Inkommande fakturor

Inkommande fakturor är de fakturor du tar emot från leverantörer, för företagsköp eller för andra utgifter. Använd denna modul för att hålla dina kostnadsfakturor organiserade, spåra betalningsstatus och länka dem till transaktioner.

Skapa en inkommande faktura

Det rekommenderade sättet att skapa inkommande fakturor är genom arbetsflödet fakturor att behandla, som använder AI för att automatiskt extrahera fakturauppgifter från uppladdade dokument.

Du kan också ta emot inkommande fakturor automatiskt via PEPPOL-nätverket. När en leverantör skickar en faktura via PEPPOL skapas den automatiskt i Gem Logic med alla uppgifter och den ursprungliga PDF-filen bifogad.

Detaljsida

Detaljsidan är uppdelad i två avsnitt:

Vänster sida — ett redigerbart formulär med:

  • Fakturadatum, bokföringsdatum (datumet som registreras i er bokföring) och förfallodatum

  • Företag (leverantören), med en snabbläggsknapp för att skapa en ny kontakt

  • Fakturanummer

  • Belopp (exkl. moms), Moms och valuta — totalsumman beräknas automatiskt

  • Strukturerad kommunikation (belgisk betalningsreferens)

  • Betalningsstatus och företagsenhet

Höger sida:

  • Bifogade filer — varje dokument visas i en inbäddad PDF-visare. Du kan öppna, skriva ut eller ta bort enskilda filer samt ladda upp ytterligare dokument när som helst.

  • Transaktioner — en tabell över länkade transaktioner som visar transaktions-ID, bankkonto, datum och belopp. Du kan skapa en ny transaktion direkt härifrån.

  • Aktivitetslogg — en tidslinje över alla åtgärder som utförts på fakturan.

Betalningsstatus

Varje inkommande faktura har en av tre statusar:

  • Betald (grön)

  • Ej betald (röd)

  • Avvisad (gul)

Statusen kan ändras både från listvyn och från detaljsidan med hjälp av rullgardinsknappen. Om en faktura har ett förfallodatum som har passerat och ännu inte är betald visas en varning för försenad betalning i listvyn.

EPC QR-kod

För fakturor i SEPA-länder finns en Betala nu-knapp tillgänglig på obetalda fakturor. Den öppnar ett fönster med:

  • Ett redigerbart formulär förifyllt med leverantörens bankuppgifter (namn, IBAN, BIC), fakturabeloppet och den strukturerade kommunikationen.

  • En dynamisk QR-kod som uppdateras när du redigerar fälten. Denna QR-kod följer EPC/SEPA Credit Transfer-standarden och kan skannas med din bankapp för att initiera betalningen.

  • En Bekräfta betalning-knapp som markerar fakturan som betald.

UBL-export

Varje inkommande faktura lagras automatiskt i UBL XML-format. Du kan ladda ner UBL-filen från detaljsidan med knappen UBL-format.

För massexporter använder du funktionen ZIP-export från listvyn för att ladda ner alla fakturor för ett datumintervall som ett ZIP-arkiv, antingen i PDF- eller UBL-format.

Filtrering

Listan över inkommande fakturor kan filtreras på:

  • Bokföringsdatumintervall

  • Företag (leverantör)

  • Fakturanummer

  • Betalningsstatus

  • Totalsummaintervall

  • Flaggad

  • Företag (när du har flera affärsenheter)

  • Färg

Snabbdatumfiltermärken visas under sökfältet när ett datumintervall är aktivt. Fakturor kan också exporteras som CSV eller laddas ned som ett ZIP-arkiv.

Se även