Comunicazione via email¶

Il modulo Email in Gem Logic Le consente di inviare e ricevere email direttamente dall’applicazione. Le email sono collegate a contatti, ordini, fatture e altri record, in modo che tutta la comunicazione sia tracciata in un unico punto. Il modulo supporta Gmail, Microsoft e provider SMTP/IMAP personalizzati.

Collegare un indirizzo email¶

Navighi su Email ‣ Indirizzi email e clicchi su Collega indirizzo email. Scelga uno dei tre metodi di connessione:

Continua con Google – acceda con un account Google per collegarsi tramite OAuth.
Continua con Microsoft – acceda con un account Microsoft per collegarsi tramite OAuth.
SMTP – inserisca l’indirizzo email manualmente, quindi configuri le impostazioni del server SMTP e IMAP nella pagina dei dettagli dell’indirizzo email.

Dopo la connessione, l’indirizzo email appare nell’elenco e può essere utilizzato per inviare e ricevere email.

Impostazioni dell’indirizzo email¶

Nella pagina dei dettagli dell’indirizzo email può configurare:

Nome mittente – il nome visualizzato che i destinatari vedono.
Utenti – i membri del team che possono utilizzare questo indirizzo.
Email di supporto – contrassegni l’indirizzo come casella di posta di supporto.
Dettagli server SMTP e IMAP (per connessioni non OAuth).

Può inviare un’email di test dall’elenco degli indirizzi email per verificare che la configurazione funzioni.

Recapitabilità delle email¶

Il fatto che le Sue email arrivino nella casella di posta in arrivo o nello spam dipende principalmente da quanto bene è autenticato il Suo dominio di invio. Quando connette una casella di posta, Gem Logic invia tramite il Suo provider (Google, Microsoft o il Suo server SMTP), quindi Lei autentica il Suo dominio presso quel provider — non presso Gem Logic.

Indirizzi personali¶

Se invia da un indirizzo personale @gmail.com, @outlook.com o simile, non è necessaria alcuna configurazione. Il provider autentica già questi messaggi per Lei.

Dominio personalizzato su Google Workspace¶

Se invia dal Suo dominio (ad esempio info@suaazienda.com) connesso tramite Google, aggiunga questi record presso il provider DNS del Suo dominio:

SPF — un record TXT sul Suo dominio:
```
v=spf1 include:_spf.google.com ~all
```
DKIM — nella console di amministrazione Google vada in App ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Autentica email, generi la chiave, aggiunga il record TXT che Le viene mostrato, quindi clicchi su Avvia autenticazione.

DMARC — un record TXT su _dmarc.suaazienda.com:

v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Dominio personalizzato su Microsoft 365¶

SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all
DKIM — abiliti la firma DKIM per il Suo dominio nel centro di amministrazione Microsoft 365 e aggiunga i due record CNAME che fornisce.
DMARC — aggiunga lo stesso record _dmarc mostrato sopra.

Provider SMTP personalizzato¶

Segua le istruzioni del Suo provider per configurare SPF e DKIM per il Suo dominio. La maggior parte dei provider pubblica una guida DNS passo dopo passo.

Nota

Le modifiche DNS possono richiedere fino a 48 ore per avere effetto. Successivamente, invii un’email di prova a un account Gmail o Outlook e verifichi che arrivi nella casella di posta in arrivo.

Suggerimento

Alcune buone abitudini aiutano: invii da un indirizzo reale che possiede, mantenga un oggetto chiaro, eviti di inviare lo stesso messaggio a liste molto grandi in una sola volta, e includa sempre una firma con i dettagli della Sua attività.

Posta in arrivo ed email inviate¶

Navighi in Email ‣ Posta in arrivo per aprire l’applicazione email. Il pannello sinistro mostra un elenco di conversazioni email, e il pannello destro mostra la conversazione selezionata.

Usi le schede in alto per passare tra le email In arrivo e Inviate. La barra di ricerca Le consente di trovare conversazioni per oggetto, mittente o contenuto.

Conversazioni email¶

Le email correlate sono raggruppate automaticamente in conversazioni. Ogni conversazione mostra:

Il nome del contatto o del mittente
L’oggetto
Una breve anteprima dell’ultimo messaggio
La data e il conteggio delle email
Un badge di stato: In attesa di risposta per conversazioni in arrivo o Risposto per conversazioni in cui ha inviato l’ultimo messaggio

Azioni conversazione¶

Passi il mouse su una conversazione o la apra per accedere a queste azioni:

Blocca – mantiene la conversazione in cima alla Sua lista.
Segna con stella – contrassegna la conversazione per il follow-up.
Archivia – rimuove dalla Sua casella di posta (può archiviare per Se stesso o per tutti gli utenti).
Elimina – rimuove definitivamente la conversazione.
Crea attività – crea un’attività collegata dalla conversazione.

Queste azioni sono per utente — bloccare o archiviare una conversazione influisce solo sulla Sua visualizzazione personale.

Comporre e inviare email¶

Può comporre un’email in due modi:

Dall”applicazione email: clicchi su Rispondi in fondo a qualsiasi conversazione.
Da qualsiasi record (ordine, fattura, contatto, ordine fornitore): clicchi sull’icona email per aprire la finestra di composizione.

Il modulo di composizione include:

Da – selezioni quale indirizzo email connesso utilizzare per l’invio.
A – inserisca un indirizzo email o lo scelga dai Suoi contatti.
CC – aggiunga facoltativamente membri del team o altri destinatari.
Oggetto – l’oggetto dell’email.
Messaggio – un editor di testo formattato per il corpo dell’email.
Modello – applichi facoltativamente un modello di email.
Firma – aggiunta automaticamente in base all’indirizzo mittente selezionato.

Allegati¶

Quando compone da un record, Gem Logic suggerisce allegati pertinenti come fatture, preventivi, certificati, bolle di consegna o documenti d’ordine. Può anche caricare file manualmente.

Invio programmato¶

Invece di inviare immediatamente, può programmare un’email per una data e un’ora future. Le email programmate appaiono nella Sua cartella di invio con un badge Programmato e possono essere inviate immediatamente in qualsiasi momento prima della data programmata.

Modelli email¶

I modelli di email Le consentono di creare messaggi riutilizzabili con variabili dinamiche che vengono sostituite automaticamente quando l’email viene inviata.

Navighi su Email ‣ Modelli di email per gestire i modelli. Clicchi su Crea modello di email per aggiungerne uno nuovo.

Un modello include:

Nome – un nome descrittivo per il modello.
Oggetto – l’oggetto dell’email (può includere variabili).
Messaggio – il corpo dell’email (può includere variabili).
Lingua – la lingua del modello.
Attivo – se il modello è disponibile per l’uso.

Variabili dei modelli¶

Le variabili sono segnaposto racchiusi tra doppie parentesi che vengono sostituiti con dati reali quando l’email viene inviata. Le variabili disponibili sono elencate sul lato destro dell’editor di modelli.

Le variabili più comuni includono:

((name)) – nome del contatto
((email)) – indirizzo email del contatto
((phone)) – numero di telefono del contatto
((order_id)) – numero di riferimento dell’ordine
((order_total)) – importo totale dell’ordine
((invoice_id)) – numero di riferimento della fattura
((business_name)) – nome della Sua azienda
((pay_now_link)) – un link di pagamento per il cliente
((customer_portal_url)) – link al portale clienti

Suggerimento

Faccia clic su qualsiasi variabile nella barra laterale dell’editor del modello per inserirla nella posizione del cursore.

Firme email¶

Ogni indirizzo email può avere più firme, eventualmente in lingue diverse. Il generatore di firme visuale Le consente di progettare una firma senza scrivere HTML e seleziona automaticamente quella corretta quando compone un’email.

Consulti Firme email per la guida completa.

Tracciamento email¶

Gem Logic traccia se i destinatari aprono le Sue email. Quando un’email è stata aperta, appare un timestamp sull’email nella vista conversazione.

I modelli email tracciano anche il tasso di apertura, mostrando quanti destinatari hanno aperto le email inviate con quel modello.

Regole email¶

Le regole email Le consentono di elaborare automaticamente le email in entrata in base al loro contenuto. Navighi a Email ‣ Posta in arrivo e faccia clic sull’icona delle impostazioni per gestire le regole.

Ogni regola contiene:

Frase di ricerca – il testo da cercare.
Cerca in – dove cercare: Oggetto, Corpo o Da.
Azione – cosa fare quando viene trovata una corrispondenza: Archivia o Elimina.

Le regole vengono applicate automaticamente quando arrivano nuove email.

Funzionalità AI¶

Quando compone un’email, può utilizzare l’AI per scrivere o migliorare il Suo messaggio:

Genera – descriva cosa desidera dire e lasci che l’AI scriva l’email.
Rifinisci – migliora il tono e la chiarezza della Sua bozza.
Accorcia o Elabora – regola la lunghezza.
Più formale o Più informale – cambia il tono.
Traduci – traduce il messaggio in un’altra lingua.

Vedi anche

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