Avtomatizacije

Avtomatizacije Vam omogočajo nastavitev samodejnih delovnih tokov, ki izvajajo dejanja, ko se zgodijo specifični dogodki. Vsaka avtomatizacija je sestavljena iz sprožilca (dogodek, ki začne avtomatizacijo) in enega ali več dejanj (kar se zgodi, ko se sprožilec aktivira).

Ustvarjanje avtomatizacije

Za ustvarjanje nove avtomatizacije se pomaknite na Nastavitve ‣ Avtomatizacije in kliknite Novo.

Vsaka avtomatizacija zahteva:

  • Ime: Opisno ime za avtomatizacijo.

  • Sprožilec: Dogodek, ki aktivira avtomatizacijo.

  • Dejanje(a): Eno ali več dejanj za izvedbo ob sproženju.

Sprožilci

Sprožilec definira, kdaj se avtomatizacija izvede. Izbrati morate model (vrsto zapisa) in sprožilni dogodek.

Razpoložljivi modeli

Avtomatizacije se lahko sprožijo pri naslednjih vrstah zapisov:

  • Gumb: Ročni sprožilec s klikom na gumb

  • Izdelek: Zapisi izdelkov

  • Prodaja: Prodajni nalogi

  • Ponudba: Ponudbe

  • Popravilo: Popravilni nalogi

  • Memo: Memo nalogi

  • Kreacija: Kreacijski nalogi

  • Stik: Zapisi strank/stikov

  • Darilna kartica: Zapisi darilnih kartic

  • Naročilo pri dobavitelju: Zapisi naročil pri dobaviteljih

  • Transakcija: Zapisi transakcij

  • Vključen izdelek: Izdelki, ki so vključeni v druge izdelke

Sprožilni dogodki

Naslednji dogodki lahko sprožijo avtomatizacijo:

Dogodki življenjskega cikla zapisa:

  • je ustvarjen: Ko je ustvarjen nov zapis

  • je posodobljen: Ko je obstoječi zapis spremenjen

  • je izbrisan: Ko je zapis izbrisan

  • je kliknjen: Ko je kliknjen gumb (samo model Gumb)

Statusni dogodki:

  • spremeni status: Ko se status zapisa spremeni na določeno vrednost

  • status se ni spremenil x dni: Ko zapis ostane v istem statusu določeno število dni

Plačilni dogodki:

  • je v celoti plačan: Ko je nalog v celoti plačan

Dogodki, povezani z izdelki:

  • je dodan v prodajo/ponudbo/popravilo/memo/kreacijo: Ko je izdelek dodan v nalog

  • je odstranjen iz prodaje/ponudbe/popravila/memo/izdelave: Ko je izdelek odstranjen iz naročila

  • je dodan k izdelku: Ko je vključeni izdelek dodan drugemu izdelku

Časovno pogojeni dogodki:

  • 1 dan po ustvarjanju: En dan po ustvarjanju zapisa

  • 1 teden po ustvarjanju: En teden po ustvarjanju

  • 1 mesec po ustvarjanju: En mesec po ustvarjanju

  • 1 leto po ustvarjanju: Eno leto po ustvarjanju

Dogodki, specifični za stike:

  • rojstni dan: Na rojstni dan stika

  • datum poroke: Na obletnico poroke stika

Integracijski dogodki:

  • nov stik iz Calendly: Ko je nov stik ustvarjen prek Calendly

Dejanja

Dejanja določajo, kaj se zgodi, ko se sproži prožilec. Eni sami avtomatizaciji lahko dodate več dejanj, ki se izvajajo po vrstnem redu.

Komunikacijska dejanja

  • Pošlji e-pošto: Pošljite e-pošto stiku z uporabo predloge e-pošte. Podpira priponke, kot so PDF-ji in slike.

  • Pošlji SMS: Pošljite SMS na telefonsko številko stika.

  • Ustvari obvestilo: Ustvarite obvestilo v aplikaciji za uporabnika.

Dejanja statusa

  • Spremeni status: Spremenite status sprožilnega zapisa.

  • Spremeni status izdelkov: Spremenite status vseh izdelkov v naročilu.

Dejanja za ustvarjanje dokumentov

  • Ustvari PDF računa: Ustvarite PDF računa za naročilo.

  • Ustvari PDF ponudbe: Ustvarite PDF ponudbe.

  • Ustvari PDF naročilnice: Ustvarite PDF naročilnice.

  • Ustvari PDF obrazca za popravilo: Ustvarite PDF obrazca za popravilo.

  • Ustvari PDF potrdila: Ustvarite PDF potrdila.

  • Ustvari PDF certifikata: Ustvarite PDF certifikata.

Konfiguracija e-poštnega dejanja

Pri konfiguraciji e-poštnega dejanja lahko določite:

  • Pošiljatelj: E-poštni naslov, iz katerega se pošilja.

  • Predloga: Predloga e-pošte za vsebino sporočila.

  • Jezik prejemnika: Izbirno filtrirajte, da pošljete le kontaktom z določenim jezikom.

Predloge e-pošte podpirajo spremenljivke, ki se pri pošiljanju nadomestijo z dejanskimi vrednostmi. Dokumentom lahko priložite tudi vsebinike v predlogi:

  • ((pictures_before)): Priloži fotografije pred

  • ((pictures_after)): Priloži fotografije po

  • ((order_forms)) ali ((order_forms_pdf)): Priloži PDF-je naročilnic

  • ((certificates)) ali ((certificates_pdf)): Priloži PDF-je certifikatov

  • ((quotes_pdf)): Priloži PDF-je ponudb

  • ((receipts_pdf)): Priloži PDF-je računov

  • ((invoices_pdf)): Priloži PDF-je faktur

  • ((qr_code)): Vključi QR-kodo

Primeri avtomatizacij

Pošiljanje potrditvenega e-sporočila ob ustvaritvi prodaje:

  • Sprožilec: Prodaja → je ustvarjena

  • Dejanje: Pošlji e-pošto s predlogo potrditve naročila

Obvestilo stranki, ko je popravilo pripravljeno:

  • Sprožilec: Popravilo → spremeni status → Pripravljeno za prevzem

  • Dejanje: Pošlji SMS z obvestilom o prevzemu

Ustvarjanje fakture, ko je naročilo v celoti plačano:

  • Sprožilec: Prodaja → je v celoti plačana

  • Dejanje: Ustvari PDF fakture

Rojstnodnevno voščilo:

  • Sprožilec: Kontakt → rojstni dan

  • Dejanje: Pošlji e-pošto s predlogo za rojstni dan

Opomnik za spremljanje:

  • Sprožilec: Ponudba → 1 teden po ustvaritvi

  • Dejanje: Pošlji e-pošto s predlogo za sledenje

Nasvet

Standardna avtomatizacija je že konfigurirana: Samodejno označi kot dostavljeno ob plačilu v celoti. Ta avtomatizacija samodejno spremeni status v Dostavljeno, ko je prodaja ali popravilo v celoti plačano. To prihrani osebju ročno posodabljanje statusa po vsakem plačilu.

  • Sprožilec: Prodaja/Popravilo → je v celoti plačano

  • Dejanje: Spremeni status → Dostavljeno