Inkoopfacturen¶
Inkoopfacturen zijn de facturen die u ontvangt van leveranciers, voor zakelijke aankopen of voor andere uitgaven. Gebruik deze module om uw uitgavenfacturen georganiseerd te houden, de betalingsstatus te volgen en ze te koppelen aan transacties.
Een inkomende factuur aanmaken¶
De aanbevolen manier om inkomende facturen aan te maken is via de te verwerken facturen workflow, die AI gebruikt om automatisch factuurgegevens uit geüploade documenten te extraheren.
U kunt inkomende facturen ook automatisch ontvangen via het PEPPOL-netwerk. Wanneer een leverancier een factuur verstuurt via PEPPOL, wordt deze automatisch in Gem Logic aangemaakt met alle gegevens en de originele PDF als bijlage.
Detailpagina¶
De detailpagina is verdeeld in twee secties:
Linkerzijde — een bewerkbaar formulier met:
Factuurdatum, boekingsdatum (de datum die in uw boekhouding wordt geregistreerd) en vervaldatum
Bedrijf (de leverancier), met een sneltoevoeg-knop om een nieuw contact aan te maken
Factuurnummer
Bedrag (excl. btw), BTW en valuta — het totaal wordt automatisch berekend
Gestructureerde mededeling (Belgische betalingsreferentie)
Betalingsstatus en bedrijfsentiteit
Rechterzijde:
Bijgevoegde bestanden — elk document wordt weergegeven in een ingebedde PDF-viewer. U kunt afzonderlijke bestanden openen, afdrukken of verwijderen, en op elk moment extra documenten uploaden.
Transacties — een tabel met gekoppelde transacties met de transactie-ID, bankrekening, datum en bedrag. U kunt direct vanaf hier een nieuwe transactie aanmaken.
Activiteitenlog — een tijdlijn van alle acties die op de factuur zijn uitgevoerd.
Betalingsstatus¶
Elke inkomende factuur heeft een van deze drie statussen:
Betaald (groen)
Niet betaald (rood)
Geweigerd (geel)
De status kan zowel vanuit de lijstweergave als de detailpagina worden gewijzigd met de dropdown-knop. Als een factuur een vervaldatum heeft die is verstreken en nog niet is betaald, wordt een waarschuwing voor late betaling weergegeven in de lijstweergave.
EPC QR-code¶
Voor facturen in SEPA-landen is er een Nu betalen knop beschikbaar op onbetaalde facturen. Deze opent een venster met:
Een bewerkbaar formulier vooraf ingevuld met de bankgegevens van de leverancier (naam, IBAN, BIC), het factuurbedrag en de gestructureerde mededeling.
Een dynamische QR-code die wordt bijgewerkt terwijl u de velden bewerkt. Deze QR-code volgt de EPC/SEPA Credit Transfer-standaard en kan met uw bank-app worden gescand om de betaling te starten.
Een Betaling bevestigen knop die de factuur als betaald markeert.
UBL-export¶
Elke inkomende factuur wordt automatisch opgeslagen in het UBL XML-formaat. U kunt het UBL-bestand downloaden vanaf de detailpagina met de UBL-formaat knop.
Voor bulk-exports gebruikt u de ZIP-export functie vanuit de lijstweergave om alle facturen voor een datumbereik te downloaden als ZIP-archief, in PDF- of UBL-formaat.
Filteren¶
De lijst met inkomende facturen kan gefilterd worden op:
Boekdatumbereik
Bedrijf (leverancier)
Factuurnummer
Betalingsstatus
Totaalbedragbereik
Gemarkeerd
Bedrijf (wanneer u meerdere bedrijfsentiteiten heeft)
Kleur
Snelle datumfilterbadges worden onder de zoekbalk weergegeven wanneer een datumbereik actief is. Facturen kunnen ook worden geëxporteerd als CSV of gedownload als een ZIP-archief.
Zie ook