Fatture fornitori

Le fatture fornitori sono le fatture che ricevete dai fornitori, per acquisti aziendali o per altre spese. Utilizzate questo modulo per mantenere organizzate le fatture di spesa, monitorare lo stato dei pagamenti e collegarle alle transazioni.

Creazione di una fattura fornitore

Il modo consigliato per creare fatture fornitore è tramite il flusso di lavoro fatture da elaborare, che utilizza l’intelligenza artificiale per estrarre automaticamente i dettagli delle fatture dai documenti caricati.

È possibile ricevere fatture fornitore automaticamente anche tramite la rete PEPPOL. Quando un fornitore invia una fattura attraverso PEPPOL, questa viene creata automaticamente in Gem Logic con tutti i dettagli e il PDF originale allegato.

Pagina di dettaglio

La pagina di dettaglio è suddivisa in due sezioni:

Lato sinistro — un modulo modificabile con:

  • Data fattura, data di registrazione (la data registrata nella Vostra contabilità) e data di scadenza

  • Azienda (il fornitore), con un pulsante di aggiunta rapida per creare un nuovo contatto

  • Numero fattura

  • Importo (IVA esclusa), IVA e valuta — il totale viene calcolato automaticamente

  • Comunicazione strutturata (riferimento di pagamento belga)

  • Stato di pagamento ed entità aziendale

Lato destro:

  • File allegati — ogni documento è visualizzato in un visualizzatore PDF integrato. È possibile aprire, stampare o eliminare singoli file e caricare documenti aggiuntivi in qualsiasi momento.

  • Transazioni — una tabella delle transazioni collegate che mostra l’ID della transazione, il conto bancario, la data e l’importo. È possibile creare una nuova transazione direttamente da qui.

  • Registro attività — una cronologia di tutte le azioni eseguite sulla fattura.

Stato di pagamento

Ogni fattura fornitore ha uno di questi tre stati:

  • Pagata (verde)

  • Non pagata (rosso)

  • Rifiutata (giallo)

Lo stato può essere modificato sia dalla vista elenco che dalla pagina di dettaglio utilizzando il pulsante a discesa. Se una fattura ha una data di scadenza trascorsa e non è ancora stata pagata, viene visualizzato un avviso di ritardo nel pagamento nella vista elenco.

Codice QR EPC

Per le fatture nei paesi SEPA, è disponibile un pulsante Paga ora sulle fatture non pagate. Questo apre una finestra con:

  • Un modulo modificabile precompilato con i dati bancari del fornitore (nome, IBAN, BIC), l’importo della fattura e la comunicazione strutturata.

  • Un codice QR dinamico che si aggiorna mentre si modificano i campi. Questo codice QR segue lo standard EPC/SEPA Credit Transfer e può essere scansionato con la Vostra app bancaria per avviare il pagamento.

  • Un pulsante Conferma pagamento che contrassegna la fattura come pagata.

Esportazione UBL

Ogni fattura fornitore viene salvata automaticamente nel formato UBL XML. È possibile scaricare il file UBL dalla pagina di dettaglio utilizzando il pulsante Formato UBL.

Per le esportazioni multiple, utilizzate la funzione di esportazione ZIP dalla vista elenco per scaricare tutte le fatture di un intervallo di date come archivio ZIP, in formato PDF o UBL.

Filtraggio

L’elenco delle fatture in entrata può essere filtrato per:

  • Intervallo date contabili

  • Azienda (fornitore)

  • Numero fattura

  • Stato di pagamento

  • Intervallo importo totale

  • Contrassegnato

  • Azienda (quando si hanno più entità aziendali)

  • Colore

I badge dei filtri data rapidi vengono visualizzati sotto la barra di ricerca quando è attivo un intervallo di date. Le fatture possono anche essere esportate in CSV o scaricate come archivio ZIP.

Vedi anche