ऑटोमेशन

ऑटोमेशन आपको स्वचालित वर्कफ़्लो सेट करने की अनुमति देते हैं जो विशिष्ट घटनाओं के होने पर क्रियाएं निष्पादित करते हैं। प्रत्येक ऑटोमेशन में एक ट्रिगर (वह घटना जो ऑटोमेशन शुरू करती है) और एक या अधिक क्रियाएं (ट्रिगर सक्रिय होने पर क्या होता है) होती हैं।

ऑटोमेशन बनाना

नया ऑटोमेशन बनाने के लिए, सेटिंग्स ‣ ऑटोमेशन पर जाएं और नया पर क्लिक करें।

प्रत्येक ऑटोमेशन के लिए आवश्यक है:

• नाम: ऑटोमेशन के लिए एक वर्णनात्मक नाम।

• ट्रिगर: वह घटना जो ऑटोमेशन को सक्रिय करती है।

• क्रिया(एं): ट्रिगर होने पर निष्पादित करने के लिए एक या अधिक क्रियाएं।

ट्रिगर

ट्रिगर यह परिभाषित करता है कि ऑटोमेशन कब चलता है। आपको एक मॉडल (रिकॉर्ड का प्रकार) और एक ट्रिगर इवेंट चुनना होगा।

उपलब्ध मॉडल

ऑटोमेशन निम्नलिखित रिकॉर्ड प्रकारों पर ट्रिगर किए जा सकते हैं:

• बटन: बटन क्लिक के माध्यम से मैन्युअल ट्रिगर

• उत्पाद: उत्पाद रिकॉर्ड

• बिक्री: बिक्री आदेश

• कोटेशन: कोटेशन

• मरम्मत: मरम्मत आदेश

• मेमो: मेमो आदेश

• निर्माण: निर्माण आदेश

• संपर्क: ग्राहक/संपर्क रिकॉर्ड

• गिफ्ट कार्ड: गिफ्ट कार्ड रिकॉर्ड

• आपूर्तिकर्ता आदेश: आपूर्तिकर्ता आदेश रिकॉर्ड

• लेन-देन: लेन-देन रिकॉर्ड

• शामिल उत्पाद: अन्य उत्पादों में शामिल किए गए उत्पाद

ट्रिगर इवेंट

निम्नलिखित इवेंट ऑटोमेशन को ट्रिगर कर सकते हैं:

रिकॉर्ड जीवनचक्र इवेंट:

• बनाया गया है: जब कोई नया रिकॉर्ड बनाया जाता है

• अपडेट किया गया है: जब कोई मौजूदा रिकॉर्ड संशोधित किया जाता है

• हटाया गया है: जब कोई रिकॉर्ड हटाया जाता है

• क्लिक किया गया है: जब कोई बटन क्लिक किया जाता है (केवल बटन मॉडल)

स्थिति इवेंट:

• स्थिति बदलता है: जब किसी रिकॉर्ड की स्थिति किसी विशिष्ट मान में बदलती है

• स्थिति x दिनों तक नहीं बदली: जब कोई रिकॉर्ड निर्धारित दिनों की संख्या के लिए समान स्थिति में रहता है

भुगतान इवेंट:

• पूर्ण रूप से भुगतान किया गया है: जब कोई आदेश पूरी तरह से भुगतान किया जाता है

उत्पाद-संबंधित इवेंट:

• बिक्री/कोटेशन/मरम्मत/मेमो/निर्माण में जोड़ा गया है: जब कोई उत्पाद किसी आदेश में जोड़ा जाता है

• बिक्री/कोटेशन/मरम्मत/मेमो/निर्माण से हटाया गया है: जब किसी उत्पाद को आदेश से हटाया जाता है

• उत्पाद में जोड़ा गया है: जब कोई शामिल उत्पाद किसी अन्य उत्पाद में जोड़ा जाता है

समय-आधारित घटनाएँ:

• निर्माण के 1 दिन बाद: रिकॉर्ड बनने के एक दिन बाद

• निर्माण के 1 सप्ताह बाद: निर्माण के एक सप्ताह बाद

• निर्माण के 1 महीने बाद: निर्माण के एक महीने बाद

• निर्माण के 1 वर्ष बाद: निर्माण के एक वर्ष बाद

संपर्क-विशिष्ट घटनाएँ:

• जन्मदिन: संपर्क के जन्मदिन पर

• विवाह तिथि: संपर्क की शादी की वर्षगांठ पर

एकीकरण घटनाएँ:

• नया Calendly संपर्क: जब Calendly के माध्यम से कोई नया संपर्क बनाया जाता है

कार्रवाइयाँ

कार्रवाइयाँ यह परिभाषित करती हैं कि ट्रिगर सक्रिय होने पर क्या होता है। एक ही स्वचालन में कई कार्रवाइयाँ जोड़ी जा सकती हैं, और वे क्रम में निष्पादित होती हैं।

संचार कार्रवाइयाँ

• ईमेल भेजें: ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करके संपर्क को ईमेल भेजें। PDF और चित्रों जैसे अनुलग्नकों का समर्थन करता है।

• SMS भेजें: संपर्क के फ़ोन नंबर पर SMS संदेश भेजें।

• सूचना बनाएँ: उपयोगकर्ता के लिए इन-ऐप सूचना बनाएँ।

स्थिति कार्रवाइयाँ

• स्थिति बदलें: ट्रिगर किए गए रिकॉर्ड की स्थिति बदलें।

• उत्पादों की स्थिति बदलें: आदेश में सभी उत्पादों की स्थिति बदलें।

दस्तावेज़ निर्माण कार्रवाइयाँ

• चालान PDF बनाएँ: आदेश के लिए चालान PDF तैयार करें।

• कोटेशन PDF बनाएँ: कोटेशन PDF तैयार करें।

• आदेश फॉर्म PDF बनाएँ: आदेश फॉर्म PDF तैयार करें।

• मरम्मत फॉर्म PDF बनाएँ: मरम्मत फॉर्म PDF तैयार करें।

• रसीद PDF बनाएँ: रसीद PDF तैयार करें।

• प्रमाणपत्र PDF बनाएँ: प्रमाणपत्र PDF तैयार करें।

प्रिंट कार्रवाइयाँ

• मरम्मत फॉर्म PDF प्रिंट करें: कॉन्फ़िगर किए गए प्रिंटर पर मरम्मत फॉर्म PDF भेजें।

• रसीद PDF प्रिंट करें: रसीद PDF को कॉन्फ़िगर किए गए प्रिंटर पर भेजें।

ईमेल कार्रवाई कॉन्फ़िगरेशन

ईमेल कार्रवाई को कॉन्फ़िगर करते समय, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं:

• प्रेषक: जिस ईमेल पते से भेजना है।

• टेम्प्लेट: संदेश सामग्री के लिए उपयोग करने हेतु ईमेल टेम्प्लेट।

• प्राप्तकर्ता की भाषा: वैकल्पिक रूप से केवल विशिष्ट भाषा वाले संपर्कों को भेजने के लिए फ़िल्टर करें।

ईमेल टेम्प्लेट वेरिएबल का समर्थन करते हैं जो भेजे जाने पर वास्तविक मानों से बदल दिए जाते हैं। आप टेम्प्लेट में प्लेसहोल्डर का उपयोग करके दस्तावेज़ भी संलग्न कर सकते हैं:

• ((pictures_before)): पहले की तस्वीरें संलग्न करें

• ((pictures_after)): बाद की तस्वीरें संलग्न करें

• ((order_forms)) या ((order_forms_pdf)): ऑर्डर फॉर्म PDF संलग्न करें

• ((certificates)) या ((certificates_pdf)): प्रमाणपत्र PDF संलग्न करें

• ((quotes_pdf)): कोटेशन PDF संलग्न करें

• ((receipts_pdf)): रसीद PDF संलग्न करें

• ((invoices_pdf)): चालान PDF संलग्न करें

• ((qr_code)): QR कोड शामिल करें

स्वचालन के उदाहरण

बिक्री बनाए जाने पर पुष्टिकरण ईमेल भेजें:

• ट्रिगर: बिक्री → बनाया गया है

• कार्रवाई: ऑर्डर पुष्टिकरण टेम्प्लेट के साथ ईमेल भेजें

मरम्मत तैयार होने पर ग्राहक को सूचित करें:

• ट्रिगर: मरम्मत → स्थिति बदलती है → लेने के लिए तैयार

• कार्रवाई: पिकअप सूचना के साथ SMS भेजें

ऑर्डर पूरी तरह से भुगतान होने पर चालान बनाएँ:

• ट्रिगर: बिक्री → पूरी तरह से भुगतान हो गया है

• कार्रवाई: चालान PDF बनाएँ

जन्मदिन की शुभकामना:

• ट्रिगर: संपर्क → जन्मदिन

• कार्रवाई: जन्मदिन टेम्प्लेट के साथ ईमेल भेजें

फ़ॉलो-अप अनुस्मारक:

• ट्रिगर: कोटेशन → निर्माण के 1 सप्ताह बाद

• कार्य: फॉलो-अप टेम्पलेट के साथ ईमेल भेजें

सलाह

एक मानक स्वचालन पहले से कॉन्फ़िगर है: पूर्ण भुगतान पर स्वतः डिलीवर। यह स्वचालन स्थिति को Delivered में बदल देता है जब कोई बिक्री या मरम्मत पूरी तरह से भुगतान हो जाती है। इससे कर्मचारियों को प्रत्येक भुगतान के बाद मैन्युअल रूप से स्थिति अपडेट करने की आवश्यकता नहीं होती।

• ट्रिगर: बिक्री/मरम्मत → पूरी तरह से भुगतान की गई है

• कार्य: स्थिति बदलें → Delivered