Automazioni

Le Automazioni Vi permettono di configurare flussi di lavoro automatici che eseguono azioni quando si verificano eventi specifici. Ogni automazione è costituita da un trigger (l’evento che avvia l’automazione) e una o più azioni (ciò che accade quando il trigger si attiva).

Creare un’automazione

Per creare una nuova automazione, navigate a Impostazioni ‣ Automazioni e cliccate su Nuovo.

Ogni automazione richiede:

  • Nome: Un nome descrittivo per l’automazione.

  • Trigger: L’evento che attiva l’automazione.

  • Azione/i: Una o più azioni da eseguire quando viene attivata.

Trigger

Un trigger definisce quando un’automazione viene eseguita. È necessario selezionare un modello (il tipo di record) e un evento trigger.

Modelli disponibili

Le automazioni possono essere attivate sui seguenti tipi di record:

  • Pulsante: Attivazione manuale tramite clic su un pulsante

  • Prodotto: Record di prodotti

  • Vendita: Ordini di vendita

  • Preventivo: Preventivi

  • Riparazione: Ordini di riparazione

  • Memo: Ordini memo

  • Creazione: Ordini di creazione

  • Contatto: Record di clienti/contatti

  • Carta regalo: Record di carte regalo

  • Ordine fornitore: Record di ordini fornitore

  • Transazione: Record di transazioni

  • Prodotto incluso: Prodotti inclusi in altri prodotti

Eventi trigger

I seguenti eventi possono attivare un’automazione:

Eventi del ciclo di vita dei record:

  • viene creato: Quando viene creato un nuovo record

  • viene aggiornato: Quando un record esistente viene modificato

  • viene eliminato: Quando un record viene eliminato

  • viene cliccato: Quando si fa clic su un pulsante (solo modello Pulsante)

Eventi di stato:

  • cambia stato: Quando lo stato di un record cambia a un valore specifico

  • lo stato non è cambiato per x giorni: Quando un record rimane nello stesso stato per un numero definito di giorni

Eventi di pagamento:

  • è completamente pagato: Quando un ordine è completamente pagato

Eventi relativi ai prodotti:

  • viene aggiunto a vendita/preventivo/riparazione/memo/creazione: Quando un prodotto viene aggiunto a un ordine

  • viene rimosso da vendita/preventivo/riparazione/memo/creazione: Quando un prodotto viene rimosso da un ordine

  • viene aggiunto a un prodotto: Quando un prodotto incluso viene aggiunto a un altro prodotto

Eventi temporali:

  • 1 giorno dopo la creazione: Un giorno dopo la creazione del record

  • 1 settimana dopo la creazione: Una settimana dopo la creazione

  • 1 mese dopo la creazione: Un mese dopo la creazione

  • 1 anno dopo la creazione: Un anno dopo la creazione

Eventi specifici del contatto:

  • compleanno: Nel giorno del compleanno del contatto

  • data di matrimonio: Nell’anniversario di matrimonio del contatto

Eventi di integrazione:

  • nuovo contatto Calendly: Quando viene creato un nuovo contatto tramite Calendly

Azioni

Le azioni definiscono cosa accade quando un trigger si attiva. È possibile aggiungere più azioni a una singola automazione e verranno eseguite in ordine.

Azioni di comunicazione

  • Invia email: Invia un’email al contatto utilizzando un modello email. Supporta allegati come PDF e immagini.

  • Invia SMS: Invia un messaggio SMS al numero di telefono del contatto.

  • Crea notifica: Crea una notifica in-app per l’utente.

Azioni di stato

  • Modifica stato: Modifica lo stato del record attivato.

  • Modifica stato dei prodotti: Modifica lo stato di tutti i prodotti all’interno di un ordine.

Azioni di generazione documenti

  • Crea PDF fattura: Genera un PDF della fattura per l’ordine.

  • Crea PDF preventivo: Genera un PDF del preventivo.

  • Crea PDF modulo d’ordine: Genera un PDF del modulo d’ordine.

  • Crea PDF modulo riparazione: Genera un PDF del modulo di riparazione.

  • Crea PDF ricevuta: Genera un PDF della ricevuta.

  • Crea PDF certificato: Genera un PDF del certificato.

Configurazione azione email

Durante la configurazione di un’azione email, Lei può specificare:

  • Mittente: L’indirizzo email da cui inviare.

  • Modello: Un modello email da utilizzare per il contenuto del messaggio.

  • Lingua destinatario: Facoltativamente, filtrare per inviare solo ai contatti con una lingua specifica.

I modelli email supportano variabili che vengono sostituite con valori reali al momento dell’invio. Lei può anche allegare documenti utilizzando segnaposto nel modello:

  • ((pictures_before)): Allega foto prima

  • ((pictures_after)): Allega foto dopo

  • ((order_forms)) o ((order_forms_pdf)): Allega PDF moduli d’ordine

  • ((certificates)) o ((certificates_pdf)): Allega PDF certificati

  • ((quotes_pdf)): Allega PDF preventivi

  • ((receipts_pdf)): Allega PDF ricevute

  • ((invoices_pdf)): Allega PDF fatture

  • ((qr_code)): Includi un codice QR

Esempi di automazioni

Invia email di conferma quando viene creata una vendita:

  • Trigger: Vendita → viene creata

  • Azione: Invia email con modello di conferma ordine

Notifica al cliente quando la riparazione è pronta:

  • Trigger: Riparazione → cambia stato → Pronta per il ritiro

  • Azione: Invia SMS con notifica di ritiro

Genera fattura quando l’ordine è completamente pagato:

  • Trigger: Vendita → è completamente pagata

  • Azione: Crea PDF fattura

Auguri di compleanno:

  • Trigger: Contatto → compleanno

  • Azione: Invia email con modello di auguri di compleanno

Promemoria di follow-up:

  • Trigger: Preventivo → 1 settimana dopo la creazione

  • Azione: Invia email con template di follow-up

Suggerimento

Un’automazione standard è già configurata: Consegna automatica quando completamente pagato. Questa automazione cambia automaticamente lo stato in Consegnato quando una vendita o una riparazione è completamente saldata. Questo evita al personale di dover aggiornare manualmente lo stato dopo ogni pagamento.

  • Trigger: Vendita/Riparazione → è completamente saldata

  • Azione: Cambia stato → Consegnato