PEPPOL e-faturalama

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine), işletmelerin standartlaştırılmış formatta elektronik fatura gönderip almalarını sağlayan bir Avrupa e-faturalama ağıdır. Gem Logic, erişim noktası sağlayıcısı olarak Digiteal aracılığıyla PEPPOL ile entegre olur.

Konfigürasyon

PEPPOL konfigürasyonuna erişmek için Muhasebe ‣ PEPPOL menüsüne gidin.

Konfigürasyon sayfası şunları gösterir:

  • Kayıtlı işletmeler: Tüm işletmeleriniz ve bunların PEPPOL kayıt durumu

  • Katılımcı arama: PEPPOL ağındaki şirketleri arayın

  • UBL içe aktarma: UBL XML dosyalarını manuel olarak yükleyin

  • Webhook olayları: Son gelen PEPPOL olayları

İşletmenizi kaydetme

PEPPOL üzerinden fatura gönderip almadan önce işletmenizin ağa kayıtlı olması gerekmektedir.

Gereksinimler:

  • İşletmenizin geçerli bir KDV numarası yapılandırılmış olmalıdır

Kayıt olmak için:

  1. Muhasebe ‣ PEPPOL menüsüne gidin

  2. Listede işletmenizi bulun

  3. PEPPOL’a kaydol seçeneğine tıklayın

  4. Kaydı onaylayın

Kayıt tamamlandıktan sonra işletmeniz 0208:XXXXXXXXX formatında bir PEPPOL tanımlayıcısına sahip olacaktır (X, ülke öneki olmadan KDV numaranızdır).

Kayıt durumu göstergeleri:

  • Yeşil (Kayıtlı): PEPPOL ağında aktif

  • Sarı (Beklemede): Kayıt gönderildi, onay bekleniyor

  • Gri (Kayıtlı değil): Henüz kaydedilmedi

PEPPOL üzerinden fatura gönderme

PEPPOL üzerinden fatura göndermek için:

  1. Giden bir faturayı açın

  2. PEPPOL düğmesine tıklayın

  3. Gönderimi onaylayın

Gönderim için gereksinimler:

  • İşletmeniz PEPPOL’a kayıtlı olmalıdır

  • İşletmenizin bir KDV numarası olmalıdır

  • Fatura iletişim kişisi KDV numaralı bir şirket olmalıdır

  • Faturanın bir PDF eki olmalıdır

Gönderildikten sonra fatura yeşil bir “Gönderildi” rozeti gösterir ve zaman damgası PEPPOL ile gönderilme zamanı alanına kaydedilir.

Not

PEPPOL düğmesi yalnızca iletişim kişisinin KDV numaralı bir şirket olduğu faturalar için görünür.

PEPPOL üzerinden fatura alma

İşletmeniz PEPPOL’a kayıtlı olduğunda, gelen faturalar otomatik olarak alınır ve işlenir:

  1. Bir tedarikçi, PEPPOL tanımlayıcınıza bir fatura gönderir

  2. Gem Logic faturayı webhook aracılığıyla alır

  3. Aşağıdaki bilgilerle otomatik olarak bir gelen fatura oluşturulur:

    • Fatura numarası, tarih ve vade tarihi

    • Tedarikçi bilgileri (eşleştirilir veya yeni bir iletişim kişisi olarak oluşturulur)

    • Tutar ve KDV

    • PDF eki (UBL’de dahil edilmişse)

    • Referans için saklanan orijinal UBL XML

Faturaları UBL olarak dışa aktarma

Faturalarınızı manuel iletim veya arşivleme için UBL formatında dışa aktarabilirsiniz:

Giden faturalar:

  1. Giden faturayı açın

  2. UBL olarak dışa aktar düğmesine tıklayın

  3. XML dosyasını indirin

Gelen faturalar:

  1. Gelen faturayı açın

  2. UBL olarak dışa aktar düğmesine tıklayın

  3. XML dosyasını indirin (PEPPOL üzerinden alınmışsa orijinal UBL, aksi takdirde oluşturulmuş)

Sorun giderme

Uyarı

“Katılımcı … entegratör tarafından kaydedilmemiş” şeklinde bir hata alırsanız, bu durum alıcı tarafın (müşterinizin) PEPPOL ağında kayıtlı olmadığı anlamına gelir. Kayıtlı olmayan şirketlere PEPPOL üzerinden fatura gönderemezsiniz. Bu durumda faturayı geleneksel kanallardan (e-posta veya baskı) gönderin.