Facturi emise¶
Facturile emise sunt facturile pe care compania dumneavoastră le trimite clienților, generate de obicei din vânzări sau reparații. Gem Logic creează facturi PDF profesionale cu numerotare automată, urmărește starea plăților și acceptă trimiterea electronică a facturilor prin PEPPOL.
Crearea unei facturi emise¶
Facturile emise sunt întotdeauna create dintr-o comandă existentă — o vânzare, reparație sau creare. Procesul este identic indiferent dacă clientul este o persoană fizică sau un client profesional (companie); nu există un flux separat pentru clienții profesionali.
Deschideți pagina de detalii a comenzii, apăsați pe meniul derulant Make document din partea dreaptă sus și alegeți Invoice pentru a deschide formularul de factură. Factura este generată din articolele din acea comandă.
Notă
Invoice nu este disponibil pentru oferte sau memo-uri. Convertiți mai întâi oferta într-o vânzare, apoi facturați vânzarea.
Formularul vă permite să configurați:
Limba — limba documentului de factură (în mod implicit limba clientului).
Suma de facturat — facturați suma integrală sau o sumă parțială ca procent sau valoare fixă. La facturarea parțială, soldul rămas este urmărit pentru următoarea factură.
Perioada de plată — numărul de zile până la termenul limită de plată.
Data livrării — dată opțională de livrare afișată pe document.
Informații suplimentare — text adițional adăugat în subsolul facturii.
Etichete
Comunicare structurată — adăugați opțional o referință de plată structurată belgiană.
Buton plătește acum — adăugați un link de plată online la documentul de factură.
Informații suplimentare factură (pliabil) — incoterms, țara de export, țara de fabricație, țara de destinație finală și termenii de plată.
Puteți selecta, de asemenea, articole specifice din comandă pentru a fi incluse, permițând facturarea selectivă a liniilor individuale.
Facturi combinate¶
Pentru a crea o singură factură pentru mai multe comenzi, selectați comenzile și utilizați opțiunea de factură combinată. Toate comenzile selectate trebuie să aparțină aceluiași client. Puteți adăuga opțional o linie suplimentară cu un titlu personalizat, o sumă și o cotă de impozitare.
Numerotare facturi¶
Numerele facturilor sunt generate automat pe an per entitate de afaceri. Puteți configura un prefix cu substituenți dinamici precum (year), (year_2_digits), (month), (day) și un număr de pornire. De exemplu, un prefix INV(year)- produce INV2026-1, INV2026-2 și așa mai departe.
Pagina de detalii¶
Pagina de detalii afișează:
Partea stângă — detalii factură:
ID factură, dată, comenzi asociate, companie, client, cod fiscal și identificator PEPPOL.
Sumă, TVA (eticheta se adaptează în funcție de țară) și total.
Procentaj de facturare parțială (când este cazul).
Termen limită de plată, dată de livrare, informații suplimentare, incoterms, câmpuri țară și condiții de plată.
Comunicare structurată și etichete.
Stare plată — modificabilă printr-un buton derulant.
Un buton Update pentru a edita factura. Odată ce o factură a fost trimisă prin PEPPOL, aceasta nu mai poate fi actualizată.
Partea dreaptă:
Previzualizare PDF a facturii generate, cu butoane de imprimare și deschidere.
Tranzacții — plăți asociate care afișează ID tranzacție, dată, sumă și metodă de plată.
Jurnal de activitate — cronologia acțiunilor și comentariilor.
Starea plății¶
Fiecare factură emisă are unul dintre cele trei statusuri:
Plătit (verde)
În plată (galben) — setat automat când termenul limită de plată este în viitor.
Neplătit (roșu)
Statusul poate fi modificat atât din vizualizarea listă, cât și din pagina de detalii.
PEPPOL¶
Pentru afacerile din Belgia, facturile emise pot fi trimise electronic prin intermediul rețelei PEPPOL. Butonul Trimite prin PEPPOL apare atunci când clientul este o companie cu cod fiscal. Odată trimisă, factura este blocată și nu mai poate fi actualizată. Statusul PEPPOL și marcajul temporal sunt afișate atât în vizualizarea listă, cât și în vizualizarea de detalii.
Export UBL¶
Puteți descărca orice factură emisă sub formă de fișier UBL XML din pagina de detalii. Pentru exporturi în masă, utilizați funcția de export ZIP din vizualizarea listă pentru a descărca toate facturile dintr-un interval de date în format PDF sau UBL.
Note de credit¶
Notele de credit emise pot fi create din pagina de detalii a comenzii. Formularul de notă de credit vă permite să specificați suma (inclusiv sau exclusiv taxe), cota de impozitare, limba și text suplimentar în subsol. Notele de credit sunt numerotate separat cu prefixul CD.
Filtrare¶
Lista facturilor emise poate fi filtrată după:
Interval de date factură
Interval termen limită de plată
ID factură
Stare plată
Interval sumă totală
Contact (client)
Marcat
Etichete
Afacere (când aveți mai multe entități comerciale)
Culoare
Facturile pot fi, de asemenea, exportate în format CSV sau descărcate ca arhivă ZIP.