Factures sortantes

Les factures sortantes sont les factures que votre entreprise envoie aux clients, généralement générées à partir de ventes ou de réparations. Gem Logic crée des factures PDF professionnelles avec numérotation automatique, suit l’état des paiements et prend en charge l’envoi électronique de factures via PEPPOL.

Créer une facture sortante

Les factures sortantes sont toujours créées à partir d’une commande existante — une vente, une réparation ou une création. Le processus est identique que le client soit un particulier ou un professionnel (client entreprise) ; il n’existe pas de flux distinct pour les clients professionnels.

Ouvrez la page de détail de la commande, cliquez sur le menu déroulant Make document en haut à droite, et choisissez Invoice pour ouvrir le formulaire de facture. La facture est générée à partir des articles de cette commande.

Note

Invoice n’est pas disponible pour les devis ou les dépôts vente. Convertissez d’abord le devis en vente, puis facturez la vente.

Le formulaire vous permet de configurer :

  • Langue — la langue du document de facture (par défaut la langue du client).

  • Montant de facturation — facturez le montant total ou un montant partiel en pourcentage ou en valeur fixe. Lors d’une facturation partielle, le solde restant est suivi pour la prochaine facture.

  • Délai de paiement — nombre de jours jusqu’à l’échéance de paiement.

  • Date de livraison — date de livraison optionnelle affichée sur le document.

  • Informations supplémentaires — texte additionnel ajouté au pied de page de la facture.

  • Tags

  • Communication structurée — ajoutez éventuellement une référence de paiement structurée belge.

  • Bouton payer maintenant — ajoutez un lien de paiement en ligne au document de facture.

  • Informations supplémentaires de facturation (repliable) — incoterms, pays d’exportation, pays de fabrication, pays de destination finale et conditions de paiement.

Vous pouvez également sélectionner des articles de commande spécifiques à inclure, permettant une facturation sélective de lignes individuelles.

Factures combinées

Pour créer une seule facture pour plusieurs commandes, sélectionnez les commandes et utilisez l’option de facture combinée. Toutes les commandes sélectionnées doivent appartenir au même client. Vous pouvez éventuellement ajouter une ligne supplémentaire avec un titre personnalisé, un montant et un taux de TVA.

Numérotation des factures

Les numéros de facture sont générés automatiquement par année et par entité. Vous pouvez configurer un préfixe avec des variables dynamiques telles que (year), (year_2_digits), (month), (day), et un numéro de départ. Par exemple, un préfixe INV(year)- produit INV2026-1, INV2026-2, et ainsi de suite.

Page de détail

La page de détail affiche :

Côté gauche — détails de la facture :

  • Numéro de facture, date, commandes liées, entreprise, client, numéro de TVA et identifiant PEPPOL.

  • Montant, TVA (le libellé s’adapte selon le pays) et total.

  • Pourcentage de facturation partielle (le cas échéant).

  • Échéance de paiement, date de livraison, informations supplémentaires, incoterms, champs pays et conditions de paiement.

  • Communication structurée et tags.

  • État du paiement — modifiable via un bouton déroulant.

  • Un bouton Update pour modifier la facture. Une fois qu’une facture a été envoyée via PEPPOL, elle ne peut plus être mise à jour.

Panneau de droite :

  • Aperçu PDF de la facture générée avec boutons d’impression et d’ouverture.

  • Transactions — paiements liés affichant l’ID de transaction, la date, le montant et le mode de paiement.

  • Journal d’activité — chronologie des actions et commentaires.

Statut de paiement

Chaque facture sortante possède l’un de ces trois statuts :

  • Payé (vert)

  • En paiement (jaune) — défini automatiquement lorsque la date limite de paiement est dans le futur.

  • Impayé (rouge)

Le statut peut être modifié depuis la vue liste comme depuis la page de détail.

PEPPOL

Pour les entreprises en Belgique, les factures sortantes peuvent être envoyées électroniquement via le réseau PEPPOL. Le bouton Envoyer via PEPPOL apparaît lorsque le client est une société dotée d’un numéro de TVA. Une fois envoyée, la facture est verrouillée et ne peut plus être modifiée. Le statut PEPPOL et l’horodatage sont affichés dans la vue liste comme dans la vue de détail.

Export UBL

Vous pouvez télécharger toute facture sortante sous forme de fichier UBL XML depuis la page de détail. Pour les exports groupés, utilisez la fonction d’export ZIP depuis la vue liste afin de télécharger toutes les factures d’une plage de dates au format PDF ou UBL.

Notes de crédit

Les notes de crédit sortantes peuvent être créées depuis la page de détail de la commande. Le formulaire de note de crédit vous permet de spécifier le montant (TTC ou HT), le taux de taxe, la langue et un texte de pied de page supplémentaire. Les notes de crédit sont numérotées séparément avec le préfixe CD.

Filtrage

La liste des factures sortantes peut être filtrée par :

  • Plage de dates de facture

  • Plage de dates limite de paiement

  • ID de facture

  • Statut de paiement

  • Plage de montants totaux

  • Contact (client)

  • Marqué

  • Tags

  • Entreprise (si vous gérez plusieurs entités commerciales)

  • Couleur

Les factures peuvent également être exportées au format CSV ou téléchargées sous forme d’archive ZIP.

Voir aussi