Εξερχόμενα τιμολόγια

Τα εξερχόμενα τιμολόγια είναι τα τιμολόγια που στέλνει η εταιρεία σας στους πελάτες, συνήθως δημιουργημένα από πωλήσεις ή επισκευές. Το Gem Logic δημιουργεί επαγγελματικά τιμολόγια PDF με αυτόματη αρίθμηση, παρακολουθεί την κατάσταση πληρωμής και υποστηρίζει την ηλεκτρονική αποστολή τιμολογίων μέσω PEPPOL.

Δημιουργία εξερχόμενου τιμολογίου

Τα εξερχόμενα τιμολόγια δημιουργούνται πάντα από μια υφιστάμενη παραγγελία — μια πώληση, επισκευή ή δημιουργία. Η διαδικασία είναι ίδια είτε ο πελάτης είναι ιδιώτης είτε επαγγελματίας (επιχειρηματικός πελάτης)· δεν υπάρχει ξεχωριστή ροή για επαγγελματίες πελάτες.

Ανοίξτε τη σελίδα λεπτομερειών της παραγγελίας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Make document στην πάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε Invoice για να ανοίξετε τη φόρμα τιμολογίου. Το τιμολόγιο δημιουργείται από τα είδη αυτής της παραγγελίας.

Σημείωση

Το Invoice δεν είναι διαθέσιμο για προσφορές ή σημειώματα. Μετατρέψτε πρώτα την προσφορά σε πώληση και μετά εκδώστε τιμολόγιο για την πώληση.

Η φόρμα σάς επιτρέπει να διαμορφώσετε:

  • Γλώσσα — η γλώσσα του εγγράφου τιμολογίου (προεπιλεγμένη η γλώσσα του πελάτη).

  • Ποσό χρέωσης — εκδώστε τιμολόγιο για το πλήρες ποσό ή για μερικό ποσό ως ποσοστό ή σταθερή αξία. Όταν εκδίδετε μερικό τιμολόγιο, το υπόλοιπο παρακολουθείται για το επόμενο τιμολόγιο.

  • Περίοδος πληρωμής — αριθμός ημερών μέχρι την προθεσμία πληρωμής.

  • Ημερομηνία παράδοσης — προαιρετική ημερομηνία παράδοσης που εμφανίζεται στο έγγραφο.

  • Επιπλέον πληροφορίες — πρόσθετο κείμενο που προστίθεται στο υποσέλιδο του τιμολογίου.

  • Ετικέτες

  • Δομημένη ανακοίνωση — προσθέστε προαιρετικά μια βελγική δομημένη αναφορά πληρωμής.

  • Κουμπί πληρωμής τώρα — προσθέστε έναν σύνδεσμο ηλεκτρονικής πληρωμής στο έγγραφο τιμολογίου.

  • Επιπλέον πληροφορίες τιμολογίου (αναδιπλούμενο) — incoterms, χώρα εξαγωγής, χώρα κατασκευής, χώρα τελικού προορισμού και όροι πληρωμής.

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε συγκεκριμένα είδη παραγγελίας προς συμπερίληψη, επιτρέποντας την επιλεκτική τιμολόγηση μεμονωμένων γραμμών ειδών.

Συνδυασμένα τιμολόγια

Για να δημιουργήσετε ένα μεμονωμένο τιμολόγιο για πολλαπλές παραγγελίες, επιλέξτε τις παραγγελίες και χρησιμοποιήστε την επιλογή συνδυασμένου τιμολογίου. Όλες οι επιλεγμένες παραγγελίες πρέπει να ανήκουν στον ίδιο πελάτη. Μπορείτε προαιρετικά να προσθέσετε μια επιπλέον γραμμή είδους με προσαρμοσμένο τίτλο, ποσό και φορολογικό συντελεστή.

Αρίθμηση τιμολογίων

Οι αριθμοί τιμολογίων δημιουργούνται αυτόματα ανά έτος ανά επιχειρηματική οντότητα. Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα πρόθεμα με δυναμικές μεταβλητές όπως (year), (year_2_digits), (month), (day) και έναν αριθμό εκκίνησης. Για παράδειγμα, ένα πρόθεμα INV(year)- παράγει INV2026-1, INV2026-2 και ούτω καθεξής.

Σελίδα λεπτομερειών

Η σελίδα λεπτομερειών εμφανίζει:

Αριστερή πλευρά — στοιχεία τιμολογίου:

  • Αναγνωριστικό τιμολογίου, ημερομηνία, συνδεδεμένες παραγγελίες, εταιρεία, πελάτης, αριθμός ΦΠΑ και αναγνωριστικό PEPPOL.

  • Ποσό, ΦΠΑ (η ετικέτα προσαρμόζεται ανά χώρα) και σύνολο.

  • Ποσοστό μερικής τιμολόγησης (όταν ισχύει).

  • Προθεσμία πληρωμής, ημερομηνία παράδοσης, επιπλέον πληροφορίες, incoterms, πεδία χώρας και όροι πληρωμής.

  • Δομημένη επικοινωνία και ετικέτες.

  • Κατάσταση πληρωμής — τροποποιήσιμη μέσω κουμπιού αναπτυσσόμενου μενού.

  • Ένα κουμπί Ενημέρωση για την επεξεργασία του τιμολογίου. Αφού ένα τιμολόγιο έχει σταλεί μέσω PEPPOL, δεν μπορεί πλέον να ενημερωθεί.

Δεξιά πλευρά:

  • Προεπισκόπηση PDF του δημιουργημένου τιμολογίου με κουμπιά εκτύπωσης και ανοίγματος.

  • Συναλλαγές — συνδεδεμένες πληρωμές που εμφανίζουν αναγνωριστικό συναλλαγής, ημερομηνία, ποσό και μέθοδο πληρωμής.

  • Αρχείο δραστηριότητας — χρονολόγιο ενεργειών και σχολίων.

Κατάσταση πληρωμής

Κάθε εξερχόμενο τιμολόγιο έχει μία από τις τρεις καταστάσεις:

  • Πληρώθηκε (πράσινο)

  • Υπό πληρωμή (κίτρινο) — ορίζεται αυτόματα όταν η προθεσμία πληρωμής βρίσκεται στο μέλλον.

  • Απλήρωτο (κόκκινο)

Η κατάσταση μπορεί να αλλάξει τόσο από τη λίστα όσο και από τη σελίδα λεπτομερειών.

PEPPOL

Για επιχειρήσεις στο Βέλγιο, τα εξερχόμενα τιμολόγια μπορούν να σταλούν ηλεκτρονικά μέσω του δικτύου PEPPOL. Το κουμπί Αποστολή μέσω PEPPOL εμφανίζεται όταν ο πελάτης είναι εταιρεία με αριθμό ΦΠΑ. Αφού σταλεί, το τιμολόγιο κλειδώνεται και δεν μπορεί πλέον να ενημερωθεί. Η κατάσταση PEPPOL και η χρονοσήμανση εμφανίζονται τόσο στη λίστα όσο και στις προβολές λεπτομερειών.

Εξαγωγή UBL

Μπορείτε να κατεβάσετε οποιοδήποτε εξερχόμενο τιμολόγιο ως αρχείο UBL XML από τη σελίδα λεπτομερειών. Για μαζικές εξαγωγές, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα εξαγωγής ZIP από τη λίστα για να κατεβάσετε όλα τα τιμολόγια μιας χρονικής περιόδου σε μορφή PDF ή UBL.

Πιστωτικά σημειώματα

Τα εξερχόμενα πιστωτικά σημειώματα μπορούν να δημιουργηθούν από τη σελίδα λεπτομερειών παραγγελίας. Η φόρμα πιστωτικού σημειώματος σάς επιτρέπει να καθορίσετε το ποσό (με ή χωρίς ΦΠΑ), τον συντελεστή ΦΠΑ, τη γλώσσα και επιπλέον κείμενο υποσέλιδου. Τα πιστωτικά σημειώματα αριθμούνται ξεχωριστά με πρόθεμα CD.

Φιλτράρισμα

Η λίστα εξερχόμενων τιμολογίων μπορεί να φιλτραριστεί κατά:

  • Εύρος ημερομηνίας τιμολογίου

  • Εύρος προθεσμίας πληρωμής

  • Αναγνωριστικό τιμολογίου

  • Κατάσταση πληρωμής

  • Εύρος συνολικού ποσού

  • Επαφή (πελάτης)

  • Επισημασμένο

  • Ετικέτες

  • Επιχείρηση (όταν έχετε πολλαπλές επιχειρηματικές οντότητες)

  • Χρώμα

Τα τιμολόγια μπορούν επίσης να εξαχθούν ως CSV ή να κατέβουν ως αρχείο ZIP.

Δείτε επίσης