التواصل عبر البريد الإلكتروني¶

يتيح لكم وحدة البريد الإلكتروني في Gem Logic إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية مباشرة من التطبيق. تُربط الرسائل الإلكترونية بجهات الاتصال والطلبات والفواتير والسجلات الأخرى بحيث يتم تتبع جميع الاتصالات في مكان واحد. تدعم الوحدة Gmail وMicrosoft ومزودي SMTP/IMAP المخصصين.

ربط عنوان بريد إلكتروني¶

انتقلوا إلى البريد الإلكتروني ‣ عناوين البريد الإلكتروني وانقروا على ربط عنوان بريد إلكتروني. اختاروا إحدى طرق الربط الثلاث:

المتابعة مع Google – سجلوا الدخول بحساب Google للربط عبر OAuth.
المتابعة مع Microsoft – سجلوا الدخول بحساب Microsoft للربط عبر OAuth.
SMTP – أدخلوا عنوان البريد الإلكتروني يدوياً، ثم أعدّوا إعدادات خادمي SMTP وIMAP في صفحة تفاصيل عنوان البريد الإلكتروني.

بعد الربط، يظهر عنوان البريد الإلكتروني في القائمة ويمكن استخدامه لإرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية.

إعدادات عنوان البريد الإلكتروني¶

في صفحة تفاصيل عنوان البريد الإلكتروني يمكنكم إعداد:

اسم المُرسِل – اسم العرض الذي يراه المستلمون.
المستخدمون – أعضاء الفريق الذين يمكنهم استخدام هذا العنوان.
بريد الدعم – حددوا العنوان كصندوق وارد للدعم.
تفاصيل خادمي SMTP وIMAP (للاتصالات غير OAuth).

يمكنكم إرسال بريد إلكتروني تجريبي من قائمة عناوين البريد الإلكتروني للتحقق من أن الإعداد يعمل.

إمكانية توصيل البريد الإلكتروني¶

يعتمد وصول رسائلكم الإلكترونية إلى صندوق الوارد أو إلى مجلد الرسائل المزعجة بشكل أساسي على مدى جودة المصادقة على نطاق الإرسال. عند ربط صندوق بريد، يُرسِل Gem Logic عبر مزوّدكم الخاص (Google أو Microsoft أو خادم SMTP)، لذا تُصادقون على نطاقكم لدى ذلك المزوّد — وليس لدى Gem Logic.

العناوين الشخصية¶

إذا كنتم تُرسلون من عنوان شخصي مثل @gmail.com أو @outlook.com أو مماثل، فلا حاجة لأي إعداد. يقوم المزوّد بالمصادقة على هذه الرسائل نيابةً عنكم.

نطاق مخصص على Google Workspace¶

إذا كنتم تُرسلون من نطاقكم الخاص (مثلاً info@yourcompany.com) المربوط عبر Google، أضيفوا هذه السجلات لدى مزوّد DNS الخاص بنطاقكم:

SPF — سجل TXT على نطاقكم:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — في وحدة تحكم Google Admin، انتقلوا إلى Apps ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Authenticate email، ثم أنشِئوا المفتاح، وأضيفوا سجل TXT الذي يُعرَض لكم، ثم انقروا على Start authentication.

DMARC — سجل TXT على _dmarc.yourcompany.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

نطاق مخصص على Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — فعّلوا توقيع DKIM لنطاقكم في مركز إدارة Microsoft 365، ثم أضيفوا سجلَّي CNAME اللذَين يُوفرهما.
DMARC — أضيفوا نفس سجل _dmarc الموضح أعلاه.

مزوّد SMTP مخصص¶

اتبعوا تعليمات مزوّدكم لإعداد SPF وDKIM لنطاقكم. تنشر معظم المزوّدين دليلاً تفصيلياً لإعدادات DNS.

ملاحظة

قد تستغرق تغييرات DNS ما يصل إلى 48 ساعة حتى تُصبح سارية المفعول. بعد ذلك، أرسِلوا رسالة بريد إلكتروني تجريبية إلى حساب Gmail أو Outlook وتأكدوا من وصولها إلى صندوق الوارد.

نصيحة

تُساعد بعض الممارسات أيضاً: أرسِلوا من عنوان حقيقي تملكونه، احتفظوا بسطر موضوع واضح، تجنّبوا إرسال نفس الرسالة إلى قوائم كبيرة جداً دفعة واحدة، وضمّنوا دائماً توقيعاً يحتوي على تفاصيل شركتكم.

صندوق الوارد والرسائل المُرسَلة¶

انتقلوا إلى Emails ‣ Inbox لفتح تطبيق البريد الإلكتروني. يُظهر اللوح الأيسر قائمة بمحادثات البريد الإلكتروني، بينما يُظهر اللوح الأيمن المحادثة المُحددة.

استخدموا علامات التبويب في الأعلى للانتقال بين رسائل Inbox و**Sent**. يتيح لكم شريط البحث العثور على المحادثات حسب الموضوع أو المُرسِل أو المحتوى.

محادثات البريد الإلكتروني¶

تُجمَّع الرسائل الإلكترونية ذات الصلة تلقائياً في محادثات. تُظهر كل محادثة:

اسم جهة الاتصال أو المُرسِل
سطر الموضوع
معاينة قصيرة للرسالة الأخيرة
التاريخ وعدد الرسائل الإلكترونية
شارة الحالة: Awaiting reply للمحادثات الواردة أو Replied للمحادثات التي أرسلتم فيها الرسالة الأخيرة

إجراءات المحادثة¶

مرّروا المؤشر فوق محادثة أو افتحوها للوصول إلى هذه الإجراءات:

Pin – إبقاء المحادثة في أعلى قائمتكم.
Star – وضع علامة على المحادثة للمتابعة.
أرشفة – إزالة من صندوق الوارد الخاص بكم (يمكنكم الأرشفة لأنفسكم أو لجميع المستخدمين).
حذف – إزالة المحادثة نهائياً.
إنشاء مهمة – إنشاء مهمة مرتبطة من المحادثة.

هذه الإجراءات خاصة بكل مستخدم — تثبيت أو أرشفة محادثة لا يؤثر إلا على عرضكم الخاص.

كتابة وإرسال الرسائل الإلكترونية¶

يمكنكم كتابة رسالة إلكترونية بطريقتين:

من تطبيق البريد الإلكتروني: انقر على رد في أسفل أي محادثة.
من أي سجل (طلب، فاتورة، جهة اتصال، طلب مورّد): انقر على أيقونة البريد الإلكتروني لفتح نافذة الكتابة.

يتضمن نموذج الكتابة:

من – اختر عنوان البريد الإلكتروني المتصل الذي تريدون الإرسال منه.
إلى – اكتب عنوان بريد إلكتروني أو اختر من جهات الاتصال الخاصة بكم.
نسخة إلى – أضف اختيارياً أعضاء الفريق أو مستلمين آخرين.
الموضوع – سطر موضوع الرسالة الإلكترونية.
الرسالة – محرر نصوص غني لنص الرسالة الإلكترونية.
قالب – تطبيق قالب بريد إلكتروني اختيارياً.
التوقيع – يُضاف تلقائياً بناءً على عنوان المرسل المختار.

المرفقات¶

عند الكتابة من سجل، يقترح Gem Logic مرفقات ذات صلة مثل الفواتير وعروض الأسعار والشهادات وإشعارات التسليم أو مستندات الطلبات. يمكنكم أيضاً رفع الملفات يدوياً.

الإرسال المجدول¶

بدلاً من الإرسال فوراً، يمكنكم جدولة رسالة إلكترونية لتاريخ ووقت مستقبليين. تظهر الرسائل الإلكترونية المجدولة في مجلد المرسلات الخاص بكم مع شارة مجدولة ويمكن إرسالها فوراً في أي وقت قبل التاريخ المجدول.

قوالب البريد الإلكتروني¶

تتيح لكم قوالب البريد الإلكتروني إنشاء رسائل قابلة لإعادة الاستخدام مع متغيرات ديناميكية يتم استبدالها تلقائياً عند إرسال الرسالة الإلكترونية.

انتقل إلى رسائل إلكترونية ‣ قوالب رسائل إلكترونية لإدارة القوالب. انقر على إنشاء قالب رسالة إلكترونية لإضافة قالب جديد.

يتضمن القالب:

الاسم – اسم وصفي للقالب.
الموضوع – موضوع الرسالة الإلكترونية (يمكن أن يتضمن متغيرات).
الرسالة – نص الرسالة الإلكترونية (يمكن أن يتضمن متغيرات).
اللغة – لغة القالب.
نشط – ما إذا كان القالب متاحاً للاستخدام.

متغيرات القالب¶

المتغيرات هي عناصر نائبة محاطة بأقواس مزدوجة يتم استبدالها ببيانات حقيقية عند إرسال الرسالة الإلكترونية. تُعرض المتغيرات المتاحة على الجانب الأيمن من محرر القالب.

تتضمن المتغيرات الشائعة:

((name)) – اسم جهة الاتصال
((email)) – عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال
((phone)) – رقم هاتف جهة الاتصال
((order_id)) – رقم مرجع الطلب
((order_total)) – المبلغ الإجمالي للطلب
((invoice_id)) – رقم مرجع الفاتورة
((business_name)) – اسم شركتكم
((pay_now_link)) – رابط دفع للعميل
((customer_portal_url)) – رابط بوابة العملاء

نصيحة

انقر على أي متغير في الشريط الجانبي لمحرر القالب لإدراجه في موضع المؤشر.

توقيعات البريد الإلكتروني¶

يمكن أن يكون لكل عنوان بريد إلكتروني توقيعات متعددة، بلغات مختلفة اختيارياً. يتيح لكم أداة إنشاء التوقيع المرئية تصميم توقيع دون كتابة أي HTML، وتختار تلقائياً التوقيع المناسب عند إنشاء رسالة إلكترونية.

راجعوا توقيعات البريد الإلكتروني للحصول على الدليل الكامل.

تتبع البريد الإلكتروني¶

يتتبع Gem Logic ما إذا كان المستلمون قد فتحوا رسائلكم الإلكترونية. عندما يتم فتح رسالة إلكترونية، يظهر طابع زمني على الرسالة في عرض المحادثة.

تتتبع قوالب البريد الإلكتروني أيضاً معدل الفتح، مما يُظهر عدد المستلمين الذين فتحوا الرسائل المُرسلة بهذا القالب.

قواعد البريد الإلكتروني¶

تتيح لكم قواعد البريد الإلكتروني معالجة الرسائل الواردة تلقائياً بناءً على محتواها. انتقلوا إلى Emails ‣ Inbox وانقروا على أيقونة الإعدادات لإدارة القواعد.

تتضمن كل قاعدة:

عبارة البحث – النص المراد البحث عنه.
البحث في – مكان البحث: الموضوع، النص، أو من.
الإجراء – ماذا تفعلون عند العثور على تطابق: أرشفة أو حذف.

يتم تطبيق القواعد تلقائياً عند وصول رسائل إلكترونية جديدة.

ميزات الذكاء الاصطناعي¶

عند إنشاء رسالة إلكترونية، يمكنكم استخدام الذكاء الاصطناعي للمساعدة في كتابة رسالتكم أو تحسينها:

إنشاء – صِفوا ما تريدون قوله ودعوا الذكاء الاصطناعي يكتب الرسالة.
تحسين – يحسّن الأسلوب والوضوح لمسودتكم.
اختصار أو توسيع – ضبط الطول.
أكثر رسمية أو أكثر ودّاً – تغيير الأسلوب.
الترجمة – ترجمة الرسالة إلى لغة أخرى.

شاهد أيضا

المستخدمون