Utgående fakturor¶
Utgående fakturor är de fakturor ert företag skickar till kunder, vanligtvis genererade från försäljningar eller reparationer. Gem Logic skapar professionella PDF-fakturor med automatisk numrering, spårar betalningsstatus och stöder elektronisk fakturasändning via PEPPOL.
Skapa en utgående faktura¶
Utgående fakturor skapas alltid från en befintlig order — en försäljning, reparation eller skapande. Processen är identisk oavsett om kunden är en privatperson eller en professionell (företags-)kund; det finns inget separat flöde för professionella kunder.
Öppna orderns detaljsida, klicka på rullgardinsmenyn Skapa dokument uppe till höger och välj Faktura för att öppna fakturaformuläret. Fakturan genereras från artiklarna i den ordern.
Observera
Faktura är inte tillgänglig för offerter eller memo. Konvertera offerten till en försäljning först och fakturera sedan försäljningen.
Formuläret låter er konfigurera:
Språk — språket för fakturadokumentet (standard är kundens språk).
Faktureringsbelopp — fakturera hela beloppet eller ett delbelopp som procentsats eller fast värde. Vid delfakturering spåras det återstående saldot för nästa faktura.
Betalningsperiod — antal dagar till betalningsfristen.
Leveransdatum — valfritt leveransdatum som visas på dokumentet.
Extra information — ytterligare text som läggs till i fakturans sidfot.
Taggar
Strukturerad kommunikation — lägg valfritt till en belgisk strukturerad betalningsreferens.
Betala nu-knapp — lägg till en onlinebetalningslänk till fakturadokumentet.
Extra fakturainformation (hopfällbar) — incoterms, exportland, tillverkningsland, slutdestinationsland och betalningsvillkor.
Du kan även välja specifika orderartiklar att inkludera, vilket möjliggör selektiv fakturering av enskilda rader.
Kombinerade fakturor¶
För att skapa en enda faktura för flera ordrar, välj ordrarna och använd alternativet för kombinerad fakturering. Alla valda ordrar måste tillhöra samma kund. Du kan valfritt lägga till en extra rad med en anpassad rubrik, belopp och skattesats.
Fakturanumrering¶
Fakturanummer genereras automatiskt per år och företagsenhet. Du kan konfigurera ett prefix med dynamiska variabler som (year), (year_2_digits), (month), (day) och ett startnummer. Ett prefix INV(year)- producerar till exempel INV2026-1, INV2026-2 och så vidare.
Detaljsida¶
Detaljsidan visar:
Vänster sida — fakturauppgifter:
Faktura-ID, datum, länkade ordrar, företag, kund, momsregistreringsnummer och PEPPOL-identifierare.
Belopp, moms (etikett anpassas efter land) och totalt.
Procentsats för delfakturering (när tillämpligt).
Betalningsfrist, leveransdatum, extrainformation, incoterms, landfält och betalningsvillkor.
Strukturerad kommunikation och taggar.
Betalningsstatus — ändras via en rullgardinsmeny.
En Update-knapp för att redigera fakturan. När en faktura har skickats via PEPPOL kan den inte längre uppdateras.
Höger sida:
PDF-förhandsgranskning av den genererade fakturan med skriv ut- och öppna-knappar.
Transaktioner — länkade betalningar som visar transaktions-ID, datum, belopp och betalningsmetod.
Aktivitetslogg — tidslinje över åtgärder och kommentarer.
Betalningsstatus¶
Varje utgående faktura har en av tre statusar:
Betald (grön)
Under betalning (gul) — ställs automatiskt in när betalningsfristen ligger i framtiden.
Obetald (röd)
Statusen kan ändras både från listvy och detaljsida.
PEPPOL¶
För företag i Belgien kan utgående fakturor skickas elektroniskt via PEPPOL-nätverket. Knappen Skicka via PEPPOL visas när kunden är ett företag med momsregistreringsnummer. När fakturan väl har skickats låses den och kan inte längre uppdateras. PEPPOL-status och tidsstämpel visas i både list- och detaljvyn.
UBL-export¶
Du kan ladda ner vilken utgående faktura som helst som en UBL XML-fil från detaljsidan. För bulkexporter använder du ZIP-exportfunktionen från listvyn för att ladda ner alla fakturor för ett datumintervall i antingen PDF- eller UBL-format.
Kreditnotor¶
Utgående kreditnotor kan skapas från orderdetaljsidan. Kreditnotaformuläret låter dig specificera beloppet (inklusive eller exklusive moms), skattesatsen, språket och extra sidfotstext. Kreditnotor numreras separat med prefixet CD.
Filtrering¶
Listan över utgående fakturor kan filtreras efter:
Fakturadatumintervall
Betalningsfristintervall
Faktura-ID
Betalningsstatus
Totalsummaintervall
Kontakt (kund)
Flaggad
Taggar
Företag (när du har flera affärsenheter)
Färg
Fakturor kan också exporteras som CSV eller laddas ner som ett ZIP-arkiv.