Automatizaciones¶
Las Automatizaciones le permiten configurar flujos de trabajo automáticos que ejecutan acciones cuando ocurren eventos específicos. Cada automatización consta de un disparador (el evento que inicia la automatización) y una o más acciones (lo que sucede cuando se activa el disparador).
Crear una automatización¶
Para crear una nueva automatización, navegue a y haga clic en Nuevo.
Cada automatización requiere:
Nombre: Un nombre descriptivo para la automatización.
Disparador: El evento que activa la automatización.
Acción(es): Una o más acciones a ejecutar cuando se dispare.
Disparadores¶
Un disparador define cuándo se ejecuta una automatización. Debe seleccionar un modelo (el tipo de registro) y un evento disparador.
Modelos disponibles¶
Las automatizaciones se pueden activar en los siguientes tipos de registros:
Botón: Activación manual mediante clic en un botón
Producto: Registros de productos
Venta: Pedidos de venta
Presupuesto: Presupuestos
Reparación: Pedidos de reparación
Memo: Pedidos de memo
Creación: Pedidos de creación
Contacto: Registros de clientes/contactos
Tarjeta regalo: Registros de tarjetas regalo
Pedido proveedor: Registros de pedidos a proveedores
Transacción: Registros de transacciones
Producto incluido: Productos incluidos dentro de otros productos
Eventos disparadores¶
Los siguientes eventos pueden activar una automatización:
Eventos del ciclo de vida del registro:
es creado: Cuando se crea un nuevo registro
es actualizado: Cuando se modifica un registro existente
es eliminado: Cuando se elimina un registro
es pulsado: Cuando se hace clic en un botón (solo modelo Botón)
Eventos de estado:
cambia de estado: Cuando el estado de un registro cambia a un valor específico
el estado no ha cambiado durante x días: Cuando un registro permanece en el mismo estado durante un número de días definido
Eventos de pago:
está totalmente pagado: Cuando un pedido está totalmente pagado
Eventos relacionados con productos:
es añadido a venta/presupuesto/reparación/memo/creación: Cuando un producto se añade a un pedido
se retira de venta/presupuesto/reparación/memo/creación: Cuando se retira un producto de un pedido
se agrega a un producto: Cuando se agrega un producto incluido a otro producto
Eventos temporales:
1 día después de la creación: Un día después de que se creó el registro
1 semana después de la creación: Una semana después de la creación
1 mes después de la creación: Un mes después de la creación
1 año después de la creación: Un año después de la creación
Eventos específicos de contactos:
cumpleaños: El día del cumpleaños del contacto
fecha de matrimonio: El día del aniversario de bodas del contacto
Eventos de integración:
nuevo contacto Calendly: Cuando se crea un nuevo contacto a través de Calendly
Acciones¶
Las acciones definen qué sucede cuando se activa un disparador. Se pueden agregar múltiples acciones a una sola automatización, y se ejecutan en orden.
Acciones de comunicación¶
Enviar email: Envíe un email al contacto utilizando una plantilla de email. Admite archivos adjuntos como PDF e imágenes.
Enviar SMS: Envíe un mensaje SMS al número de teléfono del contacto.
Crear notificación: Cree una notificación en la aplicación para el usuario.
Acciones de estado¶
Cambiar estado: Cambie el estado del registro activado.
Cambiar estado de los productos: Cambie el estado de todos los productos dentro de un pedido.
Acciones de generación de documentos¶
Crear PDF de factura: Genere un PDF de factura para el pedido.
Crear PDF de presupuesto: Genere un PDF de presupuesto.
Crear PDF de formulario de pedido: Genere un PDF de formulario de pedido.
Crear PDF de formulario de reparación: Genere un PDF de formulario de reparación.
Crear PDF de recibo: Genere un PDF de recibo.
Crear PDF de certificado: Genere un PDF de certificado.
Acciones de impresión¶
Imprimir PDF de formularios de reparación: Envíe los PDF de formularios de reparación a la impresora configurada.
Imprimir PDF de recibos: Envíe los PDF de recibos a la impresora configurada.
Configuración de la acción de email¶
Al configurar una acción de email, puede especificar:
Remitente: La dirección de email desde la que enviar.
Plantilla: Una plantilla de email a utilizar para el contenido del mensaje.
Idioma del destinatario: Opcionalmente filtre para enviar solo a contactos con un idioma específico.
Las plantillas de email admiten variables que se reemplazan por valores reales al enviar. También puede adjuntar documentos utilizando marcadores de posición en la plantilla:
((pictures_before)): Adjuntar fotos anteriores((pictures_after)): Adjuntar fotos posteriores((order_forms))o((order_forms_pdf)): Adjuntar PDF de formularios de pedido((certificates))o((certificates_pdf)): Adjuntar PDF de certificados((quotes_pdf)): Adjuntar PDF de presupuestos((receipts_pdf)): Adjuntar PDF de recibos((invoices_pdf)): Adjuntar PDF de facturas((qr_code)): Incluir un código QR
Ejemplos de automatizaciones¶
Enviar email de confirmación cuando se crea una venta:
Disparador: Venta → se crea
Acción: Enviar email con plantilla de confirmación de pedido
Notificar al cliente cuando la reparación esté lista:
Disparador: Reparación → cambia estado → Listo para recoger
Acción: Enviar SMS con notificación de recogida
Generar factura cuando el pedido esté totalmente pagado:
Disparador: Venta → está totalmente pagada
Acción: Crear PDF de factura
Saludo de cumpleaños:
Disparador: Contacto → cumpleaños
Acción: Enviar email con plantilla de cumpleaños
Recordatorio de seguimiento:
Disparador: Presupuesto → 1 semana después de la creación
Acción: Enviar email con plantilla de seguimiento
Truco
Una automatización estándar ya está configurada: Entregar automáticamente al pagar totalmente. Esta automatización cambia automáticamente el estado a Entregado cuando una venta o reparación está totalmente pagada. Esto evita que el personal tenga que actualizar manualmente el estado después de cada pago.
Activador: Venta/Reparación → está totalmente pagada
Acción: Cambiar estado → Entregado