Facturation électronique PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) est un réseau européen de facturation électronique qui permet aux entreprises d’envoyer et de recevoir des factures électroniques dans un format normalisé. Gem Logic s’intègre avec PEPPOL via Digiteal comme fournisseur de point d’accès.

Configuration

Pour accéder à la configuration PEPPOL, naviguez vers Comptabilité ‣ PEPPOL.

La page de configuration affiche :

  • Entreprises enregistrées : toutes vos entreprises et leur statut d’enregistrement PEPPOL

  • Recherche de participants : recherche d’entreprises sur le réseau PEPPOL

  • Import UBL : téléversez manuellement des fichiers UBL XML

  • Événements webhook : événements PEPPOL entrants récents

Enregistrement de votre entreprise

Avant de pouvoir envoyer ou recevoir des factures via PEPPOL, votre entreprise doit être enregistrée sur le réseau.

Prérequis :

  • Votre entreprise doit avoir un numéro de TVA valide configuré

Pour vous inscrire :

  1. Allez dans Comptabilité ‣ PEPPOL

  2. Trouvez votre entreprise dans la liste

  3. Cliquez sur S’inscrire sur PEPPOL

  4. Confirmez l’inscription

Une fois inscrite, votre entreprise aura un identifiant PEPPOL au format 0208:XXXXXXXXX (où X est votre numéro de TVA sans le préfixe du pays).

Indicateurs de statut d’inscription :

  • Vert (Inscrit) : Actif sur le réseau PEPPOL

  • Jaune (En attente) : Inscription soumise, en attente de confirmation

  • Gris (Non inscrit) : Pas encore inscrit

Envoyer des factures via PEPPOL

Pour envoyer une facture via PEPPOL :

  1. Ouvrez une facture sortante

  2. Cliquez sur le bouton PEPPOL

  3. Confirmez l’envoi

Conditions requises pour l’envoi :

  • Votre entreprise doit être inscrite sur PEPPOL

  • Votre entreprise doit avoir un numéro de TVA

  • Le contact de la facture doit être une entreprise avec un numéro de TVA

  • La facture doit avoir une pièce jointe PDF

Une fois envoyée, la facture affiche un badge vert « Envoyé » et l’horodatage est enregistré dans le champ Envoyé via PEPPOL le.

Note

Le bouton PEPPOL n’apparaît que pour les factures dont le contact est une entreprise avec un numéro de TVA.

Recevoir des factures via PEPPOL

Lorsque votre entreprise est inscrite sur PEPPOL, les factures entrantes sont automatiquement reçues et traitées :

  1. Un fournisseur envoie une facture à votre identifiant PEPPOL

  2. Gem Logic reçoit la facture via webhook

  3. Une facture entrante est automatiquement créée avec :

    • Numéro de facture, date et date d’échéance

    • Informations du fournisseur (correspondance trouvée ou création d’un nouveau contact)

    • Montant et TVA

    • Pièce jointe PDF (si incluse dans l’UBL)

    • XML UBL original conservé pour référence

Exporter les factures au format UBL

Vous pouvez exporter vos factures au format UBL pour transmission manuelle ou archivage :

Factures sortantes :

  1. Ouvrez la facture sortante

  2. Cliquez sur Exporter au format UBL

  3. Téléchargez le fichier XML

Factures entrantes :

  1. Ouvrez la facture entrante

  2. Cliquez sur Exporter au format UBL

  3. Téléchargez le fichier XML (UBL original si reçu via PEPPOL, ou généré)

Dépannage

Avertissement

Si vous recevez une erreur indiquant « Le participant … non enregistré par l’intégrateur », cela signifie que le destinataire (votre client) n’est pas inscrit sur le réseau PEPPOL. Vous ne pouvez pas envoyer de factures via PEPPOL à des entreprises qui ne sont pas enregistrées. Dans ce cas, envoyez la facture par les canaux traditionnels (email ou courrier).