Unternehmen¶

In Gem Logic repräsentiert ein Unternehmen die zentrale Identität Ihrer Firma, ihre Rechtsform und ihre operative Struktur.

Siehe auch

Abteilungen
MwSt.-Sätze

Konfiguration¶

Um ein Unternehmen einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

Konfigurieren Sie die Unternehmensdetails.
Richten Sie Abteilungen ein.
Konfigurieren Sie MwSt.-Sätze.

Unternehmensdetails¶

Um Ihr Unternehmen zu konfigurieren, gehen Sie zu Configuration ‣ Companies und konfigurieren Sie die folgenden Felder:

Business name: Der offizielle Name Ihres Unternehmens.
Company number: Ihre Unternehmensregistrierungsnummer.
TAX number: Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Country: Das Land, in dem Ihr Unternehmen registriert ist.
Währung: Die Währung, die für alle Transaktionen verwendet wird.
PEPPOL-Kennung: Ihre PEPPOL-Netzwerkkennung für die elektronische Rechnungsstellung.
EORI-Nummer: Registrierungs- und Identifikationsnummer für Wirtschaftsbeteiligte im Zollwesen.

Rechnungseinstellungen¶

Rechnungspräfix: Präfix, das vor Rechnungsnummern gesetzt wird (z. B. erzeugt (year)- die Nummer 2024-0001).
Rechnungsnummern-Versatz: Ein optionaler Versatz, der zum automatischen Rechnungszähler hinzugefügt wird. Siehe Rechnungsnummern-Versatz.
Gutschriftpräfix: Präfix für Gutschriftnummern.

Rechnungsnummern-Versatz¶

Gem Logic nummeriert Ihre Rechnungen automatisch ab 1 und erhöht die Nummer für jede neue Rechnung um eins. Mit dem Rechnungsnummern-Versatz können Sie diesen Zähler verschieben, sodass die generierte Rechnungsnummer gleich Zähler + Versatz ist.

Dies ist vor allem dann nützlich, wenn Sie von einem anderen System zu Gem Logic migrieren und möchten, dass Ihre neuen Rechnungen dort weiterzählen, wo das alte System aufgehört hat, anstatt wieder bei 1 zu beginnen.

Wenn Sie beispielsweise in Ihrer alten Software Rechnungen bis zur Nummer 150 erstellt haben und Ihre erste Gem Logic-Rechnung die Nummer 151 haben soll, setzen Sie den Rechnungsnummern-Versatz auf 150. Die erste in Gem Logic erstellte Rechnung erhält dann die Nummer 151 (1 + 150), die nächste 152 und so weiter.

Tipp

Lassen Sie das Feld leer, wenn Ihre Rechnungsnummerierung einfach bei 1 beginnen soll.

Abteilungen¶

Abteilungen stellen Untergliederungen innerhalb eines Unternehmens dar, wie regionale Niederlassungen, Geschäftsbereiche oder eigenständige Marken, die unter einem gemeinsamen Mutterunternehmen tätig sind. Jede Abteilung kann ihr eigenes Branding, Kontaktinformationen und Dokumenteinstellungen haben und bleibt dabei Teil derselben juristischen Person.

Bemerkung

Wenn Sie unabhängige Tochtergesellschaften mit eigenständiger Rechtsform haben, sollten diese als zusätzliche Unternehmen angelegt werden, nicht als Abteilungen.

Konfiguration¶

Jede Abteilung ist mit ihrem Mutterunternehmen verbunden, kann aber abweichende oder spezifische Informationen enthalten, wie ihre Adresse, ihr Logo oder die Fußzeilentexte ihrer Dokumente.

Um eine Abteilung anzulegen, gehen Sie zu Konfiguration ‣ Unternehmen und fügen Sie eine neue Abteilung unter Ihrem Unternehmen hinzu. Konfigurieren Sie die folgenden Felder:

Abteilungsname: Der offizielle Name der Abteilung.
Geläufiger Name: Ein alternativer Name für die Kommunikation (z. B. ein Markenname).
Bankkontonummer: Die IBAN für diese Abteilung.
Hauptabteilung: Aktivieren Sie dies, um sie zur Hauptabteilung zu machen.

Wichtig

Pro Unternehmen kann nur eine Abteilung als Hauptabteilung festgelegt werden. Wenn Sie eine Abteilung als Hauptabteilung markieren, wird eine zuvor als Hauptabteilung festgelegte Abteilung automatisch aktualisiert.

Adresse und Kontakt¶

Straße, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Land
Website
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Geschäftsführer

Bemerkung

Diese Angaben sind das, was auf Ihren Dokumenten und Belegen gedruckt wird. Die Telefonnummer, Adresse und E-Mail-Adresse der Abteilung, die auf einem gedruckten oder PDF-Beleg erscheint, stammen von hier und werden über die Variablen ((phone)), ((address)) … in die Dokument- und Belegfußzeilen eingefügt. Wenn Sie die Telefonnummer bei dieser Abteilung aktualisieren, wird sie überall dort korrigiert, wo diese Angaben erscheinen. Wenn Sie nur ändern möchten, was ein Beleg anzeigt, können Sie den Belegtext auch direkt auf der Druckerkonfigurationsseite bearbeiten (Konfiguration ‣ Drucker, unter /settings/configure-printers) – siehe Druckerkonfiguration.

Logo-Einstellungen¶

Logo: Das Logo, das auf Dokumenten dieser Abteilung angezeigt wird.
Logo-Ausrichtung: Wählen Sie zwischen linksbündig, zentriert oder rechtsbündig.
Logo für Zertifikate: Ein separates Logo, das speziell auf Zertifikaten verwendet wird.

Fußzeilentexte für Dokumente¶

Jede Abteilung kann individuelle Kopf- und Fußzeilentexte für verschiedene Dokumenttypen haben. Dies ermöglicht es Ihnen, spezifische Bedingungen, Konditionen oder rechtliche Informationen auf Ihren Unternehmensdokumenten einzufügen.

Kopfzeilentext: Text, der oben auf allen Dokumenten angezeigt wird.
Rechnungs-Fußzeilentext: Text, der unten auf Rechnungen angezeigt wird.
Gutschrift-Fußzeilentext: Text, der unten auf Gutschriften angezeigt wird.
Angebots-Fußzeilentext: Text, der unten auf Angeboten angezeigt wird.
Lieferschein-Fußzeilentext: Text, der unten auf Lieferscheinen angezeigt wird.
Bestellformular-Fußzeilentext: Text, der unten auf Bestellformularen angezeigt wird.
Reparaturformular-Fußzeilentext: Text, der unten auf Reparaturformularen angezeigt wird.
Quittungs-Fußzeilentext: Text, der unten auf Quittungen angezeigt wird.
Memo-Fußzeilentext: Text, der unten auf Memos angezeigt wird.

Tipp

Sie können dynamische Variablen in Ihren Kopf-, Fußzeilen- und Belegtexten verwenden. Die eigenen Angaben der Abteilung:

((division_name)) – Der Name der Abteilung.
((address)) – Straßenadresse.
((postcode)), ((city)), ((state)), ((country)) – Ortsfelder.
((phone)) – Die Telefonnummer der Abteilung.
((email_address)) – Die E-Mail-Adresse der Abteilung.
((website)) – Die Website der Abteilung.
((iban)) – Die Bankkontonummer der Abteilung.

Und Platzhalter für Unterschrift und Beträge:

((client_signature)) - Platzhalter für die Unterschrift des Kunden.
((client_signature_date)) - Das Datum der Unterschrift des Kunden.
((seller_signature)) - Platzhalter für die Unterschrift des Verkäufers.
((seller_signature_date)) - Das Datum der Unterschrift des Verkäufers.
((xx_amount_percentage)) - Ein Prozentbetrag (ersetzen Sie xx durch den tatsächlichen Prozentsatz).

Die Variablen sind optional. Sie können die Angaben auch einfach als reinen Text eingeben (z. B. die Telefonnummer direkt schreiben, anstatt ((phone)) zu verwenden) oder getippten Text und Variablen in derselben Fußzeile mischen.

Weitere Optionen¶

Transaktionen auf Rechnung anzeigen: Aktivieren Sie diese Option, um Transaktionsdetails auf Rechnungen anzuzeigen.

MwSt.-Sätze¶

Jedes Unternehmen kann mehrere MwSt.-Sätze konfiguriert haben. Dies ist hilfreich, wenn Ihre Produkte oder Dienstleistungen unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen (z. B. 0 %, 6 %, 12 %, 21 %).

Um MwSt.-Sätze zu verwalten, gehen Sie zu Configuration ‣ Companies und konfigurieren Sie Folgendes:

MwSt.-Satz: Der Prozentsatz.
Name: Ein optionaler Name für den Satz (z. B. „Ermäßigter Satz“, „Normalsatz“).
Standard: Markieren Sie einen Satz als Standard, der automatisch auf neue Produkte angewendet wird.
Zusatzsatz: Ein zusätzlicher Satz, der in bestimmten Fällen angewendet werden kann.
Zusatzsatz-Obergrenze: Eine maximale Grenze für den Zusatzsatz.

Bemerkung

Pro Unternehmen kann nur ein MwSt.-Satz als Standard festgelegt werden.