Automacje

Automacje umożliwiają tworzenie automatycznych przepływów pracy, które wykonują akcje, gdy wystąpią określone zdarzenia. Każda automacja składa się z wyzwalacza (zdarzenia, które uruchamia automację) i jednej lub więcej akcji (tego, co się dzieje, gdy wyzwalacz się aktywuje).

Tworzenie automacji

Aby utworzyć nową automację, przejdź do Ustawienia ‣ Automacje i kliknij Nowy.

Każda automacja wymaga:

  • Nazwa: Opisowa nazwa automacji.

  • Wyzwalacz: Zdarzenie, które aktywuje automację.

  • Akcja (akcje): Jedna lub więcej akcji do wykonania po wyzwoleniu.

Wyzwalacze

Wyzwalacz określa, kiedy automatyzacja jest uruchamiana. Należy wybrać model (typ rekordu) oraz zdarzenie wyzwalające.

Dostępne modele

Automatyzacje mogą być wyzwalane dla następujących typów rekordów:

  • Przycisk: Ręczne wyzwolenie przez kliknięcie przycisku

  • Produkt: Rekordy produktów

  • Sprzedaż: Zamówienia sprzedaży

  • Oferta: Oferty

  • Naprawa: Zlecenia naprawy

  • Memo: Zlecenia memo

  • Kreacja: Zlecenia kreacji

  • Kontakt: Rekordy klientów/kontaktów

  • Karta podarunkowa: Rekordy kart podarunkowych

  • Zamówienie u dostawcy: Rekordy zamówień u dostawców

  • Transakcja: Rekordy transakcji

  • Dołączony produkt: Produkty dołączone do innych produktów

Zdarzenia wyzwalające

Następujące zdarzenia mogą wyzwolić automatyzację:

Zdarzenia cyklu życia rekordu:

  • jest tworzony: Gdy tworzony jest nowy rekord

  • jest aktualizowany: Gdy istniejący rekord jest modyfikowany

  • jest usuwany: Gdy rekord jest usuwany

  • jest klikany: Gdy przycisk jest klikany (tylko model Przycisk)

Zdarzenia statusu:

  • zmienia status: Gdy status rekordu zmienia się na określoną wartość

  • status nie zmienił się przez x dni: Gdy rekord pozostaje w tym samym statusie przez określoną liczbę dni

Zdarzenia płatności:

  • jest w pełni opłacone: Gdy zamówienie jest w pełni opłacone

Zdarzenia związane z produktami:

  • jest dodawany do sprzedaży/oferty/naprawy/memo/kreacji: Gdy produkt jest dodawany do zamówienia

  • zostaje usunięty ze sprzedaży/oferty/naprawy/memo/utworzenia: Gdy produkt zostaje usunięty z zamówienia

  • zostaje dodany do produktu: Gdy produkt dołączony zostaje dodany do innego produktu

Zdarzenia czasowe:

  • 1 dzień po utworzeniu: Jeden dzień po utworzeniu rekordu

  • 1 tydzień po utworzeniu: Jeden tydzień po utworzeniu

  • 1 miesiąc po utworzeniu: Jeden miesiąc po utworzeniu

  • 1 rok po utworzeniu: Jeden rok po utworzeniu

Zdarzenia związane z kontaktami:

  • urodziny: W dniu urodzin kontaktu

  • data ślubu: W rocznicę ślubu kontaktu

Zdarzenia integracji:

  • nowy kontakt Calendly: Gdy nowy kontakt zostaje utworzony przez Calendly

Akcje

Akcje określają, co się dzieje, gdy wyzwalacz zostaje uruchomiony. Do pojedynczej automatyzacji można dodać wiele akcji, które wykonują się kolejno.

Akcje komunikacyjne

  • Wyślij e-mail: Wyślij e-mail do kontaktu przy użyciu szablonu wiadomości. Obsługuje załączniki takie jak pliki PDF i obrazy.

  • Wyślij SMS: Wyślij wiadomość SMS na numer telefonu kontaktu.

  • Utwórz powiadomienie: Utwórz powiadomienie w aplikacji dla użytkownika.

Akcje statusu

  • Zmień status: Zmień status uruchomionego rekordu.

  • Zmień status produktów: Zmień status wszystkich produktów w zamówieniu.

Akcje generowania dokumentów

  • Utwórz PDF faktury: Wygeneruj PDF faktury dla zamówienia.

  • Utwórz PDF oferty: Wygeneruj PDF oferty.

  • Utwórz PDF formularza zamówienia: Wygeneruj PDF formularza zamówienia.

  • Utwórz PDF formularza naprawy: Wygeneruj PDF formularza naprawy.

  • Utwórz PDF paragonu: Wygeneruj PDF paragonu.

  • Utwórz PDF certyfikatu: Wygeneruj PDF certyfikatu.

Konfiguracja akcji e-mail

Podczas konfigurowania akcji e-mail można określić:

  • Nadawca: Adres e-mail, z którego wysyłana jest wiadomość.

  • Szablon: Szablon e-mail do wykorzystania w treści wiadomości.

  • Język odbiorcy: Opcjonalnie filtruj, aby wysyłać tylko do kontaktów posługujących się określonym językiem.

Szablony e-mail obsługują zmienne, które są zastępowane rzeczywistymi wartościami podczas wysyłania. Można również dołączać dokumenty za pomocą symboli zastępczych w szablonie:

  • ((pictures_before)): Dołącz zdjęcia przed

  • ((pictures_after)): Dołącz zdjęcia po

  • ((order_forms)) lub ((order_forms_pdf)): Dołącz pliki PDF formularzy zamówień

  • ((certificates)) lub ((certificates_pdf)): Dołącz pliki PDF certyfikatów

  • ((quotes_pdf)): Dołącz pliki PDF ofert

  • ((receipts_pdf)): Dołącz pliki PDF paragonów

  • ((invoices_pdf)): Dołącz pliki PDF faktur

  • ((qr_code)): Dołącz kod QR

Przykładowe automatyzacje

Wyślij e-mail z potwierdzeniem po utworzeniu sprzedaży:

  • Wyzwalacz: Sprzedaż → została utworzona

  • Akcja: Wyślij e-mail z szablonem potwierdzenia zamówienia

Powiadom klienta, gdy naprawa jest gotowa:

  • Wyzwalacz: Naprawa → zmienia status → Gotowe do odbioru

  • Akcja: Wyślij SMS z powiadomieniem o odbiorze

Wygeneruj fakturę po całkowitej zapłacie za zamówienie:

  • Wyzwalacz: Sprzedaż → została w pełni opłacona

  • Akcja: Utwórz plik PDF faktury

Życzenia urodzinowe:

  • Wyzwalacz: Kontakt → urodziny

  • Akcja: Wyślij e-mail z szablonem urodzinowym

Przypomnienie o kontynuacji:

  • Wyzwalacz: Oferta → 1 tydzień po utworzeniu

  • Akcja: Wyślij e-mail z szablonem kontynuacji

Wskazówka

Standardowa automatyzacja jest już skonfigurowana: Automatyczna dostawa po pełnej opłacie. Ta automatyzacja automatycznie zmienia status na Dostarczone, gdy sprzedaż lub naprawa jest w pełni opłacona. Oszczędza to personelowi ręcznej aktualizacji statusu po każdej płatności.

  • Wyzwalacz: Sprzedaż/Naprawa → jest w pełni opłacona

  • Akcja: Zmień status → Dostarczone