Komunikacja e-mailowa

Moduł Emails w Gem Logic umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail bezpośrednio z aplikacji. Wiadomości e-mail są powiązane z kontaktami, zamówieniami, fakturami i innymi rekordami, dzięki czemu cała komunikacja jest rejestrowana w jednym miejscu. Moduł obsługuje Gmail, Microsoft oraz niestandardowych dostawców SMTP/IMAP.

Połącz adres e-mail

Przejdź do Emails ‣ Adresy e-mail i kliknij Połącz adres e-mail. Wybierz jedną z trzech metod połączenia:

  • Kontynuuj z Google – zaloguj się kontem Google, aby połączyć przez OAuth.

  • Kontynuuj z Microsoft – zaloguj się kontem Microsoft, aby połączyć przez OAuth.

  • SMTP – wprowadź adres e-mail ręcznie, a następnie skonfiguruj ustawienia serwera SMTP i IMAP na stronie szczegółów adresu e-mail.

Po połączeniu adres e-mail pojawia się na liście i może być używany do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail.

Ustawienia adresu e-mail

Na stronie szczegółów adresu e-mail można skonfigurować:

  • Nazwa nadawcy – nazwa wyświetlana, którą widzą odbiorcy.

  • Użytkownicy – członkowie zespołu, którzy mogą używać tego adresu.

  • Adres wsparcia – oznacz adres jako skrzynkę wsparcia.

  • Szczegóły serwera SMTP i IMAP (dla połączeń innych niż OAuth).

Można wysłać testową wiadomość e-mail z listy adresów e-mail, aby zweryfikować, czy konfiguracja działa.

Dostarczalność e-maili

To, czy Pana/Pani e-maile trafiają do skrzynki odbiorczej, czy do folderu spam, zależy głównie od tego, jak dobrze została uwierzytelniona domena nadawcy. Gdy podłącza Pan/Pani skrzynkę pocztową, Gem Logic wysyła wiadomości przez Pana/Pani własnego dostawcę (Google, Microsoft lub serwer SMTP), więc uwierzytelnia Pan/Pani swoją domenę u tego dostawcy — nie u Gem Logic.

Adresy osobiste

Jeśli wysyła Pan/Pani z osobistego adresu @gmail.com, @outlook.com lub podobnego, nie jest potrzebna żadna konfiguracja. Dostawca już uwierzytelnia te wiadomości za Pana/Panią.

Niestandardowa domena w Google Workspace

Jeśli wysyła Pan/Pani z własnej domeny (na przykład info@panfirma.com) podłączonej przez Google, dodaj te rekordy u dostawcy DNS swojej domeny:

  • SPF — rekord TXT dla Pana/Pani domeny:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — w konsoli administracyjnej Google przejdź do Aplikacje ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Uwierzytelnianie poczty e-mail, wygeneruj klucz, dodaj rekord TXT, który zostanie wyświetlony, a następnie kliknij Rozpocznij uwierzytelnianie.

  • DMARC — rekord TXT dla _dmarc.panfirma.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Niestandardowa domena w Microsoft 365

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — włącz podpisywanie DKIM dla swojej domeny w centrum administracyjnym Microsoft 365 i dodaj dwa rekordy CNAME, które zostały udostępnione.

  • DMARC — dodaj ten sam rekord _dmarc pokazany powyżej.

Niestandardowy dostawca SMTP

Postępuj zgodnie z instrukcjami swojego dostawcy, aby skonfigurować SPF i DKIM dla swojej domeny. Większość dostawców publikuje szczegółowy przewodnik DNS.

Informacja

Zmiany DNS mogą potrwać do 48 godzin, zanim zaczną obowiązywać. Następnie wyślij testową wiadomość e-mail na konto Gmail lub Outlook i potwierdź, że dotarła do skrzynki odbiorczej.

Wskazówka

Pomocne są także pewne dobre praktyki: wysyłaj z prawdziwego adresu, który jest Pana/Pani własnością, używaj jasnej linii tematu, unikaj wysyłania tej samej wiadomości do bardzo dużych list jednocześnie i zawsze dołączaj podpis z danymi firmy.

Odebrane i wysłane wiadomości e-mail

Przejdź do E-mail ‣ Odebrane, aby otworzyć aplikację e-mail. Lewy panel pokazuje listę wątków e-mail, a prawy panel wyświetla wybrany wątek.

Użyj zakładek u góry, aby przełączyć się między wiadomościami Odebranymi a Wysłanymi. Pasek wyszukiwania pozwala znaleźć wątki według tematu, nadawcy lub treści.

Wątki e-mail

Powiązane wiadomości e-mail są automatycznie grupowane w wątki. Każdy wątek pokazuje:

  • Nazwę kontaktu lub nadawcy

  • Temat wiadomości

  • Krótki podgląd ostatniej wiadomości

  • Datę i liczbę wiadomości e-mail

  • Odznakę statusu: Oczekuje na odpowiedź dla wątków przychodzących lub Odpowiedziano dla wątków, w których wysłał Pan/Pani ostatnią wiadomość

Działania na wątkach

Najedź kursorem na wątek lub otwórz go, aby uzyskać dostęp do tych działań:

  • Przypnij – utrzymuj wątek na górze swojej listy.

  • Oznacz gwiazdką – oznacz wątek do dalszego śledzenia.

  • Archiwizuj – usuń ze skrzynki odbiorczej (może Pan/Pani zarchiwizować dla siebie lub dla wszystkich użytkowników).

  • Usuń – trwale usuń wątek.

  • Utwórz zadanie – utwórz powiązane zadanie z wątku.

Te akcje są indywidualne dla każdego użytkownika — przypięcie lub archiwizacja wątku wpływa tylko na Pana/Pani własny widok.

Tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail

Wiadomość e-mail można utworzyć na dwa sposoby:

  • Z aplikacji e-mail: kliknij Odpowiedz u dołu dowolnego wątku.

  • Z dowolnego rekordu (zamówienie, faktura, kontakt, zamówienie u dostawcy): kliknij ikonę e-mail, aby otworzyć okno edycji.

Formularz tworzenia wiadomości zawiera:

  • Od – wybierz, z którego podłączonego adresu e-mail chce Pan/Pani wysłać wiadomość.

  • Do – wpisz adres e-mail lub wybierz z kontaktów.

  • DW – opcjonalnie dodaj członków zespołu lub innych odbiorców.

  • Temat – temat wiadomości e-mail.

  • Wiadomość – edytor tekstu formatowanego dla treści wiadomości e-mail.

  • Szablon – opcjonalnie zastosuj szablon wiadomości e-mail.

  • Podpis – automatycznie dołączany na podstawie wybranego adresu nadawcy.

Załączniki

Podczas tworzenia wiadomości z rekordu Gem Logic sugeruje odpowiednie załączniki, takie jak faktury, oferty, certyfikaty, dokumenty dostawy lub dokumenty zamówień. Może Pan/Pani również przesłać pliki ręcznie.

Zaplanowane wysyłanie

Zamiast wysyłać natychmiast, może Pan/Pani zaplanować wysłanie wiadomości e-mail na przyszłą datę i godzinę. Zaplanowane wiadomości e-mail pojawiają się w folderze wysłanych z etykietą Zaplanowane i mogą zostać wysłane natychmiast w dowolnym momencie przed zaplanowaną datą.

Szablony e-mail

Szablony wiadomości e-mail umożliwiają tworzenie wiadomości wielokrotnego użytku ze zmiennymi dynamicznymi, które są automatycznie zastępowane podczas wysyłania wiadomości.

Przejdź do Emails ‣ Szablony wiadomości e-mail, aby zarządzać szablonami. Kliknij Utwórz szablon wiadomości e-mail, aby dodać nowy.

Szablon zawiera:

  • Nazwa – opisowa nazwa szablonu.

  • Temat – temat wiadomości e-mail (może zawierać zmienne).

  • Wiadomość – treść wiadomości e-mail (może zawierać zmienne).

  • Język – język szablonu.

  • Aktywny – czy szablon jest dostępny do użycia.

Zmienne szablonu

Zmienne to symbole zastępcze ujęte w podwójne nawiasy, które są zastępowane rzeczywistymi danymi podczas wysyłania wiadomości e-mail. Dostępne zmienne są wymienione po prawej stronie edytora szablonu.

Typowe zmienne obejmują:

  • ((name)) – imię i nazwisko kontaktu

  • ((email)) – adres e-mail kontaktu

  • ((phone)) – numer telefonu kontaktu

  • ((order_id)) – numer referencyjny zamówienia

  • ((order_total)) – łączna kwota zamówienia

  • ((invoice_id)) – numer referencyjny faktury

  • ((business_name)) – nazwa Pana/Pani firmy

  • ((pay_now_link)) – link do płatności dla klienta

  • ((customer_portal_url)) – link do portalu klienta

Wskazówka

Kliknij dowolną zmienną na pasku bocznym edytora szablonu, aby wstawić ją w pozycji kursora.

Podpisy e-mail

Każdy adres e-mail może mieć wiele podpisów, opcjonalnie w różnych językach. Wizualny kreator podpisów pozwala zaprojektować podpis bez pisania HTML i automatycznie wybiera odpowiedni podczas tworzenia wiadomości e-mail.

Zobacz Podpisy e-mail, aby uzyskać pełny przewodnik.

Śledzenie e-maili

Gem Logic śledzi, czy odbiorcy otwierają Pana/Pani wiadomości e-mail. Po otwarciu wiadomości, w widoku wątku pojawia się znacznik czasu.

Szablony e-mail śledzą również wskaźnik otwarć, pokazując, ilu odbiorców otworzyło wiadomości wysłane za pomocą danego szablonu.

Reguły e-mail

Reguły e-mail pozwalają automatycznie przetwarzać przychodzące wiadomości na podstawie ich treści. Przejdź do E-maile ‣ Skrzynka odbiorcza i kliknij ikonę ustawień, aby zarządzać regułami.

Każda reguła zawiera:

  • Szukana fraza – tekst do wyszukania.

  • Szukaj w – gdzie szukać: Temat, Treść lub Od.

  • Akcja – co zrobić po znalezieniu dopasowania: Archiwizuj lub Usuń.

Reguły są stosowane automatycznie po nadejściu nowych wiadomości e-mail.

Funkcje AI

Podczas tworzenia wiadomości e-mail można użyć AI, aby pomóc w napisaniu lub poprawieniu treści:

  • Generuj – opisz, co chce Pan/Pani przekazać, a AI napisze wiadomość e-mail.

  • Dopracuj – popraw ton i klarowność wersji roboczej.

  • Skróć lub Rozbuduj – dostosuj długość.

  • Bardziej formalnie lub Bardziej swobodnie – zmień ton.

  • Przetłumacz – przetłumacz wiadomość na inny język.

Zobacz także