Exporteren en importeren van data

Gem Logic biedt u de mogelijkheid om data in bulk te exporteren en importeren met behulp van CSV-bestanden en andere bestandsformaten. Dit is handig voor het migreren van data vanuit een ander systeem, het uitvoeren van bulkupdates of het genereren van rapporten.

Zie ook

Gegevens migreren vanuit een ander systeem voor een stapsgewijze handleiding voor het migreren van uw data vanuit een ander systeem naar Gem Logic.

Export- en importacties zijn beschikbaar via het menu Actions in de meeste lijstweergaven.

Data exporteren

Om data te exporteren, navigeert u naar de lijstweergave van de records die u wilt exporteren (bijvoorbeeld Producten, Contacten, Bestellingen) en klikt u op het menu Acties. Selecteer het downloadpictogram om het exportdialoogvenster te openen.

U kunt kiezen tussen verschillende exportformaten:

  • Excel (.xlsx)

  • PDF (.pdf)

  • CSV - EU-formaat (puntkommagescheiden)

  • CSV - US-formaat (kommagescheiden)

Het geëxporteerde bestand bevat alle records die overeenkomen met uw huidige filters. Pas filters toe voordat u exporteert om de data te beperken.

Exportgeschiedenis

Elke export wordt geregistreerd. U kunt eerdere exports bekijken via Acties ‣ Exportgeschiedenis in de bijbehorende lijstweergave. Daar kunt u eerder geëxporteerde bestanden opnieuw downloaden.

Data importeren

Om data te importeren, navigeert u naar de lijstweergave en klikt u op Acties ‣ Importeren. Dit opent het importdialoogvenster waar u een CSV-bestand kunt uploaden.

Een leeg sjabloon downloaden

Voordat u importeert, downloadt u een leeg CSV-sjabloon vanuit het importdialoogvenster. Het sjabloon is beschikbaar in twee formaten:

  • US-formaat (kommagescheiden)

  • EU-formaat (puntkommagescheiden)

Het sjabloon bevat alle beschikbare kolommen met twee koprijen: de eerste rij beschrijft elk veld en de tweede rij bevat de interne veldnamen. Wijzig of verwijder deze koprijen niet.

Vul uw data in vanaf de derde rij. U kunt kolommen die u niet nodig hebt verwijderen en naar wens herschikken.

Nieuwe records aanmaken

Om nieuwe records aan te maken, laat u de kolom id leeg. Gem Logic zal automatisch een ID toewijzen aan elk nieuw record bij de import.

Bestaande records bijwerken

Om bestaande records bij te werken, neemt u de kolom id op met de juiste database-ID van het record dat u wilt bijwerken. U kunt deze ID’s verkrijgen door eerst de bestaande data te exporteren.

Wanneer de kolom id een waarde bevat die overeenkomt met een bestaand record, zal Gem Logic dat record bijwerken met de waarden uit de CSV-rij in plaats van een nieuw record aan te maken.

Tip

Een veelgebruikte werkwijze is om eerst uw bestaande data te exporteren, de waarden die u nodig hebt in het geëxporteerde bestand aan te passen, en het vervolgens opnieuw te importeren. Omdat het geëxporteerde bestand de database-ID’s bevat, zal de import de bestaande records bijwerken.

Importgeschiedenis

Elke import wordt geregistreerd. U kunt eerdere imports bekijken via Acties ‣ Importgeschiedenis in de bijbehorende lijstweergave. Elke importvermelding toont de status en stelt u in staat om het oorspronkelijke bestand te downloaden of een rapport met eventuele fouten die zijn opgetreden.

Producten importeren

De productimport volgt dezelfde algemene werkwijze als andere imports — download een leeg CSV-sjabloon (US kommagescheiden of EU puntkommagescheiden), vul uw rijen in en upload het bestand via Stock ‣ Producten ‣ Acties ‣ Importeren.

Twee productspecifieke details:

  • Bestaande producten worden gekoppeld aan ``item_sku``, niet aan ``id``. Als de item_sku van een rij al bestaat in Gem Logic, wordt dat product bijgewerkt met de waarden uit de rij. Rijen met een nieuwe of lege item_sku creëren een nieuw product (een SKU wordt automatisch gegenereerd wanneer het veld leeg blijft).

  • De eerste koprijen van het productsjabloon zijn gereserveerd en mogen niet worden gewijzigd of verwijderd. U kunt kolommen die u niet nodig hebt verwijderen en naar wens herschikken.

Na het uploaden is de status van elke import zichtbaar via Actions ‣ Import history, waar u ook een foutrapport kunt downloaden voor rijen die zijn mislukt.

Prijsregels bij productimport

Bij het importeren van producten wordt de prijsstelling voor elk verkoopkanaal ingesteld via drie kolommen die samen een triplet vormen:

  • price — het bedrag dat door de regel wordt gebruikt (niet altijd de uiteindelijke verkoopprijs)

  • pricing_rule — hoe de verkoopprijs wordt berekend op basis van price

  • sales_channel_price — het verkoopkanaal waarop deze prijs van toepassing is

U kunt maximaal 5 van deze triplets per product instellen (price, price_2 … price_5, elk met een bijbehorende pricing_rule_* en sales_channel_price_*). Lege triplets worden genegeerd.

Toegestane waarden voor pricing_rule

De kolom pricing_rule moet een van deze vier waarden bevatten — elke andere waarde zorgt ervoor dat de rij wordt afgekeurd:

  • fixed_price — verkoopprijs is gelijk aan price zoals deze is

  • cost_multiplier — verkoopprijs is kost × price (waarbij kost de som is van de metalen, edelstenen en componentkosten van het product)

  • price_per_carat — verkoopprijs is price × totaal karaatgewicht van de edelstenen van het product

  • cost_based — verkoopprijs is gelijk aan de kost van het product; price wordt genegeerd

Hoe het triplet wordt toegepast

  • Als price is ingesteld en sales_channel_price leeg is, worden de regel en het bedrag toegepast op alle verkoopkanalen voor dat product.

  • Als zowel price als sales_channel_price zijn ingesteld, worden de regel en het bedrag toegepast alleen op dat verkoopkanaal. Gebruik het tweede en derde triplet voor aanvullende kanalen.

  • Als price leeg is, worden er geen prijswijzigingen aangebracht voor dat triplet — zelfs als u pricing_rule of sales_channel_price invult.

Opnieuw importeren om prijzen bij te werken

Bij het opnieuw importeren van bestaande producten:

  • Een lege pricing_rule stelt de regel altijd in op fixed_price, zowel voor nieuwe producten als bij het bijwerken van bestaande producten. Als u een andere regel wilt behouden (zoals cost_multiplier of price_per_carat), vul dan die waarde in de kolom pricing_rule in.

Na de import herberekent Gem Logic automatisch de verkoopprijs voor elk verkoopkanaal op basis van de regel, dus u hoeft de gewone prijskolom niet ook in te vullen.

Ondersteunde recordtypen

De volgende recordtypen ondersteunen export en import:

  • Attributen

  • Merken

  • Categorieën

  • Certificaten

  • Collecties

  • Contacten

  • Inkopen van klanten

  • E-mailadressen

  • E-mailsjablonen

  • Cadeaubonnen

  • Inkomende facturen en creditnota’s

  • Materialen

  • Consignaties en consignatie-items

  • Uitgaande facturen en creditnota’s

  • Producten

  • Projecten

  • Offertes en offerte-items

  • Reparaties en reparatieitems

  • Verkopen en verkoopitems

  • Verzendingen

  • Opslaglocaties

  • Leveranciersbestellingen

  • Taken

  • Transacties