E-mailcommunicatie

De Emails-module in Gem Logic stelt u in staat om e-mails rechtstreeks vanuit de applicatie te verzenden en te ontvangen. E-mails worden gekoppeld aan contacten, bestellingen, facturen en andere records, zodat alle communicatie op één plek wordt bijgehouden. De module ondersteunt Gmail, Microsoft en aangepaste SMTP/IMAP-providers.

Een e-mailadres verbinden

Ga naar Emails ‣ E-mailadressen en klik op E-mailadres verbinden. Kies een van de drie verbindingsmethoden:

  • Doorgaan met Google – meld u aan met een Google-account om via OAuth te verbinden.

  • Doorgaan met Microsoft – meld u aan met een Microsoft-account om via OAuth te verbinden.

  • SMTP – voer het e-mailadres handmatig in en configureer vervolgens de SMTP- en IMAP-serverinstellingen op de detailpagina van het e-mailadres.

Na het verbinden verschijnt het e-mailadres in de lijst en kan het worden gebruikt om e-mails te verzenden en te ontvangen.

E-mailadresinstellingen

Op de detailpagina van het e-mailadres kunt u het volgende configureren:

  • Naam afzender – de weergavenaam die ontvangers zien.

  • Gebruikers – teamleden die dit adres kunnen gebruiken.

  • Supportmail – markeer het adres als een support-inbox.

  • SMTP- en IMAP-servergegevens (voor niet-OAuth-verbindingen).

U kunt een testmail verzenden vanuit de e-mailadreslijst om te verifiëren dat de configuratie werkt.

E-mailbezorging

Of uw e-mails in de inbox of in de spammap belanden, hangt voornamelijk af van hoe goed uw verzenddomein is geauthenticeerd. Wanneer u een mailbox verbindt, verstuurt Gem Logic via uw eigen provider (Google, Microsoft of uw SMTP-server), dus u authenticeert uw domein bij die provider — niet bij Gem Logic.

Persoonlijke adressen

Als u verstuurt vanaf een persoonlijk @gmail.com-, @outlook.com- of vergelijkbaar adres, is geen configuratie nodig. De provider authenticeert deze berichten al voor u.

Aangepast domein op Google Workspace

Als u verstuurt vanaf uw eigen domein (bijvoorbeeld info@uwbedrijf.com) verbonden via Google, voeg dan deze records toe bij uw DNS-provider:

  • SPF — een TXT-record op uw domein:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — ga in de Google Admin-console naar Apps ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ E-mail authenticeren, genereer de sleutel, voeg het TXT-record toe dat wordt weergegeven en klik vervolgens op Authenticatie starten.

  • DMARC — een TXT-record op _dmarc.uwbedrijf.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Aangepast domein op Microsoft 365

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — schakel DKIM-ondertekening in voor uw domein in het Microsoft 365-beheercentrum en voeg de twee CNAME-records toe die het verstrekt.

  • DMARC — voeg hetzelfde _dmarc-record toe dat hierboven is weergegeven.

Aangepaste SMTP-provider

Volg de instructies van uw provider om SPF en DKIM voor uw domein in te stellen. De meeste providers publiceren een stapsgewijze DNS-handleiding.

Notitie

DNS-wijzigingen kunnen tot 48 uur duren voordat ze van kracht worden. Stuur daarna een test-e-mail naar een Gmail- of Outlook-account en controleer of deze in de inbox aankomt.

Tip

Een paar goede gewoontes helpen ook: verstuur vanaf een echt adres dat u bezit, gebruik een duidelijke onderwerpregels, vermijd het versturen van hetzelfde bericht naar zeer grote lijsten in één keer, en voeg altijd een handtekening toe met uw bedrijfsgegevens.

Inbox en verzonden e-mails

Navigeer naar E-mails ‣ Inbox om de e-mailapplicatie te openen. Het linkerpaneel toont een lijst van e-mailgesprekken en het rechterpaneel toont het geselecteerde gesprek.

Gebruik de tabbladen bovenaan om te schakelen tussen Inbox en Verzonden e-mails. Met de zoekbalk kunt u gesprekken vinden op onderwerp, afzender of inhoud.

E-mailgesprekken

Gerelateerde e-mails worden automatisch gegroepeerd in gesprekken. Elk gesprek toont:

  • De naam van het contact of de afzender

  • De onderwerpregels

  • Een korte voorvertoning van het laatste bericht

  • De datum en het aantal e-mails

  • Een statusbadge: Wacht op antwoord voor inkomende gesprekken of Beantwoord voor gesprekken waarin u het laatste bericht hebt verzonden

Gespreksacties

Beweeg de muis over een gesprek of open het om toegang te krijgen tot deze acties:

  • Vastpinnen – houd het gesprek bovenaan uw lijst.

  • Markeren met ster – markeer het gesprek voor opvolging.

  • Archiveren – verwijder uit uw inbox (u kunt archiveren voor uzelf of voor alle gebruikers).

  • Verwijderen – verwijder het gesprek permanent.

  • Taak aanmaken – maak een gekoppelde taak aan vanuit het gesprek.

Deze acties zijn per gebruiker — het vastpinnen of archiveren van een gesprek heeft alleen invloed op uw eigen weergave.

E-mails opstellen en verzenden

U kunt op twee manieren een e-mail opstellen:

  • Vanuit de e-mailapplicatie: klik op Antwoorden onderaan elk gesprek.

  • Vanuit elk record (order, factuur, contact, inkooporder): klik op het e-mailpictogram om het opstelvenster te openen.

Het opstelformulier bevat:

  • Van – selecteer vanaf welk verbonden e-mailadres u wilt verzenden.

  • Aan – typ een e-mailadres of kies uit uw contacten.

  • CC – voeg optioneel teamleden of andere ontvangers toe.

  • Onderwerp – de onderwerpregels van de e-mail.

  • Bericht – een rich text editor voor de hoofdtekst van de e-mail.

  • Sjabloon – pas desgewenst een e-mailsjabloon toe.

  • Handtekening – automatisch toegevoegd op basis van het geselecteerde verzenderadres.

Bijlagen

Bij het opstellen vanuit een record suggereert Gem Logic relevante bijlagen zoals facturen, offertes, certificaten, leveringsbonnen of besteldocumenten. U kunt ook handmatig bestanden uploaden.

Geplande verzending

In plaats van onmiddellijk te verzenden, kunt u een e-mail inplannen voor een toekomstige datum en tijd. Geplande e-mails verschijnen in uw verzonden map met een Gepland badge en kunnen op elk moment vóór de geplande datum alsnog onmiddellijk worden verzonden.

E-mailsjablonen

E-mailsjablonen stellen u in staat herbruikbare berichten te maken met dynamische variabelen die automatisch worden vervangen wanneer de e-mail wordt verzonden.

Navigeer naar Emails ‣ E-mailsjablonen om sjablonen te beheren. Klik op E-mailsjabloon aanmaken om een nieuwe toe te voegen.

Een sjabloon bevat:

  • Naam – een beschrijvende naam voor het sjabloon.

  • Onderwerp – het e-mailonderwerp (kan variabelen bevatten).

  • Bericht – de inhoud van de e-mail (kan variabelen bevatten).

  • Taal – de taal van het sjabloon.

  • Actief – of het sjabloon beschikbaar is voor gebruik.

Sjabloonvariabelen

Variabelen zijn plaatshouders tussen dubbele haakjes die worden vervangen door werkelijke gegevens wanneer de e-mail wordt verzonden. De beschikbare variabelen worden aan de rechterkant van de sjablooneditor weergegeven.

Veelgebruikte variabelen zijn:

  • ((name)) – naam van het contact

  • ((email)) – e-mailadres van het contact

  • ((phone)) – telefoonnummer van het contact

  • ((order_id)) – referentienummer van de bestelling

  • ((order_total)) – totaalbedrag van de bestelling

  • ((invoice_id)) – referentienummer van de factuur

  • ((business_name)) – uw bedrijfsnaam

  • ((pay_now_link)) – een betalingslink voor de klant

  • ((customer_portal_url)) – link naar het klantenportaal

Tip

Klik op een willekeurige variabele in de zijbalk van de sjablooneditor om deze op de cursorpositie in te voegen.

E-mailhandtekeningen

Elk e-mailadres kan meerdere handtekeningen hebben, eventueel in verschillende talen. De visuele handtekeningbouwer stelt u in staat een handtekening te ontwerpen zonder HTML te schrijven en selecteert automatisch de juiste wanneer u een e-mail opstelt.

Zie E-mailhandtekeningen voor de volledige handleiding.

Email tracking

Gem Logic houdt bij of ontvangers uw emails openen. Wanneer een email is geopend, verschijnt er een tijdstempel op de email in de e-mailgesprekweergave.

Emailsjablonen volgen ook het openingspercentage, wat aangeeft hoeveel ontvangers emails hebben geopend die met dat sjabloon zijn verzonden.

Emailregels

Met emailregels kunt u inkomende emails automatisch verwerken op basis van hun inhoud. Navigeer naar Emails ‣ Inbox en klik op het instellingenpictogram om regels te beheren.

Elke regel bevat:

  • Zoekterm – de tekst waar naar gezocht moet worden.

  • Zoeken in – waar te zoeken: Onderwerp, Inhoud, of Van.

  • Actie – wat te doen wanneer een overeenkomst wordt gevonden: Archiveren of Verwijderen.

Regels worden automatisch toegepast wanneer nieuwe emails binnenkomen.

AI-functies

Wanneer u een email opstelt, kunt u AI gebruiken om uw bericht te schrijven of te verbeteren:

  • Genereren – beschrijf wat u wilt zeggen en laat AI de email schrijven.

  • Polijsten – verbeter de toon en duidelijkheid van uw concept.

  • Inkorten of Uitwerken – pas de lengte aan.

  • Formeler of Informeler – wijzig de toon.

  • Vertalen – vertaal het bericht naar een andere taal.

Zie ook