PEPPOL E-Rechnung

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein europäisches E-Rechnungsnetzwerk, das es Unternehmen ermöglicht, elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format zu senden und zu empfangen. Gem Logic integriert sich mit PEPPOL über Digiteal als Access-Point-Anbieter.

Konfiguration

Um auf die PEPPOL-Konfiguration zuzugreifen, navigieren Sie zu Buchhaltung ‣ PEPPOL.

Die Konfigurationsseite zeigt:

  • Registrierte Unternehmen: Alle Ihre Unternehmen und deren PEPPOL-Registrierungsstatus

  • Teilnehmersuche: Suche nach Unternehmen im PEPPOL-Netzwerk

  • UBL-Import: Manuelles Hochladen von UBL-XML-Dateien

  • Webhook-Ereignisse: Kürzlich eingehende PEPPOL-Ereignisse

Registrierung Ihres Unternehmens

Bevor Sie Rechnungen über PEPPOL senden oder empfangen können, muss Ihr Unternehmen im Netzwerk registriert sein.

Voraussetzungen:

  • Ihr Unternehmen muss eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer konfiguriert haben

So registrieren Sie sich:

  1. Gehen Sie zu Buchhaltung ‣ PEPPOL

  2. Suchen Sie Ihr Unternehmen in der Liste

  3. Klicken Sie auf Bei PEPPOL registrieren

  4. Bestätigen Sie die Registrierung

Nach der Registrierung erhält Ihr Unternehmen eine PEPPOL-Kennung im Format 0208:XXXXXXXXX (wobei X Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ohne Länderpräfix ist).

Registrierungsstatus-Indikatoren:

  • Grün (Registriert): Aktiv im PEPPOL-Netzwerk

  • Gelb (Ausstehend): Registrierung übermittelt, Bestätigung ausstehend

  • Grau (Nicht registriert): Noch nicht registriert

Rechnungen über PEPPOL senden

So senden Sie eine Rechnung über PEPPOL:

  1. Öffnen Sie eine ausgehende Rechnung

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche PEPPOL

  3. Bestätigen Sie das Senden

Voraussetzungen für das Senden:

  • Ihr Unternehmen muss bei PEPPOL registriert sein

  • Ihr Unternehmen muss eine MwSt.-Nummer haben

  • Der Rechnungskontakt muss ein Unternehmen mit MwSt.-Nummer sein

  • Die Rechnung muss einen PDF-Anhang haben

Nach dem Versand zeigt die Rechnung ein grünes „Gesendet“-Abzeichen und der Zeitstempel wird im Feld PEPPOL gesendet am erfasst.

Bemerkung

Die PEPPOL-Schaltfläche erscheint nur bei Rechnungen, deren Kontakt ein Unternehmen mit MwSt.-Nummer ist.

Rechnungen über PEPPOL empfangen

Wenn Ihr Unternehmen bei PEPPOL registriert ist, werden eingehende Rechnungen automatisch empfangen und verarbeitet:

  1. Ein Lieferant sendet eine Rechnung an Ihre PEPPOL-Kennung

  2. Gem Logic empfängt die Rechnung per Webhook

  3. Eine Eingangsrechnung wird automatisch erstellt mit:

    • Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeitsdatum

    • Lieferanteninformationen (abgeglichen oder als neuer Kontakt angelegt)

    • Betrag und MwSt.

    • PDF-Anhang (falls im UBL enthalten)

    • Original-UBL-XML zur Referenz gespeichert

Rechnungen als UBL exportieren

Sie können Rechnungen im UBL-Format für manuelle Übermittlung oder Archivierung exportieren:

Ausgangsrechnungen:

  1. Öffnen Sie die Ausgangsrechnung

  2. Klicken Sie auf Als UBL exportieren

  3. Laden Sie die XML-Datei herunter

Eingangsrechnungen:

  1. Öffnen Sie die Eingangsrechnung

  2. Klicken Sie auf Als UBL exportieren

  3. Laden Sie die XML-Datei herunter (Original-UBL, falls über PEPPOL empfangen, oder generiert)

Fehlerbehebung

Warnung

Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, die besagt „Der Teilnehmer … nicht vom Integrator registriert“, bedeutet dies, dass die Empfängerpartei (Ihr Kunde) nicht im PEPPOL-Netzwerk registriert ist. Sie können keine Rechnungen über PEPPOL an nicht registrierte Unternehmen senden. Senden Sie die Rechnung in diesem Fall über traditionelle Kanäle (E-Mail oder Ausdruck).