Izdani računi

Izdani računi so računi, ki jih Vaše podjetje pošilja strankam, običajno ustvarjeni iz prodaj ali popravil. Gem Logic ustvarja profesionalne PDF račune s samodejnim oštevilčenjem, spremlja stanje plačil ter podpira elektronsko pošiljanje računov prek omrežja PEPPOL.

Ustvarjanje izdanega računa

Izdani računi se vedno ustvarjajo na osnovi obstoječega naročila — prodaje, popravila ali sestava. Postopek je enak ne glede na to, ali je stranka fizična oseba ali poslovna stranka; ločenega postopka za poslovne stranke ni.

Odprite podrobno stran naročila, kliknite spustni meni Make document zgoraj desno in izberite Invoice, da odprete obrazec za račun. Račun je ustvarjen na osnovi artiklov iz tega naročila.

Opomba

Invoice ni na voljo za ponudbe ali memo naročila. Najprej pretvorite ponudbo v prodajo, nato izdajte račun za prodajo.

Obrazec Vam omogoča nastavitev:

  • Jezik — jezik dokumenta računa (privzeto jezik stranke).

  • Znesek računa — izdajte celotni znesek ali delni znesek kot odstotek ali fiksno vrednost. Pri delnem zaračunavanju se preostali znesek spremlja za naslednji račun.

  • Plačilni rok — število dni do roka plačila.

  • Datum dobave — neobvezni datum dobave, prikazan na dokumentu.

  • Dodatne informacije — dodatno besedilo v nogi računa.

  • Oznake

  • Strukturirana referenca — neobvezno dodajte belgijsko strukturirano plačilno referenco.

  • Gumb „Plačaj zdaj“ — dodajte povezavo za spletno plačilo v dokument računa.

  • Dodatne informacije o računu (zložljivo) — incoterms, država izvoza, država proizvodnje, država končne namembnosti ter plačilni pogoji.

Izberete lahko tudi določene artikle naročila, ki bodo vključeni, kar omogoča selektivno zaračunavanje posameznih postavk.

Združeni računi

Za ustvarjanje enega računa za več naročil izberite naročila in uporabite možnost združenega računa. Vsa izbrana naročila morajo pripadati isti stranki. Neobvezno lahko dodate dodatno postavko z lastnim naslovom, zneskom in davčno stopnjo.

Številčenje računov

Številke računov se generirajo samodejno po letih in po poslovnih subjektih. Nastavite lahko predpono z dinamičnimi spremenljivkami, kot so (year), (year_2_digits), (month), (day), ter začetno številko. Predpona INV(year)- na primer ustvari INV2026-1, INV2026-2 in tako naprej.

Stran s podrobnostmi

Stran s podrobnostmi prikazuje:

Leva stran — podrobnosti računa:

  • ID računa, datum, povezana naročila, podjetje, stranka, davčna številka in PEPPOL identifikator.

  • Znesek, DDV (oznaka se prilagaja po državi) in skupaj.

  • Odstotek delnega zaračunavanja (kjer velja).

  • Rok plačila, datum dobave, dodatne informacije, incoterms, polja za države in plačilni pogoji.

  • Strukturirana komunikacija in oznake.

  • Status plačila — spremenljiv prek spustnega gumba.

  • Gumb Update za urejanje računa. Ko je račun poslan prek omrežja PEPPOL, ga ni več mogoče posodabljati.

Desna stran:

  • PDF predogled ustvarjenega računa z gumboma za tiskanje in odpiranje.

  • Transakcije — povezana plačila s prikazom ID transakcije, datuma, zneska in načina plačila.

  • Dnevnik aktivnosti — časovnica dejanj in komentarjev.

Status plačila

Vsak izhodni račun ima enega od treh statusov:

  • Plačano (zeleno)

  • V plačilu (rumena) — samodejno nastavljena, ko je rok plačila v prihodnosti.

  • Neplačano (rdeča)

Status lahko spremenite tako iz seznamskega pogleda kot s strani s podrobnostmi.

PEPPOL

Podjetja v Belgiji lahko izhajne račune pošiljajo elektronsko prek omrežja PEPPOL. Gumb Pošlji prek PEPPOL se prikaže, ko je stranka podjetje z davčno številko. Ko je račun poslan, se zaklene in ga ni več mogoče posodabljati. Status PEPPOL in časovni žig sta prikazana tako v seznamskem kot v podrobnem pogledu.

Izvoz UBL

Vsak izhajni račun lahko prenesete kot datoteko UBL XML s strani s podrobnostmi. Za skupinske izvoz uporabite funkcijo ZIP izvoza iz seznamskega pogleda, da prenesete vse račune za določeno časovno obdobje v formatu PDF ali UBL.

Dobropisi

Izhajne dobropise lahko ustvarite s strani s podrobnostmi naročila. Obrazec za dobropis Vam omogoča, da določite znesek (z DDV ali brez), davčno stopnjo, jezik in dodatno besedilo v nogi. Dobropisi so oštevilčeni ločeno s predpono CD.

Filtriranje

Seznam izhodnih računov je mogoče filtrirati po:

  • Obdobje datuma računa

  • Obdobje roka plačila

  • ID računa

  • Stanje plačila

  • Obseg skupnega zneska

  • Kontakt (stranka)

  • Označeno

  • Oznake

  • Podjetje (če imate več poslovnih subjektov)

  • Barva

Račune lahko izvozite tudi kot CSV ali prenesete kot arhiv ZIP.

Poglej Tudi