Ausgangsrechnungen¶

Ausgangsrechnungen sind die Rechnungen, die Ihr Unternehmen an Kunden sendet, typischerweise erstellt aus Verkäufen oder Reparaturen. Gem Logic erstellt professionelle PDF-Rechnungen mit automatischer Nummerierung, verfolgt den Zahlungsstatus und unterstützt den elektronischen Versand von Rechnungen über PEPPOL.

Eine Ausgangsrechnung erstellen¶

Ausgangsrechnungen werden immer aus einem bestehenden Auftrag erstellt — einem Verkauf, einer Reparatur oder einer Anfertigung. Der Vorgang ist identisch, unabhängig davon, ob der Kunde eine Privatperson oder ein gewerblicher Kunde (Geschäftskunde) ist; es gibt keinen separaten Ablauf für gewerbliche Kunden.

Öffnen Sie die Detailseite des Auftrags, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Make document oben rechts und wählen Sie Invoice, um das Rechnungsformular zu öffnen. Die Rechnung wird aus den Artikeln dieses Auftrags generiert.

Bemerkung

Invoice ist für Angebote oder Memos nicht verfügbar. Wandeln Sie das Angebot zuerst in einen Verkauf um und erstellen Sie dann die Rechnung für den Verkauf.

Das Formular ermöglicht Ihnen folgende Konfiguration:

Sprache — die Sprache des Rechnungsdokuments (standardmäßig die Sprache des Kunden).
Rechnungsbetrag — berechnen Sie den vollen Betrag oder einen Teilbetrag als Prozentsatz oder festen Wert. Bei Teilrechnungen wird der verbleibende Saldo für die nächste Rechnung nachverfolgt.
Zahlungsfrist — Anzahl der Tage bis zum Zahlungsziel.
Lieferdatum — optionales Lieferdatum, das auf dem Dokument angezeigt wird.
Zusätzliche Informationen — zusätzlicher Text, der in der Fußzeile der Rechnung hinzugefügt wird.
Tags
Strukturierte Kommunikation — fügen Sie optional eine belgische strukturierte Zahlungsreferenz hinzu.
Jetzt-bezahlen-Schaltfläche — fügen Sie dem Rechnungsdokument einen Link für Online-Zahlung hinzu.
Zusätzliche Rechnungsinformationen (einklappbar) — Incoterms, Exportland, Herstellungsland, endgültiges Bestimmungsland und Zahlungsbedingungen.

Sie können auch bestimmte Auftragspositionen zur Aufnahme auswählen und so eine selektive Abrechnung einzelner Positionen ermöglichen.

Kombinierte Rechnungen¶

Um eine einzelne Rechnung für mehrere Aufträge zu erstellen, wählen Sie die Aufträge aus und verwenden die Option für kombinierte Rechnungen. Alle ausgewählten Aufträge müssen demselben Kunden gehören. Sie können optional eine zusätzliche Position mit einem benutzerdefinierten Titel, Betrag und Steuersatz hinzufügen.

Rechnungsnummerierung¶

Rechnungsnummern werden automatisch pro Jahr und pro Unternehmen generiert. Sie können ein Präfix mit dynamischen Platzhaltern wie (year), (year_2_digits), (month), (day) und einer Startnummer konfigurieren. Beispielsweise erzeugt das Präfix INV(year)- die Nummern INV2026-1, INV2026-2 usw.

Detailseite¶

Die Detailseite zeigt:

Linke Seite — Rechnungsdetails:

Rechnungs-ID, Datum, verknüpfte Bestellungen, Unternehmen, Kunde, Steuernummer und PEPPOL-Identifikator.
Betrag, MwSt. (Bezeichnung passt sich je nach Land an) und Summe.
Prozentsatz der Teilrechnung (falls zutreffend).
Zahlungsfrist, Lieferdatum, Zusatzinfo, Incoterms, Länderfelder und Zahlungsbedingungen.
Strukturierte Mitteilung und Tags.
Zahlungsstatus — änderbar über einen Dropdown-Button.
Ein Button Update zum Bearbeiten der Rechnung. Sobald eine Rechnung über PEPPOL versendet wurde, kann sie nicht mehr aktualisiert werden.

Rechte Seite:

PDF-Vorschau der generierten Rechnung mit Druck- und Öffnen-Buttons.
Transaktionen — verknüpfte Zahlungen mit Transaktions-ID, Datum, Betrag und Zahlungsmethode.
Aktivitätsprotokoll — Zeitleiste von Aktionen und Kommentaren.

Zahlungsstatus¶

Jede ausgehende Rechnung hat einen von drei Status:

Bezahlt (grün)
In Zahlung (gelb) — wird automatisch gesetzt, wenn die Zahlungsfrist in der Zukunft liegt.
Unbezahlt (rot)

Der Status kann sowohl in der Listenansicht als auch auf der Detailseite geändert werden.

PEPPOL¶

Für Unternehmen in Belgien können ausgehende Rechnungen elektronisch über das PEPPOL-Netzwerk versendet werden. Der Button Per PEPPOL senden erscheint, wenn der Kunde ein Unternehmen mit Steuernummer ist. Nach dem Versand ist die Rechnung gesperrt und kann nicht mehr aktualisiert werden. Der PEPPOL-Status und Zeitstempel werden sowohl in der Listen- als auch in der Detailansicht angezeigt.

UBL-Export¶

Sie können jede ausgehende Rechnung als UBL-XML-Datei von der Detailseite herunterladen. Für Massenexporte nutzen Sie die ZIP-Exportfunktion in der Listenansicht, um alle Rechnungen eines Datumsbereichs im PDF- oder UBL-Format herunterzuladen.

Gutschriften¶

Ausgehende Gutschriften können von der Bestelldetailseite erstellt werden. Das Gutschriftsformular ermöglicht Ihnen die Angabe des Betrags (inklusive oder exklusive MwSt.), des Steuersatzes, der Sprache und eines zusätzlichen Fußzeilentexts. Gutschriften werden separat mit dem Präfix CD nummeriert.

Filterung¶

Die Liste der ausgehenden Rechnungen kann gefiltert werden nach:

Rechnungsdatumsbereich
Zahlungsfristbereich
Rechnungs-ID
Zahlungsstatus
Gesamtbetragsbereich
Kontakt (Kunde)
Markiert
Tags
Unternehmen (bei mehreren Geschäftseinheiten)
Farbe

Rechnungen können auch als CSV exportiert oder als ZIP-Archiv heruntergeladen werden.

Siehe auch