חשבוניות יוצאות

חשבוניות יוצאות הן החשבוניות שחברתכם שולחת ללקוחות, בדרך כלל נוצרות ממכירות או תיקונים. Gem Logic יוצרת חשבוניות PDF מקצועיות עם מספור אוטומטי, עוקבת אחר מצב תשלום ותומכת בשליחת חשבוניות אלקטרונית דרך PEPPOL.

יצירת חשבונית יוצאת

חשבוניות יוצאות נוצרות תמיד מהזמנה קיימת — מכירה, תיקון או יצירה. התהליך זהה בין אם הלקוח הוא פרטי או לקוח מקצועי (עסקי); אין תהליך נפרד ללקוחות מקצועיים.

פתחו את עמוד הפרטים של ההזמנה, לחצו על התפריט הנפתח Make document בפינה הימנית העליונה ובחרו Invoice כדי לפתוח את טופס החשבונית. החשבונית נוצרת מהפריטים שבהזמנה.

הערה

Invoice אינו זמין להצעות מחיר או תזכירים. המירו את הצעת המחיר למכירה תחילה, ולאחר מכן הנפיקו חשבונית למכירה.

הטופס מאפשר להגדיר:

• שפה — שפת מסמך החשבונית (ברירת המחדל היא שפת הלקוח).

• סכום חיוב — הנפיקו חשבונית על הסכום המלא או על סכום חלקי באחוזים או בערך קבוע. בעת חיוב חלקי, היתרה הנותרת עוקבת לחשבונית הבאה.

• תקופת תשלום — מספר הימים עד למועד אחרון לתשלום.

• תאריך אספקה — תאריך אספקה אופציונלי המוצג במסמך.

• מידע נוסף — טקסט נוסף המתווסף לכותרת התחתונה של החשבונית.

• תגיות

• תקשורת מובנית — הוסיפו אופציונלית הפניית תשלום מובנית בלגית.

• כפתור שלמו כעת — הוסיפו קישור תשלום מקוון למסמך החשבונית.

• מידע נוסף בחשבונית (ניתן לקיפול) — אינקוטרמס, ארץ יצוא, ארץ ייצור, ארץ יעד סופית ותנאי תשלום.

ניתן גם לבחור פריטי הזמנה ספציפיים לכלול, מה שמאפשר חיוב סלקטיבי של שורות בודדות.

חשבוניות משולבות

כדי ליצור חשבונית אחת עבור מספר הזמנות, בחרו את ההזמנות והשתמשו באפשרות חשבונית משולבת. כל ההזמנות שנבחרו חייבות להיות של אותו לקוח. ניתן להוסיף אופציונלית שורת פריט נוספת עם כותרת מותאמת אישית, סכום ושיעור מס.

מספור חשבוניות

מספרי חשבוניות נוצרים באופן אוטומטי לפי שנה ולפי ישות עסקית. ניתן להגדיר קידומת עם משתני מקום דינמיים כגון (year)``‏, ``(year_2_digits)``‏, ``(month)``‏, ``(day)``‏, ומספר התחלתי. לדוגמה, קידומת ``INV(year)- מייצרת את המספרים ``INV2026-1``‏, ``INV2026-2``‏, וכן הלאה.

עמוד פרטים

עמוד הפירוט מציג:

צד שמאל — פרטי החשבונית:

• מזהה חשבונית, תאריך, הזמנות מקושרות, חברה, לקוח, מספר מע״מ ומזהה PEPPOL.

• סכום, מע״מ (התווית מותאמת לפי מדינה) וסך הכול.

• אחוז חיוב חלקי (כאשר רלוונטי).

• מועד אחרון לתשלום, תאריך אספקה, מידע נוסף, incoterms, שדות מדינה ותנאי תשלום.

• תקשורת מובנית ותגיות.

• סטטוס תשלום — ניתן לשינוי באמצעות כפתור נפתח.

• כפתור עדכון לעריכת החשבונית. לאחר שחשבונית נשלחה באמצעות PEPPOL, לא ניתן עוד לעדכן אותה.

צד ימין:

• תצוגה מקדימה של PDF של החשבונית שנוצרה, עם כפתורי הדפסה ופתיחה.

• עסקאות — תשלומים מקושרים המציגים מזהה עסקה, תאריך, סכום ואמצעי תשלום.

• יומן פעילות — ציר זמן של פעולות והערות.

סטטוס תשלום

לכל חשבונית יוצאת אחד משלושה סטטוסים:

• שולם (ירוק)

• בתהליך תשלום (צהוב) — מוגדר באופן אוטומטי כאשר מועד אחרון לתשלום הוא בעתיד.

• לא שולם (אדום)

ניתן לשנות את הסטטוס הן מתצוגת הרשימה והן מעמוד הפירוט.

PEPPOL

עבור עסקים בבלגיה, ניתן לשלוח חשבוניות יוצאות באופן אלקטרוני דרך רשת PEPPOL. הכפתור שלח באמצעות PEPPOL מופיע כאשר הלקוח הוא חברה עם מספר מע״מ. לאחר השליחה, החשבונית ננעלת ואינה ניתנת עוד לעדכון. סטטוס PEPPOL וחותמת הזמן מוצגים הן בתצוגת הרשימה והן בתצוגת הפירוט.

ייצוא UBL

ניתן להוריד כל חשבונית יוצאת כקובץ UBL XML מעמוד הפירוט. עבור ייצוא המוני, השתמשו בתכונת ייצוא ZIP מתצוגת הרשימה כדי להוריד את כל החשבוניות עבור טווח תאריכים בפורמט PDF או UBL.

זיכויים

ניתן ליצור זיכויים יוצאים מעמוד פירוט ההזמנה. טופס הזיכוי מאפשר לציין את הסכום (כולל או ללא מס), שיעור המס, השפה וטקסט כותרת תחתונה נוסף. זיכויים ממוספרים בנפרד עם קידומת CD.

סינון

ניתן לסנן את רשימת החשבוניות היוצאות לפי:

• טווח תאריכי חשבונית

• טווח מועד אחרון לתשלום

• מזהה חשבונית

• סטטוס תשלום

• טווח סכום כולל

• איש קשר (לקוח)

• מסומן

• תגיות

• עסק (כאשר יש לך מספר ישויות עסקיות)

• צבע

ניתן גם לייצא חשבוניות כ־CSV או להוריד כארכיון ZIP.

ראה גם

• חשבוניות נכנסות

• קופה

• הזמנות מכירה