תקשורת בדוא״ל¶

מודול הדואר האלקטרוני ב-Gem Logic מאפשר לכם לשלוח ולקבל הודעות דוא״ל ישירות מהמערכת. הודעות דוא״ל מקושרות לאנשי קשר, הזמנות, חשבוניות ורשומות אחרות, כך שכל התקשורת מנוהלת במקום אחד. המודול תומך ב-Gmail, Microsoft וספקי SMTP/IMAP מותאמים אישית.

חיבור כתובת דוא״ל¶

עברו אל דוא״ל ‣ כתובות דוא״ל ולחצו על חיבור כתובת דוא״ל. בחרו באחת משלוש שיטות החיבור:

המשיכו עם Google – התחברו עם חשבון Google כדי להתחבר באמצעות OAuth.
המשיכו עם Microsoft – התחברו עם חשבון Microsoft כדי להתחבר באמצעות OAuth.
SMTP – הזינו את כתובת הדוא״ל באופן ידני, ולאחר מכן הגדירו את הגדרות שרתי SMTP ו-IMAP בעמוד פרטי כתובת הדוא״ל.

לאחר החיבור, כתובת הדוא״ל מופיעה ברשימה וניתן להשתמש בה לשליחה וקבלה של הודעות דוא״ל.

הגדרות כתובת דוא״ל¶

בעמוד פרטי כתובת הדוא״ל ניתן להגדיר:

שם שולח – שם התצוגה שהנמענים רואים.
משתמשים – חברי צוות שיכולים להשתמש בכתובת זו.
דוא״ל תמיכה – סמנו את הכתובת כתיבת דואר נכנס לתמיכה.
פרטי שרתי SMTP ו-IMAP (לחיבורים שאינם OAuth).

ניתן לשלוח הודעת דוא״ל לבדיקה מרשימת כתובות הדוא״ל כדי לוודא שההגדרות פועלות.

יכולת הגעה של דוא״ל¶

האם המיילים שלכם מגיעים לתיבת הדואר הנכנס או לתיקיית הספאם תלוי בעיקר במידת האימות של הדומיין השולח. כאשר אתם מחברים תיבת דואר, Gem Logic שולח דרך הספק שלכם (Google, Microsoft או שרת ה-SMTP שלכם), כך שאתם מאמתים את הדומיין אצל אותו ספק — לא אצל Gem Logic.

כתובות אישיות¶

אם אתם שולחים מכתובת אישית @gmail.com, @outlook.com או דומה, אין צורך בהגדרה. הספק כבר מאמת את ההודעות האלה עבורכם.

דומיין מותאם אישית ב-Google Workspace¶

אם אתם שולחים מהדומיין שלכם (לדוגמה info@yourcompany.com) המחובר דרך Google, הוסיפו את הרשומות הבאות אצל ספק ה-DNS של הדומיין:

SPF — רשומת TXT על הדומיין שלכם:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — במסוף הניהול של Google עברו אל Apps ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Authenticate email, צרו את המפתח, הוסיפו את רשומת ה-TXT שהוא מציג לכם, ולאחר מכן לחצו על Start authentication.

DMARC — רשומת TXT על _dmarc.yourcompany.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

דומיין מותאם אישית ב-Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — הפעילו חתימת DKIM עבור הדומיין שלכם במרכז הניהול של Microsoft 365 והוסיפו את שתי רשומות ה-CNAME שהוא מספק.
DMARC — הוסיפו את אותה רשומת _dmarc שמוצגת למעלה.

ספק SMTP מותאם אישית¶

פעלו לפי ההוראות של הספק שלכם כדי להגדיר SPF ו-DKIM עבור הדומיין. רוב הספקים מפרסמים מדריך DNS שלב אחר שלב.

הערה

שינויי DNS עשויים לקחת עד 48 שעות עד שייכנסו לתוקף. לאחר מכן, שלחו מייל בדיקה לחשבון Gmail או Outlook ואשרו שהוא מגיע לתיבת הדואר הנכנס.

טיפ

כמה הרגלים גם עוזרים: שלחו מכתובת אמיתית שבבעלותכם, שמרו על שורת נושא ברורה, הימנעו משליחת אותה הודעה לרשימות גדולות מאוד בבת אחת, וכללו תמיד חתימה עם פרטי העסק שלכם.

דואר נכנס ומיילים שנשלחו¶

נווטו אל Emails ‣ Inbox כדי לפתוח את יישום הדוא״ל. החלונית השמאלית מציגה רשימת שרשורי דוא״ל, והחלונית הימנית מציגה את השרשור הנבחר.

השתמשו בכרטיסיות בחלק העליון כדי לעבור בין מיילים נכנסים ו**נשלחו**. סרגל החיפוש מאפשר לכם למצוא שרשורים לפי נושא, שולח או תוכן.

שרשורי דוא״ל¶

מיילים קשורים מקובצים אוטומטית לשרשורים. כל שרשור מציג:

שם איש הקשר או השולח
שורת הנושא
תצוגה מקדימה קצרה של ההודעה האחרונה
התאריך וספירת המיילים
תג סטטוס: ממתין לתשובה לשרשורים נכנסים או נענה לשרשורים שבהם שלחתם את ההודעה האחרונה

פעולות שרשור¶

העבירו את העכבר מעל שרשור או פתחו אותו כדי לגשת לפעולות הבאות:

נעץ – שמור את השרשור בראש הרשימה שלך.
כוכב – סמן את השרשור למעקב.
ארכיון – הסרה מתיבת הדואר הנכנס שלכם (ניתן לארכב עבור עצמכם או עבור כל המשתמשים).
מחיקה – הסרה קבועה של השרשור.
יצירת משימה – יצירת משימה מקושרת מהשרשור.

פעולות אלה הן למשתמש בודד — נעיצת שרשור או ארכובו משפיעה רק על התצוגה שלכם.

חיבור ושליחת דוא״ל¶

ניתן לחבר דוא״ל בשתי דרכים:

מתוך אפליקציית הדוא״ל: לחצו על השב בתחתית כל שרשור.
מתוך כל רשומה (הזמנה, חשבונית, איש קשר, הזמנת ספק): לחצו על סמל הדוא״ל כדי לפתוח את חלון החיבור.

טופס החיבור כולל:

מאת – בחרו מאיזו כתובת דוא״ל מחוברת לשלוח.
אל – הקלידו כתובת דוא״ל או בחרו מאנשי הקשר שלכם.
עותק – הוסיפו באופן אופציונלי חברי צוות או נמענים נוספים.
נושא – שורת הנושא של הדוא״ל.
הודעה – עורך טקסט עשיר לגוף ההודעה.
תבנית – החילו תבנית דוא״ל באופן אופציונלי.
חתימה – מתווספת אוטומטית על סמך כתובת השולח שנבחרה.

קבצים מצורפים¶

בעת חיבור מתוך רשומה, Gem Logic מציע קבצים מצורפים רלוונטיים כגון חשבוניות, הצעות מחיר, תעודות, תעודות משלוח או מסמכי הזמנה. ניתן גם להעלות קבצים באופן ידני.

שליחה מתוזמנת¶

במקום לשלוח באופן מיידי, ניתן לתזמן דוא״ל למועד ושעה עתידיים. דוא״ל מתוזמן מופיע בתיקיית הדואר היוצא שלכם עם תג מתוזמן וניתן לשלוח אותו באופן מיידי בכל עת לפני המועד המתוזמן.

תבניות דוא״ל¶

תבניות דוא״ל מאפשרות לכם ליצור הודעות לשימוש חוזר עם משתנים דינמיים שמוחלפים אוטומטית בעת שליחת הדוא״ל.

נווטו אל דוא״ל ‣ תבניות דוא״ל כדי לנהל תבניות. לחצו על צור תבנית דוא״ל כדי להוסיף תבנית חדשה.

תבנית כוללת:

שם – שם תיאורי לתבנית.
נושא – נושא הדוא״ל (יכול לכלול משתנים).
הודעה – גוף ההודעה (יכול לכלול משתנים).
שפה – שפת התבנית.
פעיל – האם התבנית זמינה לשימוש.

משתני תבנית¶

משתנים הם מציינים עמדה העטופים בסוגריים כפולים שמוחלפים בנתונים אמיתיים בעת שליחת הדוא״ל. המשתנים הזמינים מפורטים בצד ימין של עורך התבניות.

משתנים נפוצים כוללים:

((name)) – שם איש הקשר
((email)) – כתובת דוא״ל של איש הקשר
((phone)) – מספר טלפון של איש הקשר
((order_id)) – מספר אסמכתה של ההזמנה
((order_total)) – סכום כולל של ההזמנה
((invoice_id)) – מספר אסמכתה של החשבונית
((business_name)) – שם החברה שלכם
((pay_now_link)) – קישור תשלום עבור הלקוח
((customer_portal_url)) – קישור לפורטל הלקוחות

טיפ

לחצו על כל משתנה בסרגל הצד של עורך התבניות כדי להכניס אותו במיקום הסמן.

חתימות דוא״ל¶

כל כתובת דוא״ל יכולה להכיל מספר חתימות, במידת הצורך בשפות שונות. בונה החתימות החזותי מאפשר לכם לעצב חתימה ללא כתיבת HTML ובוחר באופן אוטומטי את החתימה המתאימה בעת חיבור דוא״ל.

ראו חתימות דוא״ל למדריך המלא.

מעקב אחר דוא״ל¶

Gem Logic עוקבת אחר פתיחת הודעות הדוא״ל שלכם על ידי הנמענים. כאשר הודעת דוא״ל נפתחה, חותמת זמן מופיעה על ההודעה בתצוגת השרשור.

תבניות דוא״ל עוקבות גם אחר שיעור הפתיחה, המציג כמה נמענים פתחו הודעות דוא״ל שנשלחו באמצעות התבנית.

כללי דוא״ל¶

כללי דוא״ל מאפשרים לכם לעבד באופן אוטומטי הודעות דוא״ל נכנסות על סמך תוכנן. עברו אל Emails ‣ Inbox ולחצו על סמל ההגדרות כדי לנהל כללים.

כל כלל כולל:

ביטוי חיפוש – הטקסט שיש לחפש.
חיפוש ב – היכן לחפש: נושא, גוף, או מאת.
פעולה – מה לעשות כאשר נמצאה התאמה: ארכיון או מחיקה.

כללים מופעלים באופן אוטומטי כאשר הודעות דוא״ל חדשות מגיעות.

תכונות בינה מלאכותית¶

בעת חיבור דוא״ל, תוכלו להשתמש בבינה מלאכותית כדי לסייע בכתיבה או בשיפור ההודעה שלכם:

יצירה – תארו מה ברצונכם לומר והניחו לבינה המלאכותית לכתוב את הדוא״ל.
שיפור – משפרת את הטון והבהירות של הטיוטה שלכם.
קיצור או הרחבה – התאמת האורך.
פורמלי יותר או בלתי פורמלי יותר – שינוי הטון.
תרגום – תרגם את ההודעה לשפה אחרת.

ראה גם

משתמשים