E-poštno komuniciranje

Modul E-pošta v Gem Logic omogoča pošiljanje in prejemanje e-pošte neposredno iz aplikacije. E-poštna sporočila so povezana s kontakti, naročili, računi in drugimi zapisi, zato je vsa komunikacija sledljiva na enem mestu. Modul podpira Gmail, Microsoft in ponudnike po meri za SMTP/IMAP.

Povežite e-poštni naslov

Pojdite na E-pošta ‣ E-poštni naslovi in kliknite Poveži e-poštni naslov. Izberite eno od treh metod povezave:

  • Nadaljuj z Google – prijavite se z Google računom za povezavo prek OAuth.

  • Nadaljuj z Microsoft – prijavite se z Microsoft računom za povezavo prek OAuth.

  • SMTP – vnesite e-poštni naslov ročno in nato konfigurirajte nastavitve strežnikov SMTP in IMAP na strani s podrobnostmi e-poštnega naslova.

Po povezavi se e-poštni naslov pojavi na seznamu in ga lahko uporabite za pošiljanje in prejemanje e-pošte.

Nastavitve e-poštnega naslova

Na strani s podrobnostmi e-poštnega naslova lahko konfigurirate:

  • Ime pošiljatelja – prikazno ime, ki ga vidijo prejemniki.

  • Uporabniki – člani ekipe, ki lahko uporabljajo ta naslov.

  • E-pošta za podporo – označite naslov kot nabiralnik za podporo.

  • Podrobnosti strežnikov SMTP in IMAP (za povezave brez OAuth).

S seznama e-poštnih naslovov lahko pošljete testno e-pošto za preverjanje delovanja konfiguracije.

Dostavljanje e-pošte

To, ali Vaša e-pošta prispe v mapo „Prejeto“ ali „Neželena pošta“, je odvisno predvsem od tega, kako dobro je Vaša pošiljna domena avtenticirana. Ko povežete poštni predal, Gem Logic pošilja prek Vašega ponudnika (Google, Microsoft ali Vaš SMTP strežnik), zato avtenticirate svojo domeno pri tem ponudniku — ne pri Gem Logic.

Osebni naslovi

Če pošiljate z osebnega naslova @gmail.com, @outlook.com ali podobnega, nastavitev ni potrebna. Ponudnik že avtenticira ta sporočila za Vas.

Prilagojena domena na Google Workspace

Če pošiljate s svoje domene (na primer info@vasepodjetje.com), povezane prek Googla, dodajte te zapise pri ponudniku DNS Vaše domene:

  • SPF — zapis TXT na Vaši domeni:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — v konzoli Google Admin pojdite na Aplikacije ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Preverjanje pristnosti e-pošte, ustvarite ključ, dodajte zapis TXT, ki Vam ga pokaže, nato kliknite Začni preverjanje pristnosti.

  • DMARC — zapis TXT na _dmarc.vasepodjetje.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Prilagojena domena na Microsoft 365

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — omogočite podpisovanje DKIM za Vašo domeno v skrbniškem središču Microsoft 365 in dodajte dva zapisa CNAME, ki jih zagotovi.

  • DMARC — dodajte enak zapis _dmarc, kot je prikazan zgoraj.

Prilagojen ponudnik SMTP

Sledite navodilom Vašega ponudnika za nastavitev SPF in DKIM za Vašo domeno. Večina ponudnikov objavi korak-za-korakom vodnik za DNS.

Opomba

Spremembe DNS lahko trajajo do 48 ur, da začnejo veljati. Nato pošljite testno e-pošto na račun Gmail ali Outlook in preverite, ali prispe v mapo „Prejeto“.

Nasvet

Pomagajo tudi nekatere dobre navade: pošiljajte z resničnega naslova, ki ste ga lastnik, uporabite jasno zadevo, izogibajte se pošiljanju enakega sporočila zelo velikim seznamom naenkrat in vedno vključite podpis s podatki Vašega podjetja.

Prejeto in poslana e-pošta

Pojdite na E-pošta ‣ Prejeto, da odprete aplikacijo za e-pošto. Levi panel prikazuje seznam e-poštnih pogovorov, desni panel pa prikazuje izbrani pogovor.

Uporabite zavihke na vrhu za preklop med Prejeto in Poslano e-pošto. Iskalna vrstica Vam omogoča iskanje pogovorov po zadevi, pošiljatelju ali vsebini.

E-poštni pogovori

Povezana e-pošta se samodejno združi v pogovore. Vsak pogovor prikazuje:

  • Ime stika ali pošiljatelja

  • Vrstico zadeve

  • Kratek predogled zadnjega sporočila

  • Datum in število e-poštnih sporočil

  • Statusno značko: Čaka na odgovor za prejete pogovore ali Odgovorjeno za pogovore, kjer ste Vi poslali zadnje sporočilo

Dejanja pogovora

Premaknite kazalec miške čez pogovor ali ga odprite za dostop do teh dejanj:

  • Pripni – obdrži pogovor na vrhu Vašega seznama.

  • Označi z zvezdico – označite pogovor za nadaljnje ukrepanje.

  • Arhiviraj – odstranite iz nabiralnika (lahko arhivirate zase ali za vse uporabnike).

  • Izbriši – trajno odstranite e-poštni pogovor.

  • Ustvari opravilo – ustvarite povezano opravilo iz e-poštnega pogovora.

Ta dejanja so vezana na uporabnika — pripenjanje ali arhiviranje e-poštnega pogovora vpliva samo na Vaš lastni pogled.

Sestavljanje in pošiljanje e-pošte

E-pošto lahko sestavite na dva načina:

  • Iz e-poštne aplikacije: kliknite Odgovori na dnu katerega koli e-poštnega pogovora.

  • Iz katerega koli zapisa (naročilo, račun, kontakt, naročilo pri dobavitelju): kliknite ikono e-pošte za odprtje modalnega okna za sestavljanje.

Obrazec za sestavljanje vsebuje:

  • Od – izberite, s katerega povezanega e-poštnega naslova želite poslati.

  • Za – vnesite e-poštni naslov ali izberite iz svojih kontaktov.

  • Kp – po želji dodajte člane ekipe ali druge prejemnike.

  • Zadeva – vrstica z zadevo e-pošte.

  • Sporočilo – urejevalnik obogatenega besedila za vsebino e-pošte.

  • Predloga – po želji uporabite e-poštno predlogo.

  • Podpis – samodejno dodan na podlagi izbranega naslova pošiljatelja.

Priloge

Pri sestavljanju iz zapisa Gem Logic predlaga ustrezne priloge, kot so računi, ponudbe, certifikati, dobavnice ali dokumenti naročil. Datoteke lahko naložite tudi ročno.

Načrtovano pošiljanje

Namesto takojšnjega pošiljanja lahko načrtujete e-pošto za prihodnji datum in uro. Načrtovana e-pošta se prikaže v mapi poslane pošte z značko Načrtovano in jo lahko kadarkoli pred načrtovanim datumom pošljete takoj.

Predloge e-pošte

E-poštne predloge Vam omogočajo ustvarjanje večkratno uporabnih sporočil z dinamičnimi spremenljivkami, ki se samodejno nadomestijo ob pošiljanju e-pošte.

Za upravljanje predlog pojdite na E-pošta ‣ E-poštne predloge. Kliknite Ustvari e-poštno predlogo za dodajanje nove.

Predloga vsebuje:

  • Ime – opisno ime za predlogo.

  • Zadeva – zadeva e-pošte (lahko vključuje spremenljivke).

  • Sporočilo – vsebina e-pošte (lahko vključuje spremenljivke).

  • Jezik – jezik predloge.

  • Aktivno – ali je predloga na voljo za uporabo.

Spremenljivke predloge

Spremenljivke so označevalci, oviti v dvojne oklepaje, ki se ob pošiljanju e-pošte nadomestijo z dejanskimi podatki. Razpoložljive spremenljivke so navedene na desni strani urejevalnika predlog.

Pogoste spremenljivke vključujejo:

  • ((name)) – ime kontakta

  • ((email)) – e-poštni naslov kontakta

  • ((phone)) – telefonska številka kontakta

  • ((order_id)) – referenčna številka naročila

  • ((order_total)) – skupni znesek naročila

  • ((invoice_id)) – referenčna številka računa

  • ((business_name)) – naziv Vašega podjetja

  • ((pay_now_link)) – plačilna povezava za stranko

  • ((customer_portal_url)) – povezava do portala za stranke

Nasvet

Kliknite katerokoli spremenljivko v stranski vrstici urejevalnika predlog, da jo vstavite na položaj kazalca.

E-poštni podpisi

Vsak e-poštni naslov lahko ima več podpisov, po želji v različnih jezikih. Vizualni izdelovalec podpisov Vam omogoča oblikovanje podpisa brez pisanja HTML kode in samodejno izbere ustreznega, ko sestavljate e-poštno sporočilo.

Za celoten vodnik si oglejte E-poštni podpisi.

Sledenje e-poštnim sporočilom

Gem Logic sledi, ali prejemniki odpirajo Vaša e-poštna sporočila. Ko je sporočilo odprto, se v pregledu e-poštnega pogovora prikaže časovni žig.

Predloge e-poštnih sporočil prav tako sledijo stopnji odpiranja, ki prikazuje, koliko prejemnikov je odprlo sporočila, poslana s to predlogo.

Pravila za e-pošto

Pravila za e-pošto Vam omogočajo samodejno obdelavo dohodnih sporočil glede na njihovo vsebino. Pojdite na E-pošta ‣ Prejeto in kliknite ikono nastavitev za upravljanje pravil.

Vsako pravilo ima:

  • Iskalni izraz – besedilo, ki ga želite poiskati.

  • Išči v – kje iskati: Zadeva, Vsebina ali Od.

  • Dejanje – kaj narediti, ko je najdeno ujemanje: Arhiviraj ali Izbriši.

Pravila se samodejno uporabijo, ko prispejo nova e-poštna sporočila.

Funkcije umetne inteligence

Pri sestavljanju e-poštnega sporočila lahko uporabite umetno inteligenco, ki Vam pomaga napisati ali izboljšati sporočilo:

  • Generiraj – opišite, kaj želite povedati, in umetna inteligenca bo napisala sporočilo.

  • Izboljšaj – izboljša ton in jasnost Vašega osnutka.

  • Skrajšaj ali Razširi – prilagodite dolžino.

  • Bolj formalno ali Bolj sproščeno – spremenite ton.

  • Prevedi – prevede sporočilo v drug jezik.

Poglej Tudi