Zu bearbeitende Rechnungen

Die Seite „Zu bearbeitende Rechnungen“ ist ein Staging-Bereich für eingehende Lieferantenrechnungen. Anstatt jedes Feld manuell einzugeben, können Sie Ihre Rechnungen hochladen und die KI von Gem Logic die wichtigsten Informationen automatisch extrahieren lassen. Anschließend prüfen und bestätigen Sie jede Rechnung, bevor sie gespeichert wird.

Hochladen von Rechnungen

Auf der Seite „Zu bearbeitende Rechnungen“ ziehen Sie Dateien per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Durchsuchen. Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hochladen — PDF-Dokumente und Bilder werden unterstützt.

Nach dem Hochladen wird jede Datei zur Verarbeitung in die Warteschlange eingereiht. Gem Logic nutzt KI, um das Dokument zu analysieren und Folgendes zu extrahieren:

  • Lieferant (abgeglichen mit Ihren vorhandenen Kontakten)

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer

  • Strukturierte Mitteilung (belgische Zahlungsreferenz)

  • Betrag (exkl. MwSt.)

  • MwSt.-Betrag

  • Währung

Bilddateien werden automatisch in PDF konvertiert.

Verarbeitungswarteschlange

Die Warteschlangentabelle zeigt jede hochgeladene Rechnung mit ihrem aktuellen Status:

  • In Bearbeitung — die KI analysiert das Dokument noch.

  • Bereit — die Analyse ist abgeschlossen und die Rechnung ist zur Prüfung bereit.

Bei bereiten Rechnungen werden die von der KI extrahierten Werte (Unternehmen, Datum, Rechnungsnummer, Betrag, MwSt., Währung) direkt in der Tabelle angezeigt.

Prüfung einer Rechnung

Klicken Sie auf eine Rechnung in der Warteschlange, um den Prüfungsbildschirm zu öffnen. Dieser zeigt eine geteilte Ansicht:

  • Linke Seite: eine Vorschau des hochgeladenen Dokuments.

  • Rechte Seite: ein vorausgefülltes Formular mit den durch KI extrahierten Werten. Ein Live-Rechner zeigt während der Bearbeitung die Gesamtsumme (Betrag + MwSt.).

Überprüfen Sie die Werte und korrigieren Sie alles, was die KI möglicherweise falsch erfasst hat. Wenn bereits eine Eingangsrechnung mit demselben Lieferanten und derselben Rechnungsnummer existiert, wird eine Duplikat-Warnung angezeigt.

Wenn Sie auf Speichern klicken:

  1. Eine Eingangsrechnung wird mit den bestätigten Werten erstellt.

  2. Die hochgeladene Datei wird der neuen Rechnung angehängt.

  3. Wenn eine Transaktion mit passender strukturierter Kommunikation oder passendem Datum und Betrag gefunden wird, wird sie automatisch mit der Rechnung verknüpft.

  4. Der bearbeitete Eintrag wird aus der Warteschlange entfernt und Sie gelangen automatisch zur nächsten Rechnung.

Sie können zwischen Rechnungen mithilfe der Schaltflächen Vorherige und Nächste oder mit den Tastenkombinationen Strg+Umschalt+Links und Strg+Umschalt+Rechts navigieren.

Wenn alle Rechnungen bearbeitet wurden, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Siehe auch