Eksport i import danych

Gem Logic umożliwia masowy eksport i import danych przy użyciu plików CSV oraz innych formatów. Funkcja ta jest przydatna podczas migracji danych z innego systemu, wykonywania aktualizacji zbiorczych lub generowania raportów.

Zobacz także

Migracja danych z innego systemu — szczegółowy przewodnik po migracji danych z innego systemu do Gem Logic.

Funkcje eksportu i importu są dostępne w menu Actions w większości widoków list.

Eksport danych

Aby wyeksportować dane, przejdź do widoku listy rekordów, które chce Pan/Pani wyeksportować (np. Produkty, Kontakty, Zamówienia) i kliknij menu Akcje. Wybierz ikonę pobierania, aby otworzyć okno eksportu.

Może Pan/Pani wybrać spośród kilku formatów eksportu:

• Excel (.xlsx)

• PDF (.pdf)

• CSV - format EU (rozdzielany średnikami)

• CSV - format US (rozdzielany przecinkami)

Wyeksportowany plik zawiera wszystkie rekordy pasujące do bieżących filtrów. Zastosuj filtry przed eksportem, aby zawęzić dane.

Historia eksportów

Każdy eksport jest rejestrowany. Może Pan/Pani zobaczyć poprzednie eksporty z Akcje ‣ Historia eksportów w odpowiednim widoku listy. Stamtąd można ponownie pobrać wcześniej wyeksportowane pliki.

Importowanie danych

Aby zaimportować dane, przejdź do widoku listy i kliknij Akcje ‣ Importuj. Otworzy się okno importu, w którym może Pan/Pani przesłać plik CSV.

Pobieranie pustego szablonu

Przed importem pobierz pusty szablon CSV z okna importu. Szablon jest dostępny w dwóch formatach:

• format US (rozdzielany przecinkami)

• format EU (rozdzielany średnikami)

Szablon zawiera wszystkie dostępne kolumny z dwoma wierszami nagłówka: pierwszy wiersz opisuje każde pole, a drugi wiersz zawiera wewnętrzne nazwy pól. Nie należy modyfikować ani usuwać tych wierszy nagłówka.

Wypełnij swoje dane zaczynając od trzeciego wiersza. Może Pan/Pani usunąć kolumny, których nie potrzebuje, i dowolnie je zmieniać.

Tworzenie nowych rekordów

Aby utworzyć nowe rekordy, pozostaw kolumnę id pustą. Gem Logic automatycznie przypisze ID do każdego nowego rekordu podczas importu.

Aktualizacja istniejących rekordów

Aby zaktualizować istniejące rekordy, uwzględnij kolumnę id z prawidłowym ID bazy danych rekordu, który chce Pan/Pani zaktualizować. Może Pan/Pani uzyskać te ID, najpierw eksportując istniejące dane.

Gdy kolumna id zawiera wartość pasującą do istniejącego rekordu, Gem Logic zaktualizuje ten rekord wartościami z wiersza CSV zamiast tworzyć nowy.

Wskazówka

Typowy sposób pracy polega na tym, aby najpierw wyeksportować istniejące dane, zmodyfikować potrzebne wartości w wyeksportowanym pliku, a następnie zaimportować go ponownie. Ponieważ wyeksportowany plik zawiera ID bazy danych, import zaktualizuje istniejące rekordy.

Historia importów

Każdy import jest rejestrowany. Może Pan/Pani zobaczyć poprzednie importy z Akcje ‣ Historia importów w odpowiednim widoku listy. Każdy wpis importu pokazuje status i umożliwia pobranie oryginalnego pliku lub raportu z błędami, które wystąpiły.

Importowanie produktów

Import produktów przebiega zgodnie z tym samym ogólnym schematem co inne importy — pobierz pusty szablon CSV (US rozdzielany przecinkami lub EU rozdzielany średnikami), wypełnij wiersze i prześlij plik z Stock ‣ Produkty ‣ Akcje ‣ Importuj.

Dwa szczegóły specyficzne dla produktów:

• Istniejące produkty są dopasowywane według ``item_sku``, a nie według ``id``. Jeśli item_sku wiersza już istnieje w Gem Logic, ten produkt zostanie zaktualizowany wartościami z wiersza. Wiersze z nowym lub pustym item_sku tworzą nowy produkt (SKU jest generowane automatycznie, gdy pole pozostaje puste).

• Pierwsze wiersze nagłówka szablonu produktu są zastrzeżone i nie wolno ich modyfikować ani usuwać. Może Pan/Pani usunąć kolumny, których nie potrzebuje, i dowolnie je zmieniać.

Po przesłaniu status każdego importu jest widoczny w Actions ‣ Import history, gdzie można również pobrać raport błędów dla wierszy, które się nie powiodły.

Reguły cenowe w imporcie produktów

Podczas importowania produktów ceny dla każdego kanału sprzedaży są ustawiane za pomocą trzech kolumn, które współpracują jako trójka:

• price — kwota używana przez regułę (nie zawsze ostateczna cena sprzedaży)

• pricing_rule — sposób obliczania ceny sprzedaży na podstawie price

• sales_channel_price — kanał sprzedaży, do którego odnosi się ta cena

Można ustawić maksymalnie 5 takich trójek na produkt (price, price_2 … price_5, każda z odpowiadającą pricing_rule_* i sales_channel_price_*). Puste trójki są ignorowane.

Dozwolone wartości dla pricing_rule

Kolumna pricing_rule musi zawierać jedną z tych czterech wartości — jakakolwiek inna spowoduje odrzucenie wiersza:

• fixed_price — cena sprzedaży równa się price bez zmian

• cost_multiplier — cena sprzedaży to koszt × price (gdzie koszt to suma kosztów metali, kamieni szlachetnych i komponentów produktu)

• price_per_carat — cena sprzedaży to price × łączna waga w karatach kamieni szlachetnych produktu

• cost_based — cena sprzedaży równa się kosztowi produktu; price jest ignorowane

Sposób stosowania trójki

• Jeśli price jest ustawione, a sales_channel_price jest puste, reguła i kwota są stosowane do wszystkich kanałów sprzedaży dla tego produktu.

• Jeśli zarówno price, jak i sales_channel_price są ustawione, reguła i kwota są stosowane tylko do tego kanału sprzedaży. Użyj drugiej i trzeciej trójki dla dodatkowych kanałów.

• Jeśli price jest puste, nie są wprowadzane żadne zmiany cenowe dla tej trójki — nawet jeśli wypełni się pricing_rule lub sales_channel_price.

Ponowne importowanie w celu aktualizacji cen

Podczas ponownego importowania istniejących produktów:

• Puste pole pricing_rule zawsze ustawia regułę na fixed_price, zarówno dla nowych produktów, jak i podczas aktualizacji istniejących. Jeśli chce się zachować inną regułę (taką jak cost_multiplier lub price_per_carat), należy wpisać tę wartość w kolumnie pricing_rule.

Po imporcie Gem Logic automatycznie przelicza cenę sprzedaży dla każdego kanału sprzedaży na podstawie reguły, więc nie trzeba również wypełniać zwykłej kolumny ceny.

Obsługiwane typy rekordów

Następujące typy rekordów obsługują eksport i import:

• Atrybuty

• Marki

• Kategorie

• Certyfikaty

• Kolekcje

• Kontakty

• Zakupy od klientów

• Adresy e-mail

• Szablony e-mail

• Karty podarunkowe

• Faktury zakupu i noty kredytowe

• Materiały

• Memo i pozycje memo

• Faktury sprzedaży i noty kredytowe

• Produkty

• Projekty

• Oferty i pozycje ofert

• Naprawy i pozycje napraw

• Sprzedaże i pozycje sprzedaży

• Wysyłki

• Magazyny

• Zamówienia u dostawców

• Zadania

• Transakcje