Virksomhed

I Gem Logic repræsenterer en Virksomhed Deres virksomheds kerneidentitet, juridiske enhed og operationelle struktur.

Se også

• Afdelinger

• Momssatser

Konfiguration

For at opsætte en virksomhed skal De følge disse trin:

1. Konfigurer virksomhedsoplysningerne.

2. Opsæt afdelinger.

3. Konfigurer momssatser.

Virksomhedsoplysninger

For at konfigurere Deres virksomhed skal De gå til Konfiguration ‣ Virksomheder og konfigurere følgende felter:

• Virksomhedsnavn: Det officielle navn på Deres virksomhed.

• Virksomhedsnummer: Deres virksomheds registreringsnummer.

• Momsnummer: Deres moms- eller skatteidentifikationsnummer.

• Land: Det land, hvor Deres virksomhed er registreret.

• Valuta: Den valuta, der bruges til alle transaktioner.

• PEPPOL-identifikation: Deres PEPPOL-netværksidentifikation til elektronisk fakturering.

• EORI-nummer: Registrerings- og identifikationsnummer for økonomiske operatører til told.

Faktureringsindstillinger

• Fakturapræfiks: Præfiks tilføjet før fakturanumre (f.eks. genererer (year)- nummeret 2024-0001).

• Fakturanummer-offset: En valgfri forskydning tilføjet oven på den automatiske fakturatæller. Se Fakturanummer-offset.

• Kreditnotapræfiks: Præfiks for kreditnotanumre.

Fakturanummer-offset

Gem Logic nummererer automatisk Deres fakturaer fra 1 og øger nummeret med én for hver ny faktura. Fakturanummer-offset giver mulighed for at forskyde denne tæller, så det genererede fakturanummer svarer til tæller + offset.

Dette er primært nyttigt, når De migrerer til Gem Logic fra et andet system og ønsker, at Deres nye fakturaer fortsætter dér, hvor det gamle system slap, i stedet for at starte forfra ved 1.

Hvis De f.eks. tidligere har udstedt fakturaer op til nummer 150 i Deres gamle software og ønsker, at Deres første Gem Logic-faktura skal være 151, sætter De Fakturanummer-offset til 150. Den første faktura oprettet i Gem Logic får derefter nummeret 151 (1 + 150), den næste 152 og så fremdeles.

Tip

Lad feltet være tomt, hvis De ønsker, at Deres fakturanummerering blot starter ved 1.

Afdelinger

Afdelinger repræsenterer underopdelinger inden for en virksomhed, såsom regionale kontorer, divisioner eller separate brands, der opererer under et fælles moderselskab. Hver afdeling kan have sin egen brandidentitet, kontaktinformation og dokumentindstillinger, samtidig med at den forbliver del af samme juridiske enhed.

Bemærk

Hvis De har uafhængige datterselskaber med separate juridiske identiteter, skal disse oprettes som yderligere virksomheder, ikke som afdelinger.

Konfiguration

Hver afdeling er knyttet til sit moderselskab, men kan indeholde forskellige eller specifikke oplysninger, såsom sin adresse, logo eller bundfodstekster til dokumenter.

For at oprette en afdeling, gå til Konfiguration ‣ Virksomhed og tilføj en ny afdeling under Deres virksomhed. Konfigurer følgende felter:

• Afdelingsnavn: Det officielle navn på afdelingen.

• Taltnavn: Et alternativt navn anvendt i kommunikation (f.eks. et brandnavn).

• Bankkontonummer: IBAN for denne afdeling.

• Primær afdeling: Markér dette for at gøre den til hovedafdelingen.

Vigtigt

Kun én afdeling pr. virksomhed kan angives som primær. Hvis De markerer en afdeling som primær, opdateres enhver tidligere primær afdeling automatisk.

Adresse og kontakt

• Gade, By, Region, Postnummer, Land

• Hjemmeside

• Telefonnummer

• E-mailadresse

• Administrerende direktør

Bemærk

Disse oplysninger er det, der udskrives på Deres dokumenter og kvitteringer. Butikkens Telefonnummer, adresse og e-mail vist på en printet eller PDF-kvittering kommer herfra, indsat gennem variablerne ((phone)), ((address)) … i dokument- og kvitteringssidefødder. Opdatering af Telefonnummer for denne afdeling retter det overalt, hvor disse oplysninger vises. Hvis De kun ønsker at ændre, hvad en kvittering viser, kan De også redigere kvitteringsteksten direkte på printerkonfigurationssiden (Konfiguration ‣ Printere, på /settings/configure-printers) — se Printerkonfiguration.

Logoindstillinger

• Logo: Logoet der vises på dokumenter for denne afdeling.

• Logojustering: Vælg mellem venstre, centreret eller højre justering.

• Logo til certifikater: Et separat logo der bruges specifikt på certifikater.

Dokumentsidefodstekster

Hver afdeling kan have tilpassede overskrifts- og sidefodstekster til forskellige dokumenttyper. Dette giver Dem mulighed for at inkludere specifikke vilkår, betingelser eller juridiske oplysninger på Deres virksomhedsdokumenter.

• Overskriftstekst: Tekst der vises øverst på alle dokumenter.

• Fakturasidefodstekst: Tekst der vises nederst på fakturaer.

• Kreditnotasidefodstekst: Tekst der vises nederst på kreditnotaer.

• Tilbudssidefodstekst: Tekst der vises nederst på tilbud.

• Følgeseddelsidefodstekst: Tekst der vises nederst på følgesedler.

• Ordreformularsidefodstekst: Tekst der vises nederst på ordreformularer.

• Reparationsformularsidefodstekst: Tekst der vises nederst på reparationsformularer.

• Kvitteringssidefodstekst: Tekst der vises nederst på kvitteringer.

• Memosidefodstekst: Tekst der vises nederst på memoer.

Tip

De kan bruge dynamiske variabler i Deres overskrifts-, sidefods- og kvitteringstekster. Afdelingens egne oplysninger:

• ((division_name)) - Afdelingens navn.

• ((address)) - Gadeadresse.

• ((postcode)), ((city)), ((state)), ((country)) - Placeringfelter.

• ((phone)) - Afdelingens telefonnummer.

• ((email_address)) - Afdelingens e-mailadresse.

• ((website)) - Afdelingens hjemmeside.

• ((iban)) - Afdelingens bankkontonummer.

Og pladsholdere til underskrift og beløb:

• ((client_signature)) - Pladsholderen for kundens underskrift.

• ((client_signature_date)) - Datoen for kundens underskrift.

• ((seller_signature)) - Pladsholderen for sælgerens underskrift.

• ((seller_signature_date)) - Datoen for sælgers underskrift.

• ((xx_amount_percentage)) - Et procentbeløb (erstat xx med den faktiske procent).

Variablerne er valgfrie. De kan også bare indtaste oplysningerne som almindelig tekst (f.eks. skrive telefonnummeret direkte i stedet for at bruge ((phone))), eller blande indtastet tekst og variabler i samme sidefod.

Andre muligheder

• Vis transaktioner på faktura: Aktivér dette for at vise transaktionsdetaljer på fakturaer.

Momssatser

Hver virksomhed kan have flere momssatser konfigureret. Dette er nyttigt, når Deres produkter eller tjenesteydelser er underlagt forskellige momssatser (f.eks. 0 %, 6 %, 12 %, 21 %).

For at administrere momssatser skal De gå til Konfiguration ‣ Virksomheder og konfigurere følgende:

• Momssats: Procentsatsen.

• Navn: Et valgfrit navn til satsen (f.eks. »Reduceret sats«, »Standardsats«).

• Standard: Markér én sats som standard, så den automatisk anvendes på nye produkter.

• Ekstrasats: En ekstra sats, der kan gælde i specifikke tilfælde.

• Loft for ekstrasats: En maksimumsgrænse for ekstrasatsen.

Bemærk

Kun én momssats kan sættes som standard pr. virksomhed.