E-Mail-Kommunikation

Das E-Mail-Modul in Gem Logic ermöglicht es Ihnen, E-Mails direkt aus der Anwendung zu senden und zu empfangen. E-Mails werden mit Kontakten, Aufträgen, Rechnungen und anderen Datensätzen verknüpft, sodass die gesamte Kommunikation an einem Ort erfasst wird. Das Modul unterstützt Gmail, Microsoft und benutzerdefinierte SMTP/IMAP-Anbieter.

Eine E-Mail-Adresse verbinden

Navigieren Sie zu E-Mails ‣ E-Mail-Adressen und klicken Sie auf E-Mail-Adresse verbinden. Wählen Sie eine der drei Verbindungsmethoden:

  • Mit Google fortfahren – melden Sie sich mit einem Google-Konto an, um sich per OAuth zu verbinden.

  • Mit Microsoft fortfahren – melden Sie sich mit einem Microsoft-Konto an, um sich per OAuth zu verbinden.

  • SMTP – geben Sie die E-Mail-Adresse manuell ein und konfigurieren Sie anschließend die SMTP- und IMAP-Servereinstellungen auf der Detailseite der E-Mail-Adresse.

Nach der Verbindung erscheint die E-Mail-Adresse in der Liste und kann zum Senden und Empfangen von E-Mails verwendet werden.

Einstellungen der E-Mail-Adresse

Auf der Detailseite der E-Mail-Adresse können Sie Folgendes konfigurieren:

  • Absendername – der Anzeigename, den Empfänger sehen.

  • Benutzer – Teammitglieder, die diese Adresse verwenden können.

  • Support-E-Mail – markieren Sie die Adresse als Support-Postfach.

  • SMTP- und IMAP-Serverdetails (für Nicht-OAuth-Verbindungen).

Sie können aus der E-Mail-Adressenliste eine Test-E-Mail senden, um zu überprüfen, ob die Konfiguration funktioniert.

E-Mail-Zustellbarkeit

Ob Ihre E-Mails im Posteingang oder im Spam-Ordner landen, hängt hauptsächlich davon ab, wie gut Ihre Sendedomäne authentifiziert ist. Wenn Sie ein Postfach verbinden, versendet Gem Logic über Ihren eigenen Anbieter (Google, Microsoft oder Ihren SMTP-Server), daher authentifizieren Sie Ihre Domäne bei diesem Anbieter – nicht bei Gem Logic.

Persönliche Adressen

Wenn Sie von einer persönlichen @gmail.com-, @outlook.com- oder ähnlichen Adresse senden, ist keine Einrichtung erforderlich. Der Anbieter authentifiziert diese Nachrichten bereits für Sie.

Eigene Domäne auf Google Workspace

Wenn Sie von Ihrer eigenen Domäne (z. B. info@ihrfirma.de) senden, die über Google verbunden ist, fügen Sie diese Einträge beim DNS-Anbieter Ihrer Domäne hinzu:

  • SPF – ein TXT-Eintrag auf Ihrer Domäne:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM – gehen Sie in der Google Admin-Konsole zu Apps ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ E-Mail authentifizieren, generieren Sie den Schlüssel, fügen Sie den angezeigten TXT-Eintrag hinzu und klicken Sie dann auf Authentifizierung starten.

  • DMARC – ein TXT-Eintrag auf _dmarc.ihrfirma.de:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Eigene Domäne auf Microsoft 365

  • SPF – v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM – aktivieren Sie die DKIM-Signierung für Ihre Domäne im Microsoft 365 Admin Center und fügen Sie die beiden bereitgestellten CNAME-Einträge hinzu.

  • DMARC – fügen Sie denselben _dmarc-Eintrag wie oben gezeigt hinzu.

Benutzerdefinierter SMTP-Anbieter

Folgen Sie den Anweisungen Ihres Anbieters, um SPF und DKIM für Ihre Domäne einzurichten. Die meisten Anbieter veröffentlichen eine schrittweise DNS-Anleitung.

Bemerkung

DNS-Änderungen können bis zu 48 Stunden benötigen, um wirksam zu werden. Senden Sie danach eine Test-E-Mail an ein Gmail- oder Outlook-Konto und prüfen Sie, ob sie im Posteingang ankommt.

Tipp

Einige gute Praktiken helfen ebenfalls: Senden Sie von einer echten Adresse, die Ihnen gehört, verwenden Sie eine klare Betreffzeile, vermeiden Sie es, dieselbe Nachricht auf einmal an sehr große Listen zu senden, und fügen Sie immer eine Signatur mit Ihren Geschäftsdaten ein.

Posteingang und gesendete E-Mails

Navigieren Sie zu E-Mails ‣ Posteingang, um die E-Mail-Anwendung zu öffnen. Das linke Panel zeigt eine Liste von E-Mail-Konversationen, das rechte Panel zeigt die ausgewählte Konversation.

Verwenden Sie die Registerkarten oben, um zwischen Posteingang und Gesendete E-Mails zu wechseln. Die Suchleiste ermöglicht es Ihnen, Konversationen nach Betreff, Absender oder Inhalt zu finden.

E-Mail-Konversationen

Zusammenhängende E-Mails werden automatisch in Konversationen gruppiert. Jede Konversation zeigt:

  • Den Kontakt- oder Absendernamen

  • Die Betreffzeile

  • Eine kurze Vorschau der letzten Nachricht

  • Das Datum und die Anzahl der E-Mails

  • Ein Status-Abzeichen: Wartet auf Antwort für eingehende Konversationen oder Beantwortet für Konversationen, in denen Sie die letzte Nachricht gesendet haben

Aktionen für Konversationen

Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Konversation oder öffnen Sie sie, um auf diese Aktionen zuzugreifen:

  • Anheften – die Konversation oben in Ihrer Liste halten.

  • Markieren – die Konversation für eine Nachverfolgung kennzeichnen.

  • Archivieren – aus Ihrem Posteingang entfernen (Sie können für sich selbst oder für alle Benutzer archivieren).

  • Löschen – die Konversation dauerhaft entfernen.

  • Aufgabe erstellen – eine verknüpfte Aufgabe aus der Konversation erstellen.

Diese Aktionen sind benutzerspezifisch — das Anheften oder Archivieren einer Konversation betrifft nur Ihre eigene Ansicht.

E-Mails verfassen und senden

Sie können eine E-Mail auf zwei Arten verfassen:

  • Aus der E-Mail-Anwendung: Klicken Sie auf Antworten am Ende einer beliebigen Konversation.

  • Von jedem Datensatz (Bestellung, Rechnung, Kontakt, Lieferantenbestellung): Klicken Sie auf das E-Mail-Symbol, um das Fenster zum Verfassen zu öffnen.

Das Formular zum Verfassen umfasst:

  • Von – wählen Sie aus, von welcher verbundenen E-Mail-Adresse gesendet werden soll.

  • An – geben Sie eine E-Mail-Adresse ein oder wählen Sie aus Ihren Kontakten.

  • CC – fügen Sie optional Teammitglieder oder andere Empfänger hinzu.

  • Betreff – die Betreffzeile der E-Mail.

  • Nachricht – ein Rich-Text-Editor für den E-Mail-Inhalt.

  • Vorlage – wenden Sie optional eine E-Mail-Vorlage an.

  • Signatur – wird automatisch basierend auf der gewählten Absenderadresse hinzugefügt.

Anhänge

Beim Verfassen aus einem Datensatz schlägt Gem Logic relevante Anhänge wie Rechnungen, Angebote, Zertifikate, Lieferscheine oder Bestelldokumente vor. Sie können auch manuell Dateien hochladen.

Geplanter Versand

Statt sofort zu senden, können Sie eine E-Mail für ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit planen. Geplante E-Mails erscheinen in Ihrem Ordner „Gesendet“ mit dem Badge Geplant und können jederzeit vor dem geplanten Datum sofort versendet werden.

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen ermöglichen es Ihnen, wiederverwendbare Nachrichten mit dynamischen Variablen zu erstellen, die beim Versand der E-Mail automatisch ersetzt werden.

Navigieren Sie zu E-Mails ‣ E-Mail-Vorlagen, um Vorlagen zu verwalten. Klicken Sie auf E-Mail-Vorlage erstellen, um eine neue hinzuzufügen.

Eine Vorlage enthält:

  • Name – ein beschreibender Name für die Vorlage.

  • Betreff – der E-Mail-Betreff (kann Variablen enthalten).

  • Nachricht – der E-Mail-Text (kann Variablen enthalten).

  • Sprache – die Sprache der Vorlage.

  • Aktiv – ob die Vorlage zur Verwendung verfügbar ist.

Vorlagenvariablen

Variablen sind Platzhalter in doppelten Klammern, die beim Versand der E-Mail durch echte Daten ersetzt werden. Die verfügbaren Variablen werden auf der rechten Seite des Vorlagen-Editors aufgelistet.

Häufige Variablen sind:

  • ((name)) – Name des Kontakts

  • ((email)) – E-Mail-Adresse des Kontakts

  • ((phone)) – Telefonnummer des Kontakts

  • ((order_id)) – Bestellreferenznummer

  • ((order_total)) – Gesamtbetrag der Bestellung

  • ((invoice_id)) – Rechnungsreferenznummer

  • ((business_name)) – Name Ihres Unternehmens

  • ((pay_now_link)) – ein Zahlungslink für den Kunden

  • ((customer_portal_url)) – Link zum Kundenportal

Tipp

Klicken Sie auf eine beliebige Variable in der Seitenleiste des Vorlagen-Editors, um sie an der Cursorposition einzufügen.

E-Mail-Signaturen

Jede E-Mail-Adresse kann mehrere Signaturen haben, optional in verschiedenen Sprachen. Der visuelle Signatur-Editor ermöglicht es Ihnen, eine Signatur ohne HTML-Kenntnisse zu gestalten und wählt automatisch die passende aus, wenn Sie eine E-Mail verfassen.

Siehe E-Mail-Signaturen für den vollständigen Leitfaden.

E-Mail-Tracking

Gem Logic verfolgt, ob Empfänger Ihre E-Mails öffnen. Wenn eine E-Mail geöffnet wurde, erscheint ein Zeitstempel bei der E-Mail in der E-Mail-Konversation.

E-Mail-Vorlagen verfolgen außerdem die Öffnungsrate und zeigen an, wie viele Empfänger E-Mails geöffnet haben, die mit dieser Vorlage versendet wurden.

E-Mail-Regeln

E-Mail-Regeln ermöglichen Ihnen, eingehende E-Mails basierend auf ihrem Inhalt automatisch zu verarbeiten. Navigieren Sie zu Emails ‣ Posteingang und klicken Sie auf das Einstellungs-Symbol, um Regeln zu verwalten.

Jede Regel umfasst:

  • Suchphrase – der zu suchende Text.

  • Suchen in – wo gesucht werden soll: Betreff, Text oder Von.

  • Aktion – was bei einem Treffer geschehen soll: Archivieren oder Löschen.

Regeln werden automatisch angewendet, wenn neue E-Mails eintreffen.

KI-Funktionen

Beim Verfassen einer E-Mail können Sie KI nutzen, um Ihre Nachricht zu schreiben oder zu verbessern:

  • Generieren – beschreiben Sie, was Sie mitteilen möchten, und lassen Sie die KI die E-Mail verfassen.

  • Verfeinern – verbessert Ton und Klarheit Ihres Entwurfs.

  • Kürzen oder Ausführlicher – passt die Länge an.

  • Formeller oder Legerer – ändert den Ton.

  • Übersetzen – übersetzt die Nachricht in eine andere Sprache.

Siehe auch