自動化

*自動化*を使用すると、特定のイベントが発生したときにアクションを実行する自動ワークフローを設定できます。各自動化は**トリガー**(自動化を開始するイベント)と1つ以上の**アクション**(トリガーが発動したときに実行される内容)で構成されます。

自動化の作成

新しい自動化を作成するには、:menuselection:`設定 --> 自動化`に移動し、:guilabel:`新規`をクリックしてください。

各自動化には次が必要です:

  • 名前:自動化のわかりやすい名前。

  • トリガー:自動化をアクティブにするイベント。

  • アクション:トリガー時に実行する1つ以上のアクション。

トリガー

トリガーは自動化が*いつ*実行されるかを定義します。**モデル**(レコードの種類)と**トリガーイベント**を選択する必要があります。

利用可能なモデル

以下のレコード種類で自動化をトリガーできます:

  • ボタン:ボタンクリックによる手動トリガー

  • 製品:製品レコード

  • 販売:販売注文

  • 見積:見積書

  • 修理:修理注文

  • メモ:メモ注文

  • 作成:作成注文

  • 連絡先:顧客/連絡先レコード

  • ギフトカード:ギフトカードレコード

  • 仕入先注文:仕入先注文レコード

  • 取引:取引レコード

  • 含まれる製品:他の製品に含まれる製品

トリガーイベント

以下のイベントで自動化をトリガーできます:

レコードのライフサイクルイベント:

  • 作成された:新しいレコードが作成されたとき

  • 更新された:既存のレコードが変更されたとき

  • 削除された:レコードが削除されたとき

  • クリックされた:ボタンがクリックされたとき(ボタンモデルのみ)

ステータスイベント:

  • ステータスを変更:レコードのステータスが特定の値に変更されたとき

  • ステータスがx日間変更されなかった:レコードが定義された日数の間、同じステータスにとどまっているとき

支払いイベント:

  • 全額支払い済み:注文が全額支払われたとき

製品関連イベント:

  • 販売/見積/修理/メモ/作成に追加された:製品が注文に追加されたとき

  • 販売/見積/修理/メモ/作成から削除された時: 注文から商品が削除された時

  • 商品に追加された時: 別の商品に含まれる商品が追加された時

時間ベースのイベント:

  • 作成1日後: レコードが作成されてから1日後

  • 作成1週間後: 作成から1週間後

  • 作成1か月後: 作成から1か月後

  • 作成1年後: 作成から1年後

連絡先固有のイベント:

  • 誕生日: 連絡先の誕生日

  • 結婚記念日: 連絡先の結婚記念日

連携イベント:

  • 新しいCalendly連絡先: Calendly経由で新しい連絡先が作成された時

アクション

アクションはトリガーが発動した時に*何が起こるか*を定義します。1つのオートメーションに複数のアクションを追加でき、順番に実行されます。

コミュニケーションアクション

  • メール送信: メールテンプレートを使用して連絡先にメールを送信します。PDFや画像などの添付ファイルに対応しています。

  • SMS送信: 連絡先の電話番号にSMSメッセージを送信します。

  • 通知作成: ユーザー向けにアプリ内通知を作成します。

ステータスアクション

  • ステータス変更: トリガーされたレコードのステータスを変更します。

  • 商品のステータス変更: 注文内のすべての商品のステータスを変更します。

ドキュメント生成アクション

  • 請求書PDF作成: 注文の請求書PDFを生成します。

  • 見積書PDF作成: 見積書PDFを生成します。

  • 注文伝票PDF作成: 注文伝票PDFを生成します。

  • 修理伝票PDF作成: 修理伝票PDFを生成します。

  • 領収書PDF作成: 領収書PDFを生成します。

  • 証明書PDF作成: 証明書PDFを生成します。

メールアクション設定

メールアクションを設定する際には、以下を指定できます:

  • 送信元: メール送信元のメールアドレス。

  • テンプレート: メッセージ内容に使用するメールテンプレート。

  • 受信者の言語: 特定の言語を使用する連絡先にのみ送信するためのオプションフィルター。

メールテンプレートは、送信時に実際の値に置き換えられる変数をサポートしています。テンプレート内のプレースホルダーを使用して文書を添付することもできます:

  • ((pictures_before)): ビフォー写真を添付

  • ((pictures_after)): アフター写真を添付

  • ((order_forms)) または ((order_forms_pdf)): 注文伝票PDFを添付

  • ((certificates)) または ((certificates_pdf)): 鑑定書PDFを添付

  • ((quotes_pdf)): 見積書PDFを添付

  • ((receipts_pdf)): レシートPDFを添付

  • ((invoices_pdf)): 請求書PDFを添付

  • ((qr_code)): QRコードを含める

自動化の例

販売作成時に確認メールを送信:

  • トリガー: 販売 → 作成される

  • アクション: 注文確認テンプレートでメールを送信

修理完了時に顧客に通知:

  • トリガー: 修理 → ステータス変更 → 受取可能

  • アクション: 受取通知SMSを送信

注文が完全に支払われた際に請求書を生成:

  • トリガー: 販売 → 完全に支払われた

  • アクション: 請求書PDFを作成

誕生日のご挨拶:

  • トリガー: 連絡先 → 誕生日

  • アクション: 誕生日テンプレートでメールを送信

フォローアップリマインダー:

  • トリガー: 見積 → 作成から1週間後

  • アクション:フォローアップテンプレートでメールを送信

ちなみに

標準の自動化がすでに設定されています:全額支払い時に自動配送。この自動化により、販売または修理が全額支払われると、ステータスが自動的に「配送済み」に変更されます。これにより、スタッフが各支払い後に手動でステータスを更新する必要がなくなります。

  • トリガー:販売/修理 → 全額支払い済み

  • アクション:ステータスを変更 → 配送済み