Automations

Automations Vám umožňujú nastaviť automatické pracovné postupy, ktoré vykonávajú akcie pri výskyte špecifických udalostí. Každá automation pozostáva zo spúšťača (udalosť, ktorá spustí automation) a jednej alebo viacerých akcií (čo sa stane, keď sa spúšťač aktivuje).

Vytvorenie automation

Ak chcete vytvoriť novú automation, prejdite na Nastavenia ‣ Automations a kliknite na Nová.

Každá automation vyžaduje:

  • Názov: Opisný názov pre automation.

  • Spúšťač: Udalosť, ktorá aktivuje automation.

  • Akcia (akcie): Jedna alebo viacero akcií na vykonanie pri spustení.

Spúšťače

Spúšťač definuje, kedy sa automatizácia vykoná. Musíte vybrať model (typ záznamu) a spúšťaciu udalosť.

Dostupné modely

Automatizácie môžu byť spustené na nasledujúcich typoch záznamov:

  • Tlačidlo: Manuálne spustenie kliknutím na tlačidlo

  • Produkt: Záznamy produktov

  • Predaj: Predajné objednávky

  • Cenová ponuka: Cenové ponuky

  • Oprava: Opravné príkazy

  • Memo: Memo objednávky

  • Tvorba: Tvoriace objednávky

  • Kontakt: Záznamy zákazníkov/kontaktov

  • Darčeková karta: Záznamy darčekových kariet

  • Objednávka u dodávateľa: Záznamy objednávok u dodávateľov

  • Transakcia: Záznamy transakcií

  • Zahrnutý produkt: Produkty zahrnuté v iných produktoch

Spúšťacie udalosti

Nasledujúce udalosti môžu spustiť automatizáciu:

Udalosti životného cyklu záznamu:

  • je vytvorený: Keď je vytvorený nový záznam

  • je aktualizovaný: Keď je existujúci záznam upravený

  • je odstránený: Keď je záznam odstránený

  • je kliknutý: Keď je kliknuté na tlačidlo (iba model Tlačidlo)

Udalosti stavu:

  • zmení stav: Keď sa stav záznamu zmení na konkrétnu hodnotu

  • stav sa nezmenil x dní: Keď záznam zostane v rovnakom stave počas určeného počtu dní

Udalosti platby:

  • je úplne zaplatená: Keď je objednávka úplne zaplatená

Udalosti súvisiace s produktom:

  • je pridaný do predaja/cenovej ponuky/opravy/memo/tvorby: Keď je produkt pridaný do objednávky

  • je odstránený z predaja/cenovej ponuky/opravy/mema/vytvorenia: Keď je produkt odstránený z objednávky

  • je pridaný k produktu: Keď je zahrnutý produkt pridaný k inému produktu

Časovo závislé udalosti:

  • 1 deň po vytvorení: Jeden deň po vytvorení záznamu

  • 1 týždeň po vytvorení: Jeden týždeň po vytvorení

  • 1 mesiac po vytvorení: Jeden mesiac po vytvorení

  • 1 rok po vytvorení: Jeden rok po vytvorení

Udalosti špecifické pre kontakt:

  • narodeniny: V deň narodenín kontaktu

  • dátum sobáša: V deň výročia sobáša kontaktu

Integračné udalosti:

  • nový kontakt Calendly: Keď je vytvorený nový kontakt prostredníctvom Calendly

Akcie

Akcie definujú co sa stane, keď sa spustí spúšťač. K jednej automatizácii je možné pridať viacero akcií a vykonávajú sa v poradí.

Komunikačné akcie

  • Odoslať e-mail: Odošlite e-mail kontaktu pomocou e-mailovej šablóny. Podporuje prílohy ako PDF a obrázky.

  • Odoslať SMS: Odošlite SMS správu na telefónne číslo kontaktu.

  • Vytvoriť upozornenie: Vytvorte upozornenie v aplikácii pre používateľa.

Akcie stavu

  • Zmeniť stav: Zmeňte stav spusteného záznamu.

  • Zmeniť stav produktov: Zmeňte stav všetkých produktov v objednávke.

Akcie generovania dokumentov

  • Vytvoriť faktúru PDF: Vygenerujte faktúru PDF pre objednávku.

  • Vytvoriť cenovú ponuku PDF: Vygenerujte cenovú ponuku PDF.

  • Vytvoriť objednávkový formulár PDF: Vygenerujte objednávkový formulár PDF.

  • Vytvoriť opravný formulár PDF: Vygenerujte opravný formulár PDF.

  • Vytvoriť potvrdenie PDF: Vygenerujte potvrdenie PDF.

  • Vytvoriť certifikát PDF: Vygenerujte certifikát PDF.

Konfigurácia e-mailovej akcie

Pri konfigurácii e-mailovej akcie môžete zadať:

  • Odosielateľ: E-mailová adresa, z ktorej sa bude odosielať.

  • Šablóna: E-mailová šablóna, ktorá sa použije pre obsah správy.

  • Jazyk príjemcu: Voliteľne môžete filtrovať, aby sa odosielalo len kontaktom s konkrétnym jazykom.

E-mailové šablóny podporujú premenné, ktoré sa pri odoslaní nahradia skutočnými hodnotami. Môžete tiež priložiť dokumenty pomocou zástupných symbolov v šablóne:

  • ((pictures_before)): Priložiť fotografie pred

  • ((pictures_after)): Priložiť fotografie po

  • ((order_forms)) alebo ((order_forms_pdf)): Priložiť PDF objednávkových formulárov

  • ((certificates)) alebo ((certificates_pdf)): Priložiť PDF certifikátov

  • ((quotes_pdf)): Priložiť PDF cenových ponúk

  • ((receipts_pdf)): Priložiť PDF pokladničných dokladov

  • ((invoices_pdf)): Priložiť PDF faktúr

  • ((qr_code)): Zahrnúť QR kód

Príklady automatizácií

Odoslanie potvrdzovacieho e-mailu pri vytvorení predaja:

  • Spúšťač: Predaj → je vytvorený

  • Akcia: Odoslať e-mail so šablónou potvrdenia objednávky

Upozornenie zákazníka, keď je oprava pripravená:

  • Spúšťač: Oprava → mení stav → Pripravené na vyzdvihnutie

  • Akcia: Odoslať SMS s upozornením na vyzdvihnutie

Vygenerovanie faktúry po úplnej úhrade objednávky:

  • Spúšťač: Predaj → je úplne zaplatený

  • Akcia: Vytvoriť PDF faktúry

Narodeninový pozdrav:

  • Spúšťač: Kontakt → narodeniny

  • Akcia: Odoslať e-mail s narodeninovou šablónou

Pripomienka následného kontaktu:

  • Spúšťač: Cenová ponuka → 1 týždeň po vytvorení

  • Akcia: Odoslať e-mail s následnou šablónou

Tip

Štandardná automatizácia je už nakonfigurovaná: Automatické dodanie pri úplnom zaplatení. Táto automatizácia automaticky zmení stav na Dodané, keď je predaj alebo oprava úplne zaplatená. To ušetrí personálu manuálnu aktualizáciu stavu po každej platbe.

  • Spúšťač: Predaj/Oprava → je úplne zaplatená

  • Akcia: Zmeniť stav → Dodané