Εταιρεία

Στο Gem Logic, μια Εταιρεία αντιπροσωπεύει τη βασική ταυτότητα της εταιρείας σας, τη νομική οντότητα και τη λειτουργική δομή.

Δείτε επίσης

• Τμήματα

• Συντελεστές ΦΠΑ

Διαμόρφωση

Για να ρυθμίσετε μια εταιρεία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Ρυθμίστε τα στοιχεία της εταιρείας.

2. Ρυθμίστε τα τμήματα.

3. Ρυθμίστε τους συντελεστές ΦΠΑ.

Στοιχεία Εταιρείας

Για να ρυθμίσετε την εταιρεία σας, μεταβείτε στο Διαμόρφωση ‣ Εταιρείες και ρυθμίστε τα ακόλουθα πεδία:

• Επωνυμία επιχείρησης: Η επίσημη επωνυμία της εταιρείας σας.

• Αριθμός εταιρείας: Ο αριθμός μητρώου της εταιρείας σας.

• Αριθμός ΦΠΑ: Ο αριθμός φορολογικής ταυτότητας ή ΦΠΑ σας.

• Χώρα: Η χώρα όπου είναι εγγεγραμμένη η εταιρεία σας.

• Νόμισμα: Το νόμισμα που χρησιμοποιείται για όλες τις συναλλαγές.

• Αναγνωριστικό PEPPOL: Το αναγνωριστικό δικτύου PEPPOL σας για ηλεκτρονική τιμολόγηση.

• Αριθμός EORI: Αριθμός Μητρώου και Αναγνώρισης Οικονομικών Φορέων για τελωνεία.

Ρυθμίσεις τιμολογίων

• Πρόθεμα τιμολογίου: Πρόθεμα που προστίθεται πριν από τους αριθμούς τιμολογίων (π.χ., (year)- δημιουργεί 2024-0001).

• Μετατόπιση αρίθμησης τιμολογίου: Μια προαιρετική μετατόπιση που προστίθεται επιπλέον του αυτόματου μετρητή τιμολογίων. Δείτε Μετατόπιση αρίθμησης τιμολογίου.

• Πρόθεμα πιστωτικού σημειώματος: Πρόθεμα για τους αριθμούς πιστωτικών σημειωμάτων.

Μετατόπιση αρίθμησης τιμολογίου

Το Gem Logic αριθμεί αυτόματα τα τιμολόγιά σας ξεκινώντας από το 1 και αυξάνεται κατά ένα για κάθε νέο τιμολόγιο. Η Μετατόπιση αρίθμησης τιμολογίου σας επιτρέπει να μετατοπίσετε αυτόν τον μετρητή ώστε ο παραγόμενος αριθμός τιμολογίου να ισούται με μετρητής + μετατόπιση.

Αυτό είναι κυρίως χρήσιμο όταν μεταναστεύετε στο Gem Logic από ένα άλλο σύστημα και θέλετε τα νέα τιμολόγιά σας να συνεχίσουν από εκεί που σταμάτησε το παλιό σύστημα, αντί να ξεκινήσετε πάλι από το 1.

Για παράδειγμα, εάν προηγουμένως εκδίδατε τιμολόγια μέχρι τον αριθμό 150 στο παλιό σας λογισμικό και θέλετε το πρώτο σας τιμολόγιο Gem Logic να είναι 151, ορίστε τη Μετατόπιση αρίθμησης τιμολογίου σε 150. Το πρώτο τιμολόγιο που δημιουργήθηκε στο Gem Logic θα αριθμηθεί τότε 151 (1 + 150), το επόμενο 152, και ούτω καθεξής.

Πρακτική συμβουλή

Αφήστε το πεδίο κενό αν θέλετε η αρίθμηση των τιμολογίων σας να ξεκινά απλώς από το 1.

Τμήματα

Τα τμήματα αντιπροσωπεύουν υποδιαιρέσεις εντός μιας εταιρείας, όπως περιφερειακά γραφεία, τμήματα ή ξεχωριστές επωνυμίες που λειτουργούν υπό μια κοινή μητρική εταιρεία. Κάθε τμήμα μπορεί να έχει τη δική του ταυτότητα επωνυμίας, στοιχεία επικοινωνίας και ρυθμίσεις εγγράφων, ενώ παραμένει μέρος της ίδιας νομικής οντότητας.

Σημείωση

Εάν έχετε ανεξάρτητες θυγατρικές με ξεχωριστές νομικές ταυτότητες, αυτές θα πρέπει να δημιουργηθούν ως πρόσθετες εταιρείες και όχι ως τμήματα.

Διαμόρφωση

Κάθε τμήμα συνδέεται με τη μητρική του εταιρεία, αλλά μπορεί να περιέχει διαφορετικές ή συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως τη διεύθυνσή του, το λογότυπό του ή κείμενα υποσέλιδου εγγράφων.

Για να δημιουργήσετε ένα τμήμα, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις ‣ Εταιρεία και προσθέστε ένα νέο τμήμα υπό την εταιρεία σας. Διαμορφώστε τα ακόλουθα πεδία:

• Όνομα τμήματος: Η επίσημη ονομασία του τμήματος.

• Προφορική επωνυμία: Μια εναλλακτική ονομασία που χρησιμοποιείται στην επικοινωνία (π.χ., επωνυμία μάρκας).

• Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού: Ο IBAN για αυτό το τμήμα.

• Κύριο τμήμα: Επιλέξτε αυτό για να το ορίσετε ως το κύριο τμήμα.

Σημαντικό

Μόνο ένα τμήμα ανά εταιρεία μπορεί να οριστεί ως κύριο. Εάν επισημάνετε ένα τμήμα ως κύριο, οποιοδήποτε προηγουμένως κύριο τμήμα θα ενημερωθεί αυτόματα.

Διεύθυνση και επικοινωνία

• Οδός, Πόλη, Περιφέρεια, Ταχυδρομικός κώδικας, Χώρα

• Ιστότοπος

• Αριθμός τηλεφώνου

• Διεύθυνση email

• Γενικός διευθυντής

Σημείωση

Αυτά τα στοιχεία εκτυπώνονται στα έγγραφά σας και τις αποδείξεις. Ο Αριθμός τηλεφώνου του καταστήματος, η διεύθυνση και το email που εμφανίζονται σε εκτυπωμένη ή PDF απόδειξη προέρχονται από εδώ, εισάγονται μέσω των μεταβλητών ((phone)), ((address)) … στα υποσέλιδα των εγγράφων και των αποδείξεων. Η ενημέρωση του Αριθμού τηλεφώνου σε αυτό το τμήμα τον διορθώνει παντού όπου εμφανίζονται αυτά τα στοιχεία. Εάν θέλετε να αλλάξετε μόνο αυτό που εμφανίζεται σε μια απόδειξη, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε απευθείας το κείμενο της απόδειξης στη σελίδα διαμόρφωσης εκτυπωτή (Διαμόρφωση ‣ Εκτυπωτές, στο /settings/configure-printers) — δείτε Διαμόρφωση εκτυπωτή.

Ρυθμίσεις λογότυπου

• Λογότυπο: Το λογότυπο που εμφανίζεται στα έγγραφα αυτού του τμήματος.

• Στοίχιση λογότυπου: Επιλέξτε μεταξύ στοίχισης Αριστερά, Κέντρο ή Δεξιά.

• Λογότυπο για πιστοποιητικά: Ένα ξεχωριστό λογότυπο που χρησιμοποιείται ειδικά για τα πιστοποιητικά.

Κείμενα υποσέλιδου εγγράφων

Κάθε τμήμα μπορεί να έχει προσαρμοσμένα κείμενα κεφαλίδας και υποσέλιδου για διαφορετικούς τύπους εγγράφων. Αυτό σας επιτρέπει να συμπεριλάβετε συγκεκριμένους όρους, προϋποθέσεις ή νομικές πληροφορίες στα έγγραφα της εταιρείας σας.

• Κείμενο κεφαλίδας: Κείμενο που εμφανίζεται στην κορυφή όλων των εγγράφων.

• Κείμενο υποσέλιδου τιμολογίου: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των τιμολογίων.

• Κείμενο υποσέλιδου πιστωτικού σημειώματος: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των πιστωτικών σημειωμάτων.

• Κείμενο υποσέλιδου προσφοράς: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των προσφορών.

• Κείμενο υποσέλιδου δελτίου αποστολής: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των δελτίων αποστολής.

• Κείμενο υποσέλιδου φόρμας παραγγελίας: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των φορμών παραγγελίας.

• Κείμενο υποσέλιδου φόρμας επισκευής: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των φορμών επισκευής.

• Κείμενο υποσέλιδου απόδειξης: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των αποδείξεων.

• Κείμενο υποσέλιδου σημειώματος: Κείμενο που εμφανίζεται στο κάτω μέρος των σημειωμάτων.

Πρακτική συμβουλή

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δυναμικές μεταβλητές στα κείμενα κεφαλίδας, υποσέλιδου και απόδειξης. Τα στοιχεία του ίδιου του τμήματος:

• ((division_name)) - Το όνομα του τμήματος.

• ((address)) - Οδική διεύθυνση.

• ((postcode)), ((city)), ((state)), ((country)) - Πεδία τοποθεσίας.

• ((phone)) - Ο αριθμός τηλεφώνου του τμήματος.

• ((email_address)) - Η διεύθυνση email του τμήματος.

• ((website)) - Ο ιστότοπος του τμήματος.

• ((iban)) - Ο αριθμός τραπεζικού λογαριασμού του τμήματος.

Και σύμβολα κράτησης θέσης για υπογραφή και ποσό:

• ((client_signature)) - Σύμβολο κράτησης θέσης για την υπογραφή του πελάτη.

• ((client_signature_date)) - Η ημερομηνία της υπογραφής του πελάτη.

• ((seller_signature)) - Σύμβολο κράτησης θέσης για την υπογραφή του πωλητή.

• ((seller_signature_date)) - Η ημερομηνία υπογραφής του πωλητή.

• ((xx_amount_percentage)) - Ένα ποσοστιαίο ποσό (αντικαταστήστε το xx με το πραγματικό ποσοστό).

Οι μεταβλητές είναι προαιρετικές. Μπορείτε επίσης απλώς να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία ως απλό κείμενο (για παράδειγμα, να γράψετε απευθείας τον αριθμό τηλεφώνου αντί να χρησιμοποιήσετε το ((phone))), ή να συνδυάσετε πληκτρολογημένο κείμενο και μεταβλητές στο ίδιο υποσέλιδο.

Άλλες επιλογές

• Εμφάνιση συναλλαγών στο τιμολόγιο: Ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή για να εμφανίζονται οι λεπτομέρειες των συναλλαγών στα τιμολόγια.

Συντελεστές ΦΠΑ

Κάθε εταιρεία μπορεί να έχει διαμορφωμένους πολλαπλούς συντελεστές ΦΠΑ. Αυτό είναι χρήσιμο όταν τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες σας υπόκεινται σε διαφορετικούς φορολογικούς συντελεστές (π.χ. 0%, 6%, 12%, 21%).

Για να διαχειριστείτε τους συντελεστές ΦΠΑ, μεταβείτε στο Διαμόρφωση ‣ Εταιρείες και διαμορφώστε τα ακόλουθα:

• Συντελεστής ΦΠΑ: Το ποσοστό του συντελεστή.

• Όνομα: Ένα προαιρετικό όνομα για τον συντελεστή (π.χ. «Μειωμένος συντελεστής», «Κανονικός συντελεστής»).

• Προεπιλογή: Επισημάνετε έναν συντελεστή ως προεπιλεγμένο για να εφαρμόζεται αυτόματα στα νέα προϊόντα.

• Πρόσθετος συντελεστής: Ένας επιπλέον συντελεστής που μπορεί να εφαρμοστεί σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.

• Ανώτατο όριο πρόσθετου συντελεστή: Ένα μέγιστο όριο για τον πρόσθετο συντελεστή.

Σημείωση

Μόνο ένας συντελεστής ΦΠΑ μπορεί να οριστεί ως προεπιλεγμένος ανά εταιρεία.