Comunicación por email

El módulo Emails en Gem Logic le permite enviar y recibir emails directamente desde la aplicación. Los emails se vinculan a contactos, pedidos, facturas y otros registros, de modo que toda la comunicación queda centralizada. El módulo es compatible con Gmail, Microsoft y proveedores SMTP/IMAP personalizados.

Conectar una dirección de email

Acceda a Emails ‣ Direcciones de email y haga clic en Conectar dirección de email. Elija uno de los tres métodos de conexión:

  • Continuar con Google – inicie sesión con una cuenta de Google para conectarse mediante OAuth.

  • Continuar con Microsoft – inicie sesión con una cuenta de Microsoft para conectarse mediante OAuth.

  • SMTP – introduzca la dirección de email manualmente, y después configure los ajustes de los servidores SMTP e IMAP en la página de detalles de la dirección de email.

Tras conectarse, la dirección de email aparece en la lista y puede usarse para enviar y recibir emails.

Ajustes de la dirección de email

En la página de detalles de la dirección de email puede configurar:

  • Nombre del remitente – el nombre que ven los destinatarios.

  • Usuarios – miembros del equipo que pueden usar esta dirección.

  • Email de soporte – marcar la dirección como bandeja de entrada de asistencia.

  • Datos de los servidores SMTP e IMAP (para conexiones que no usan OAuth).

Puede enviar un email de prueba desde la lista de direcciones de email para verificar que la configuración funciona.

Capacidad de entrega de email

Que sus emails lleguen a la bandeja de entrada o a la carpeta de spam depende principalmente de cómo esté autenticado su dominio de envío. Cuando conecta un buzón, Gem Logic envía a través de su propio proveedor (Google, Microsoft o su servidor SMTP), por lo que usted autentica su dominio con ese proveedor, no con Gem Logic.

Direcciones personales

Si envía desde una dirección personal @gmail.com, @outlook.com o similar, no es necesaria ninguna configuración. El proveedor ya autentica estos mensajes por usted.

Dominio personalizado en Google Workspace

Si envía desde su propio dominio (por ejemplo info@suempresa.com) conectado a través de Google, añada estos registros en el proveedor DNS de su dominio:

  • SPF – un registro TXT en su dominio:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM – en la consola de administración de Google, vaya a Aplicaciones ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Autenticar email, genere la clave, añada el registro TXT que le muestre y, a continuación, haga clic en Iniciar autenticación.

  • DMARC – un registro TXT en _dmarc.suempresa.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Dominio personalizado en Microsoft 365

  • SPF – v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM – habilite la firma DKIM para su dominio en el centro de administración de Microsoft 365 y añada los dos registros CNAME que proporciona.

  • DMARC – añada el mismo registro _dmarc indicado arriba.

Proveedor SMTP personalizado

Siga las instrucciones de su proveedor para configurar SPF y DKIM para su dominio. La mayoría de los proveedores publican una guía DNS paso a paso.

Nota

Los cambios DNS pueden tardar hasta 48 horas en surtir efecto. Después, envíe un email de prueba a una cuenta de Gmail o Outlook y confirme que llega a la bandeja de entrada.

Truco

Algunos hábitos también ayudan: envíe desde una dirección real que posea, mantenga una línea de asunto clara, evite enviar el mismo mensaje a listas muy grandes de una sola vez, e incluya siempre una firma con los datos de su empresa.

Bandeja de entrada y emails enviados

Navegue a Emails ‣ Bandeja de entrada para abrir la aplicación de email. El panel izquierdo muestra una lista de hilos de correo, y el panel derecho muestra el hilo seleccionado.

Utilice las pestañas en la parte superior para cambiar entre emails Recibidos y Enviados. La barra de búsqueda le permite encontrar hilos por asunto, remitente o contenido.

Hilos de correo

Los emails relacionados se agrupan automáticamente en hilos. Cada hilo muestra:

  • El nombre del contacto o remitente

  • La línea de asunto

  • Una breve vista previa del último mensaje

  • La fecha y el número de emails

  • Una etiqueta de estado: Esperando respuesta para hilos entrantes o Respondido para hilos donde usted envió el último mensaje

Acciones de hilo

Pase el cursor sobre un hilo o ábralo para acceder a estas acciones:

  • Fijar – mantener el hilo en la parte superior de su lista.

  • Destacar – marcar el hilo para seguimiento.

  • Archivar – eliminar de su bandeja de entrada (puede archivar para usted o para todos los usuarios).

  • Eliminar – eliminar permanentemente el hilo.

  • Crear tarea – crear una tarea vinculada desde el hilo.

Estas acciones son por usuario: fijar o archivar un hilo solo afecta su propia vista.

Redactar y enviar emails

Puede redactar un email de dos maneras:

  • Desde la aplicación de email: haga clic en Responder en la parte inferior de cualquier hilo.

  • Desde cualquier registro (pedido, factura, contacto, pedido a proveedor): haga clic en el icono de email para abrir el modal de redacción.

El formulario de redacción incluye:

  • De – seleccione desde qué dirección de email conectada enviar.

  • Para – escriba una dirección de email o seleccione de sus contactos.

  • CC – opcionalmente agregue miembros del equipo u otros destinatarios.

  • Asunto – la línea de asunto del email.

  • Mensaje – un editor de texto enriquecido para el cuerpo del email.

  • Plantilla – aplique opcionalmente una plantilla de email.

  • Firma – se añade automáticamente según la dirección de envío seleccionada.

Archivos adjuntos

Al redactar desde un registro, Gem Logic sugiere archivos adjuntos relevantes como facturas, presupuestos, certificados, albaranes de entrega o documentos de pedido. También puede cargar archivos manualmente.

Envío programado

En lugar de enviar de inmediato, puede programar un email para una fecha y hora futuras. Los emails programados aparecen en su carpeta de enviados con una etiqueta Programado y pueden enviarse inmediatamente en cualquier momento antes de la fecha programada.

Plantillas de correo electrónico

Las plantillas de email le permiten crear mensajes reutilizables con variables dinámicas que se reemplazan automáticamente cuando se envía el email.

Acceda a Emails ‣ Plantillas de email para gestionar las plantillas. Haga clic en Crear plantilla de email para añadir una nueva.

Una plantilla incluye:

  • Nombre – un nombre descriptivo para la plantilla.

  • Asunto – el asunto del email (puede incluir variables).

  • Mensaje – el cuerpo del email (puede incluir variables).

  • Idioma – el idioma de la plantilla.

  • Activo – si la plantilla está disponible para su uso.

Variables de plantilla

Las variables son marcadores envueltos en dobles paréntesis que se reemplazan con datos reales cuando se envía el email. Las variables disponibles se listan en el lado derecho del editor de plantillas.

Las variables comunes incluyen:

  • ((name)) – nombre del contacto

  • ((email)) – dirección de email del contacto

  • ((phone)) – número de teléfono del contacto

  • ((order_id)) – número de referencia del pedido

  • ((order_total)) – importe total del pedido

  • ((invoice_id)) – número de referencia de la factura

  • ((business_name)) – nombre de su empresa

  • ((pay_now_link)) – un enlace de pago para el cliente

  • ((customer_portal_url)) – enlace al portal del cliente

Truco

Haga clic en cualquier variable en la barra lateral del editor de plantillas para insertarla en la posición del cursor.

Firmas de email

Cada dirección de email puede tener varias firmas, opcionalmente en diferentes idiomas. El creador visual de firmas le permite diseñar una firma sin escribir HTML y selecciona automáticamente la adecuada al redactar un email.

Consulte Firmas de email para la guía completa.

Seguimiento de emails

Gem Logic realiza un seguimiento de si los destinatarios abren sus emails. Cuando se ha abierto un email, aparece una marca de tiempo en el email dentro de la vista de hilo.

Las plantillas de email también registran la tasa de apertura, mostrando cuántos destinatarios abrieron los emails enviados con esa plantilla.

Reglas de email

Las reglas de email le permiten procesar automáticamente los emails entrantes según su contenido. Navegue a Emails ‣ Bandeja de entrada y haga clic en el icono de configuración para gestionar las reglas.

Cada regla tiene:

  • Frase de búsqueda – el texto a buscar.

  • Buscar en – dónde buscar: Asunto, Cuerpo o De.

  • Acción – qué hacer cuando se encuentra una coincidencia: Archivar o Eliminar.

Las reglas se aplican automáticamente cuando llegan nuevos emails.

Funciones de IA

Al redactar un email, puede utilizar la IA para ayudarle a escribir o mejorar su mensaje:

  • Generar – describa lo que desea decir y deje que la IA redacte el email.

  • Pulir – mejora el tono y la claridad de su borrador.

  • Acortar o Ampliar – ajusta la longitud.

  • Más formal o Más informal – cambia el tono.

  • Traducir – traduce el mensaje a otro idioma.

Ver también