Communication par email¶

Le module Emails dans Gem Logic vous permet d’envoyer et de recevoir des emails directement depuis l’application. Les emails sont liés aux contacts, commandes, factures et autres enregistrements, de sorte que toute la communication est centralisée. Le module prend en charge Gmail, Microsoft et les fournisseurs SMTP/IMAP personnalisés.

Connecter une adresse email¶

Accédez à Emails ‣ Adresses email et cliquez sur Connecter une adresse email. Choisissez l’une des trois méthodes de connexion :

Continuer avec Google – connectez-vous avec un compte Google pour vous connecter via OAuth.
Continuer avec Microsoft – connectez-vous avec un compte Microsoft pour vous connecter via OAuth.
SMTP – saisissez l’adresse email manuellement, puis configurez les paramètres des serveurs SMTP et IMAP sur la page de détails de l’adresse email.

Après connexion, l’adresse email apparaît dans la liste et peut être utilisée pour envoyer et recevoir des emails.

Paramètres de l’adresse email¶

Sur la page de détails de l’adresse email, vous pouvez configurer :

Nom de l’expéditeur – le nom d’affichage que les destinataires voient.
Utilisateurs – les membres de l’équipe qui peuvent utiliser cette adresse.
Adresse support – marquez l’adresse comme boîte de réception d’assistance.
Détails des serveurs SMTP et IMAP (pour les connexions non-OAuth).

Vous pouvez envoyer un email de test depuis la liste des adresses email pour vérifier que la configuration fonctionne.

Délivrabilité des emails¶

La réception de vos emails dans la boîte de réception ou dans le dossier spam dépend principalement de la qualité de l’authentification de votre domaine d’envoi. Lorsque vous connectez une boîte mail, Gem Logic envoie via votre propre fournisseur (Google, Microsoft ou votre serveur SMTP), donc vous authentifiez votre domaine auprès de ce fournisseur — pas auprès de Gem Logic.

Adresses personnelles¶

Si vous envoyez depuis une adresse personnelle @gmail.com, @outlook.com ou similaire, aucune configuration n’est nécessaire. Le fournisseur authentifie déjà ces messages pour vous.

Domaine personnalisé sur Google Workspace¶

Si vous envoyez depuis votre propre domaine (par exemple info@votreentreprise.com) connecté via Google, ajoutez ces enregistrements chez le fournisseur DNS de votre domaine :

SPF — un enregistrement TXT sur votre domaine :
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — dans la console d’administration Google, allez dans Applications ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Authentifier les emails, générez la clé, ajoutez l’enregistrement TXT qu’elle vous indique, puis cliquez sur Démarrer l’authentification.
DMARC — un enregistrement TXT sur _dmarc.votreentreprise.com :
```
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com
```

Domaine personnalisé sur Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — activez la signature DKIM pour votre domaine dans le centre d’administration Microsoft 365 et ajoutez les deux enregistrements CNAME qu’il fournit.
DMARC — ajoutez le même enregistrement _dmarc indiqué ci-dessus.

Fournisseur SMTP personnalisé¶

Suivez les instructions de votre fournisseur pour configurer SPF et DKIM pour votre domaine. La plupart des fournisseurs publient un guide DNS étape par étape.

Note

Les modifications DNS peuvent prendre jusqu’à 48 heures pour prendre effet. Ensuite, envoyez un email de test vers un compte Gmail ou Outlook et vérifiez qu’il arrive dans la boîte de réception.

Astuce

Quelques bonnes pratiques aident également : envoyez depuis une adresse réelle que vous possédez, utilisez une ligne d’objet claire, évitez d’envoyer le même message à de très grandes listes en une seule fois, et incluez toujours une signature avec les coordonnées de votre entreprise.

Boîte de réception et emails envoyés¶

Naviguez vers Emails ‣ Boîte de réception pour ouvrir l’application email. Le panneau de gauche affiche une liste de fils de discussion, et le panneau de droite affiche le fil sélectionné.

Utilisez les onglets en haut pour basculer entre les emails Reçus et Envoyés. La barre de recherche vous permet de trouver des fils par objet, expéditeur ou contenu.

Fils de discussion¶

Les emails liés sont automatiquement regroupés en fils de discussion. Chaque fil affiche :

Le nom du contact ou de l’expéditeur
La ligne d’objet
Un court aperçu du dernier message
La date et le nombre d’emails
Un badge de statut : En attente de réponse pour les fils entrants ou Répondu pour les fils où vous avez envoyé le dernier message

Actions de fil de discussion¶

Survolez un fil de discussion ou ouvrez-le pour accéder à ces actions :

Épingler – maintenir le fil en haut de votre liste.
Marquer – signaler le fil pour un suivi.
Archiver – retirer de votre boîte de réception (vous pouvez archiver pour vous-même ou pour tous les utilisateurs).
Supprimer – retirer définitivement le fil.
Créer une tâche – créer une tâche liée depuis le fil.

Ces actions sont propres à chaque utilisateur — épingler ou archiver un fil n’affecte que votre propre vue.

Rédiger et envoyer des emails¶

Vous pouvez rédiger un email de deux manières :

Depuis l”application email : cliquez sur Répondre en bas de n’importe quel fil.
Depuis n’importe quel enregistrement (commande, facture, contact, commande fournisseur) : cliquez sur l’icône email pour ouvrir la fenêtre de rédaction.

Le formulaire de rédaction comprend :

De – sélectionnez l’adresse email connectée depuis laquelle envoyer.
À – saisissez une adresse email ou choisissez parmi vos contacts.
CC – ajoutez éventuellement des membres de l’équipe ou d’autres destinataires.
Objet – la ligne d’objet de l’email.
Message – un éditeur de texte enrichi pour le corps de l’email.
Modèle – appliquez éventuellement un modèle d’email.
Signature – ajoutée automatiquement en fonction de l’adresse d’expédition sélectionnée.

Pièces jointes¶

Lors de la rédaction depuis un enregistrement, Gem Logic suggère des pièces jointes pertinentes telles que factures, devis, certificats, bons de livraison ou documents de commande. Vous pouvez également télécharger des fichiers manuellement.

Envoi programmé¶

Au lieu d’envoyer immédiatement, vous pouvez programmer un email pour une date et une heure futures. Les emails programmés apparaissent dans votre dossier d’envoi avec un badge Programmé et peuvent être envoyés immédiatement à tout moment avant la date programmée.

Modèles d’email¶

Les modèles d’email vous permettent de créer des messages réutilisables avec des variables dynamiques qui sont remplacées automatiquement lors de l’envoi de l’email.

Accédez à Emails ‣ Modèles d’email pour gérer les modèles. Cliquez sur Créer un modèle d’email pour en ajouter un nouveau.

Un modèle comprend :

Nom – un nom descriptif pour le modèle.
Objet – l’objet de l’email (peut inclure des variables).
Message – le corps de l’email (peut inclure des variables).
Langue – la langue du modèle.
Actif – si le modèle est disponible à l’utilisation.

Variables de modèle¶

Les variables sont des espaces réservés entourés de doubles parenthèses qui sont remplacés par des données réelles lors de l’envoi de l’email. Les variables disponibles sont listées sur le côté droit de l’éditeur de modèle.

Les variables courantes incluent :

((name)) – nom du contact
((email)) – adresse email du contact
((phone)) – numéro de téléphone du contact
((order_id)) – numéro de référence de la commande
((order_total)) – montant total de la commande
((invoice_id)) – numéro de référence de la facture
((business_name)) – nom de votre entreprise
((pay_now_link)) – un lien de paiement pour le client
((customer_portal_url)) – lien vers le portail client

Astuce

Cliquez sur n’importe quelle variable dans la barre latérale de l’éditeur de modèle pour l’insérer à la position du curseur.

Signatures email¶

Chaque adresse email peut avoir plusieurs signatures, éventuellement dans différentes langues. Le créateur de signature visuel vous permet de concevoir une signature sans écrire de HTML et sélectionne automatiquement la bonne lors de la rédaction d’un email.

Voir Signatures email pour le guide complet.

Suivi des emails¶

Gem Logic suit si vos destinataires ouvrent vos emails. Lorsqu’un email a été ouvert, un horodatage apparaît sur l’email dans la vue de fil de discussion.

Les modèles d’email suivent également le taux d’ouverture, indiquant combien de destinataires ont ouvert les emails envoyés avec ce modèle.

Règles email¶

Les règles email vous permettent de traiter automatiquement les emails entrants en fonction de leur contenu. Accédez à Emails ‣ Boîte de réception et cliquez sur l’icône de paramètres pour gérer les règles.

Chaque règle comporte :

Expression de recherche – le texte à rechercher.
Rechercher dans – où chercher : Objet, Corps, ou De.
Action – que faire lorsqu’une correspondance est trouvée : Archiver ou Supprimer.

Les règles sont appliquées automatiquement lorsque de nouveaux emails arrivent.

Fonctionnalités IA¶

Lors de la rédaction d’un email, vous pouvez utiliser l’IA pour vous aider à écrire ou à améliorer votre message :

Générer – décrivez ce que vous souhaitez dire et laissez l’IA rédiger l’email.
Peaufiner – améliore le ton et la clarté de votre brouillon.
Raccourcir ou Développer – ajuste la longueur.
Plus formel ou Plus décontracté – change le ton.
Traduire – traduit le message dans une autre langue.

Voir aussi

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