Ηλεκτρονική τιμολόγηση PEPPOL

Το PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) είναι ένα ευρωπαϊκό δίκτυο ηλεκτρονικής τιμολόγησης που επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αποστέλλουν και να λαμβάνουν ηλεκτρονικά τιμολόγια σε τυποποιημένη μορφή. Το Gem Logic ενσωματώνεται με το PEPPOL μέσω της Digiteal ως πάροχος σημείου πρόσβασης.

Διαμόρφωση

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη διαμόρφωση PEPPOL, μεταβείτε στο Λογιστική ‣ PEPPOL.

Η σελίδα διαμόρφωσης εμφανίζει:

• Εγγεγραμμένες επιχειρήσεις: όλες οι επιχειρήσεις σας και η κατάσταση εγγραφής τους στο PEPPOL

• Αναζήτηση συμμετέχοντα: αναζητήστε εταιρείες στο δίκτυο PEPPOL

• Εισαγωγή UBL: ανεβάστε χειροκίνητα αρχεία UBL XML

• Συμβάντα webhook: πρόσφατα εισερχόμενα συμβάντα PEPPOL

Εγγραφή της επιχείρησής σας

Πριν μπορέσετε να αποστείλετε ή να λάβετε τιμολόγια μέσω PEPPOL, η επιχείρησή σας πρέπει να είναι εγγεγραμμένη στο δίκτυο.

Απαιτήσεις:

• Η επιχείρησή σας πρέπει να έχει ρυθμισμένο έγκυρο αριθμό ΦΠΑ

Για να εγγραφείτε:

1. Μεταβείτε στο Λογιστική ‣ PEPPOL

2. Βρείτε την επιχείρησή σας στη λίστα

3. Κάντε κλικ στο Εγγραφή στο PEPPOL

4. Επιβεβαιώστε την εγγραφή

Μόλις εγγραφεί, η επιχείρησή σας θα έχει αναγνωριστικό PEPPOL με τη μορφή 0208:XXXXXXXXX (όπου το X είναι ο αριθμός ΦΠΑ σας χωρίς το πρόθεμα χώρας).

Ενδείξεις κατάστασης εγγραφής:

• Πράσινο (Εγγεγραμμένο): ενεργό στο δίκτυο PEPPOL

• Κίτρινο (Σε εκκρεμότητα): η εγγραφή υποβλήθηκε, αναμένεται επιβεβαίωση

• Γκρι (Μη εγγεγραμμένο): δεν έχει εγγραφεί ακόμα

Αποστολή τιμολογίων μέσω PEPPOL

Για να αποστείλετε ένα τιμολόγιο μέσω PEPPOL:

1. Ανοίξτε ένα εξερχόμενο τιμολόγιο

2. Κάντε κλικ στο κουμπί PEPPOL

3. Επιβεβαιώστε την αποστολή

Απαιτήσεις για αποστολή:

• Η επιχείρησή σας πρέπει να είναι εγγεγραμμένη στο PEPPOL

• Η επιχείρησή σας πρέπει να διαθέτει αριθμό ΦΠΑ

• Η επαφή του τιμολογίου πρέπει να είναι εταιρεία με αριθμό ΦΠΑ

• Το τιμολόγιο πρέπει να έχει συνημμένο PDF

Μόλις σταλεί, το τιμολόγιο εμφανίζει πράσινη ετικέτα «Απεστάλη» και η χρονική σήμανση καταγράφεται στο πεδίο Απεστάλη μέσω PEPPOL στις.

Σημείωση

Το κουμπί PEPPOL εμφανίζεται μόνο για τιμολόγια όπου η επαφή είναι εταιρεία με αριθμό ΦΠΑ.

Λήψη τιμολογίων μέσω PEPPOL

Όταν η επιχείρησή σας είναι εγγεγραμμένη στο PEPPOL, τα εισερχόμενα τιμολόγια λαμβάνονται και επεξεργάζονται αυτόματα:

1. Ένας προμηθευτής στέλνει τιμολόγιο στο αναγνωριστικό σας PEPPOL

2. Το Gem Logic λαμβάνει το τιμολόγιο μέσω webhook

3. Ένα εισερχόμενο τιμολόγιο δημιουργείται αυτόματα με:

   • Αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία και ημερομηνία λήξης

   • Στοιχεία προμηθευτή (αντιστοιχισμένα ή δημιουργημένα ως νέα επαφή)

   • Ποσό και ΦΠΑ

   • Συνημμένο PDF (αν περιλαμβάνεται στο UBL)

   • Αρχικό UBL XML αποθηκευμένο ως αναφορά

Εξαγωγή τιμολογίων ως UBL

Μπορείτε να εξάγετε τιμολόγια σε μορφή UBL για χειροκίνητη αποστολή ή αρχειοθέτηση:

Εξερχόμενα τιμολόγια:

1. Ανοίξτε το εξερχόμενο τιμολόγιο

2. Κάντε κλικ στο Εξαγωγή ως UBL

3. Κατεβάστε το αρχείο XML

Εισερχόμενα τιμολόγια:

1. Ανοίξτε το εισερχόμενο τιμολόγιο

2. Κάντε κλικ στο Εξαγωγή ως UBL

3. Κατεβάστε το αρχείο XML (αρχικό UBL αν ελήφθη μέσω PEPPOL, ή δημιουργημένο)

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Προειδοποίηση

Εάν λάβετε σφάλμα που αναφέρει «Ο συμμετέχων … δεν έχει καταχωρηθεί από τον ενοποιητή», σημαίνει ότι ο παραλήπτης (ο πελάτης σας) δεν είναι εγγεγραμμένος στο δίκτυο PEPPOL. Δεν μπορείτε να στείλετε τιμολόγια μέσω PEPPOL σε εταιρείες που δεν είναι εγγεγραμμένες. Σε αυτήν την περίπτωση, στείλτε το τιμολόγιο μέσω παραδοσιακών καναλιών (email ή εκτύπωση).