Prejeti računi

Prejeti računi so računi, ki jih prejmete od dobaviteljev, za poslovne nakupe ali za druge stroške. Ta modul uporabite za organizirano vodenje računov za stroške, sledenje stanja plačil in njihovo povezovanje s transakcijami.

Ustvarjanje dohodnega računa

Priporočen način ustvarjanja dohodnih računov je prek poteka dela računi za obdelavo, ki uporablja umetno inteligenco za samodejno pridobivanje podrobnosti računa iz naloženih dokumentov.

Dohodne račune lahko prejmete tudi samodejno prek omrežja PEPPOL. Ko dobavitelj pošlje račun prek omrežja PEPPOL, se ta v sistemu Gem Logic ustvari samodejno z vsemi podrobnostmi in priloženim izvirnim PDF-jem.

Stran s podrobnostmi

Stran s podrobnostmi je razdeljena na dva dela:

Leva stran — uredljiv obrazec z:

  • Datum računa, datum knjiženja (datum, zapisan v Vašem računovodstvu) in datum zapadlosti

  • Podjetje (dobavitelj) z gumbom za hitro dodajanje novega kontakta

  • Številka računa

  • Znesek (brez DDV), DDV in valuta — skupni znesek se izračuna samodejno

  • Strukturirana komunikacija (belgijska plačilna referenca)

  • Status plačila in poslovna enota

Desna stran:

  • Priložene datoteke — vsak dokument je prikazan v vgrajeni PDF-preglednici. Posamezne datoteke lahko odprete, natisnete ali izbrišete ter kadar koli naložite dodatne dokumente.

  • Transakcije — tabela povezanih transakcij s prikazom ID-ja transakcije, bančnega računa, datuma in zneska. Od tukaj lahko neposredno ustvarite novo transakcijo.

  • Dnevnik aktivnosti — časovnica vseh dejanj, izvedenih na računu.

Status plačila

Vsak dohodnega račun ima enega od treh statusov:

  • Plačano (zeleno)

  • Neplačano (rdeče)

  • Zavrnjeno (rumeno)

Status lahko spremenite v seznamskem prikazu ali na strani s podrobnostmi z uporabo spustnega gumba. Če ima račun zapadli datum, ki je že potekel, in še ni plačan, je v seznamskem prikazu prikazano opozorilo o zamudi plačila.

QR koda EPC

Za račune v državah SEPA je pri neplačanih računih na voljo gumb Plačaj zdaj. Ta odpre okno z:

  • Uredljiv obrazec, vnaprej izpolnjen z bančnimi podatki dobavitelja (ime, IBAN, BIC), zneskom računa in strukturirano komunikacijo.

  • Dinamična QR koda, ki se posodablja med urejanjem polj. Ta QR koda sledi standardu EPC/SEPA Credit Transfer in jo lahko optično preberete z Vašo bančno aplikacijo za začetek plačila.

  • Gumb Potrdi plačilo, ki označi račun kot plačan.

Izvoz UBL

Vsak dohodnega račun je samodejno shranjen v formatu UBL XML. Datoteko UBL lahko prenesete s strani s podrobnostmi z uporabo gumba Format UBL.

Za masovni izvoz uporabite funkcijo izvoz ZIP v seznamskem prikazu za prenos vseh računov za določeno časovno obdobje kot arhiv ZIP v formatu PDF ali UBL.

Filtriranje

Seznam prejetih računov je mogoče filtrirati po:

  • Obseg datuma knjiženja

  • Podjetje (dobavitelj)

  • Številka računa

  • Stanje plačila

  • Obseg skupnega zneska

  • Označeno

  • Podjetje (če imate več poslovnih subjektov)

  • Barva

Pod iskalnim poljem se prikažejo značke za hiter filter datumov, ko je aktiven obseg datumov. Račune lahko izvozite tudi kot CSV ali jih prenesete kot arhiv ZIP.

Poglej Tudi