Електронне виставлення рахунків PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) — це європейська мережа для електронного виставлення рахунків, яка дозволяє компаніям надсилати та отримувати електронні рахунки у стандартизованому форматі. Gem Logic інтегрується з PEPPOL через Digiteal як постачальника точки доступу.

Налаштування

Щоб отримати доступ до налаштувань PEPPOL, перейдіть до Бухгалтерія ‣ PEPPOL.

Сторінка налаштувань відображає:

  • Зареєстровані компанії: усі Ваші компанії та їхній статус реєстрації PEPPOL

  • Пошук учасників: пошук компаній у мережі PEPPOL

  • Імпорт UBL: завантажте файли UBL XML вручну

  • Події вебхуків: нещодавні вхідні події PEPPOL

Реєстрація Вашої компанії

Перш ніж Ви зможете надсилати чи отримувати рахунки через PEPPOL, Вашу компанію необхідно зареєструвати в мережі.

Вимоги:

  • Ваша компанія повинна мати налаштований дійсний номер ПДВ

Щоб зареєструватися:

  1. Перейдіть до Бухгалтерія ‣ PEPPOL

  2. Знайдіть Вашу компанію в списку

  3. Натисніть Зареєструватися в PEPPOL

  4. Підтвердіть реєстрацію

Після реєстрації Ваша компанія отримає ідентифікатор PEPPOL у форматі 0208:XXXXXXXXX (де X — це Ваш номер ПДВ без префікса країни).

Індикатори статусу реєстрації:

  • Зелений (Зареєстровано): активна в мережі PEPPOL

  • Жовтий (В обробці): реєстрація подана, очікується підтвердження

  • Сірий (Не зареєстровано): ще не зареєстровано

Надсилання рахунків через PEPPOL

Щоб надіслати рахунок через PEPPOL:

  1. Відкрийте вихідний рахунок

  2. Натисніть кнопку PEPPOL

  3. Підтвердіть надсилання

Вимоги для надсилання:

  • Ваша компанія повинна бути зареєстрована в PEPPOL

  • Ваша компанія повинна мати номер ПДВ

  • Контакт для виставлення рахунку повинен бути компанією з номером ПДВ

  • До рахунку має бути додано PDF-файл

Після надсилання на рахунку з’являється зелений значок «Надіслано», а позначка часу записується в поле Відправлено через PEPPOL.

Примітка

Кнопка PEPPOL відображається лише для рахунків, де контакт є компанією з номером ПДВ.

Отримання рахунків через PEPPOL

Коли Ваша компанія зареєстрована в PEPPOL, вхідні рахунки автоматично отримуються й обробляються:

  1. Постачальник надсилає рахунок на Ваш ідентифікатор PEPPOL

  2. Gem Logic отримує рахунок через webhook

  3. Вхідний рахунок створюється автоматично з:

    • Номер рахунку, дата та термін оплати

    • Інформація про постачальника (співставлена або створена як новий контакт)

    • Сума та ПДВ

    • PDF-файл (якщо включено до UBL)

    • Оригінальний UBL XML збережено для довідки

Експорт рахунків у форматі UBL

Ви можете експортувати рахунки у форматі UBL для ручного передавання або архівування:

Вихідні рахунки:

  1. Відкрийте вихідний рахунок

  2. Натисніть Експортувати як UBL

  3. Завантажте XML-файл

Вхідні рахунки:

  1. Відкрийте вхідний рахунок

  2. Натисніть Експортувати як UBL

  3. Завантажте XML-файл (оригінальний UBL, якщо отримано через PEPPOL, або згенерований)

Усунення несправностей

Попередження

Якщо Ви отримуєте помилку «The participant … not registered by the integrator», це означає, що одержувач (Ваш клієнт) не зареєстрований у мережі PEPPOL. Ви не можете надсилати рахунки через PEPPOL компаніям, які не зареєстровані. У такому випадку надішліть рахунок традиційними каналами (електронна пошта або друк).