมัติเมื่อส่งอีเมล

ไปที่ อีเมล ‣ เทมเพลตอีเมล เพื่อจัดการเทมเพลต คลิก สร้างเทมเพลตอีเมล เพื่อเพิ่มเทมเพลตใหม่

เทมเพลตประกอบด้วย:

ชื่อ – ชื่อที่อธิบายเทมเพลต
หัวเรื่อง – หัวเรื่องของอีเมล (สามารถรวมตัวแปรได้)
ข้อความ – เนื้อหาอีเมล (สามารถรวมตัวแปรได้)
ภาษา – ภาษาของเทมเพลต
ใช้งาน – ว่าเทมเพลตพร้อมใช้งานหรือไม่

ตัวแปรของเทมเพลต¶

ตัวแปรคือตัวยึดตำแหน่งที่ครอบด้วยวงเล็บคู่ซึ่งจะถูกแทนที่ด้วยข้อมูลจริงเมื่อส่งอีเมล ตัวแปรที่ใช้ได้จะแสดงอยู่ทางด้านขวาของโปรแกรมแก้ไขเทมเพลต

ตัวแปรทั่วไปได้แก่:

((name)) – ชื่อผู้ติดต่อ
((email)) – ที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อ
((phone)) – หมายเลขโทรศัพท์ของผู้ติดต่อ
((order_id)) – หมายเลขอ้างอิงคำสั่งซื้อ
((order_total)) – จำนวนเงินรวมของคำสั่งซื้อ
((invoice_id)) – หมายเลขอ้างอิงใบแจ้งหนี้
((business_name)) – ชื่อบริษัทของคุณ
((pay_now_link)) – ลิงก์ชำระเงินสำหรับลูกค้า
((customer_portal_url)) – ลิงก์ไปยังพอร์ทัลลูกค้า

Tip

คลิกที่ตัวแปรใดก็ได้ในแถบด้านข้างของตัวแก้ไขเทมเพลตเพื่อแทรกตัวแปรนั้นที่ตำแหน่งเคอร์เซอร์

ลายเซ็นอีเมล¶

แต่ละที่อยู่อีเมลสามารถมีลายเซ็นได้หลายรูปแบบ โดยสามารถเป็นภาษาต่างกันได้ ตัวสร้างลายเซ็นแบบภาพช่วยให้คุณออกแบบลายเซ็นได้โดยไม่ต้องเขียน HTML และเลือกลายเซ็นที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติเมื่อคุณเขียนอีเมล

ดู ลายเซ็นอีเมล สำหรับคู่มือฉบับสมบูรณ์

การติดตามอีเมล¶

Gem Logic ติดตามว่าผู้รับเปิดอีเมลของคุณหรือไม่ เมื่อมีการเปิดอีเมล เวลาที่เปิดจะปรากฏบนอีเมลในมุมมองการสนทนา

เทมเพลตอีเมลยังติดตาม อัตราการเปิด ซึ่งแสดงให้เห็นว่าผู้รับกี่คนเปิดอีเมลที่ส่งด้วยเทมเพลตนั้น

กฎอีเมล¶

กฎอีเมลช่วยให้คุณประมวลผลอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติตามเนื้อหา ไปที่ Emails ‣ Inbox แล้วคลิกไอคอนการตั้งค่าเพื่อจัดการกฎ

แต่ละกฎมี:

วลีค้นหา – ข้อความที่ต้องการค้นหา
ค้นหาใน – ตำแหน่งที่จะค้นหา: หัวข้อ, เนื้อหา หรือ จาก
การกระทำ – สิ่งที่จะทำเมื่อพบความตรงกัน: เก็บถาวร หรือ ลบ

กฎจะถูกนำไปใช้โดยอัตโนมัติเมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามา

ฟีเจอร์ AI¶

เมื่อเขียนอีเมล คุณสามารถใช้ AI ช่วยเขียนหรือปรับปรุงข้อความของคุณได้:

สร้าง – อธิบายสิ่งที่คุณต้องการพูดและให้ AI เขียนอีเมล
ปรับปรุง – ปรับปรุงน้ำเสียงและความชัดเจนของแบบร่างของคุณ
ย่อให้สั้น หรือ ขยายความ – ปรับความยาว
เป็นทางการมากขึ้น หรือ สบายๆ มากขึ้น – เปลี่ยนน้ำเสียง
แปล – แปลข้อความไปเป็นภาษาอื่น