E-postkommunikation

E-postmodulen i Gem Logic låter dig skicka och ta emot e-post direkt från applikationen. E-postmeddelanden kopplas till kontakter, ordrar, fakturor och andra poster så att all kommunikation följs upp på ett och samma ställe. Modulen stöder Gmail, Microsoft och anpassade SMTP/IMAP-leverantörer.

Anslut en e-postadress

Gå till E-post ‣ E-postadresser och klicka på Anslut e-postadress. Välj en av de tre anslutningsmetoderna:

  • Fortsätt med Google – logga in med ett Google-konto för att ansluta via OAuth.

  • Fortsätt med Microsoft – logga in med ett Microsoft-konto för att ansluta via OAuth.

  • SMTP – ange e-postadressen manuellt och konfigurera sedan SMTP- och IMAP-serverinställningarna på detaljsidan för e-postadressen.

Efter anslutning visas e-postadressen i listan och kan användas för att skicka och ta emot e-post.

Inställningar för e-postadress

På detaljsidan för e-postadressen kan du konfigurera:

  • Avsändarnamn – det visningsnamn mottagarna ser.

  • Användare – teammedlemmar som kan använda denna adress.

  • Supportmail – markera adressen som en supportinkorg.

  • SMTP- och IMAP-serverdetaljer (för anslutningar som inte använder OAuth).

Du kan skicka ett testmail från e-postadresslistan för att verifiera att konfigurationen fungerar.

E-postleverans

Huruvida era e-postmeddelanden hamnar i inkorgen eller i skräppostmappen beror främst på hur väl ert avsändardomän är autentiserat. När du ansluter en e-postkorg skickar Gem Logic via din egen leverantör (Google, Microsoft eller din SMTP-server), så du autentiserar ditt domän hos den leverantören — inte hos Gem Logic.

Personliga adresser

Om du skickar från en personlig @gmail.com-, @outlook.com- eller liknande adress behövs ingen konfiguration. Leverantören autentiserar redan dessa meddelanden åt dig.

Eget domän på Google Workspace

Om du skickar från ditt eget domän (till exempel info@dittforetag.com) anslutet via Google, lägg till dessa poster hos din DNS-leverantör:

  • SPF — en TXT-post på ditt domän:

    v=spf1 include:_spf.google.com ~all

  • DKIM — gå i Google Admin-konsolen till Appar ‣ Google Workspace ‣ Gmail ‣ Autentisera e-post, generera nyckeln, lägg till den TXT-post som visas och klicka sedan på Starta autentisering.

  • DMARC — en TXT-post på _dmarc.dittforetag.com:

    v=DMARC1; p=none; rua=mailto:postmaster@yourcompany.com

Eget domän på Microsoft 365

  • SPF — v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ~all

  • DKIM — aktivera DKIM-signering för ditt domän i Microsoft 365-administrationscentret och lägg till de två CNAME-poster som tillhandahålls.

  • DMARC — lägg till samma _dmarc-post som visas ovan.

Egen SMTP-leverantör

Följ din leverantörs instruktioner för att konfigurera SPF och DKIM för ditt domän. De flesta leverantörer publicerar en steg-för-steg DNS-guide.

Observera

DNS-ändringar kan ta upp till 48 timmar innan de träder i kraft. Skicka därefter ett testmeddelande till ett Gmail- eller Outlook-konto och bekräfta att det kommer fram i inkorgen.

Tips

Några goda vanor hjälper också: skicka från en verklig adress som du äger, använd en tydlig ämnesrad, undvik att skicka samma meddelande till mycket stora listor på en gång, och inkludera alltid en signatur med era företagsuppgifter.

Inkorg och skickade e-postmeddelanden

Gå till E-post ‣ Inkorg för att öppna e-postapplikationen. Vänsterpanelen visar en lista över e-postkonversationer och högerpanelen visar den valda konversationen.

Använd flikarna högst upp för att växla mellan Inkorg och Skickat. Sökfältet låter dig hitta konversationer efter ämne, avsändare eller innehåll.

E-postkonversationer

Relaterade e-postmeddelanden grupperas automatiskt i konversationer. Varje konversation visar:

  • Kontaktens eller avsändarens namn

  • Ämnesraden

  • En kort förhandsgranskning av det senaste meddelandet

  • Datumet och antalet e-postmeddelanden

  • En statusmärkning: Inväntar svar för inkommande konversationer eller Besvarat för konversationer där du skickade det senaste meddelandet

Konversationsåtgärder

För muspekaren över en konversation eller öppna den för att få åtkomst till dessa åtgärder:

  • Fäst – behåll konversationen högst upp i din lista.

  • Stjärnmärk – markera konversationen för uppföljning.

  • Arkivera – ta bort från inkorgen (du kan arkivera för dig själv eller för alla användare).

  • Ta bort – radera e-postkonversationen permanent.

  • Skapa uppgift – skapa en länkad uppgift från e-postkonversationen.

Dessa åtgärder är användarspecifika — att fästa eller arkivera en e-postkonversation påverkar endast din egen vy.

Skriva och skicka e-post

Du kan skriva ett e-postmeddelande på två sätt:

  • Från e-postapplikationen: klicka på Svara längst ned i en e-postkonversation.

  • Från vilket register som helst (order, faktura, kontakt, leverantörsbeställning): klicka på e-postikonen för att öppna redigeringsfönstret.

Redigeringsformuläret innehåller:

  • Från – välj vilken ansluten e-postadress du vill skicka från.

  • Till – skriv en e-postadress eller välj från dina kontakter.

  • Kopia – lägg valfritt till teammedlemmar eller andra mottagare.

  • Ämne – e-postmeddelandets ämnesrad.

  • Meddelande – en redigerare för e-postmeddelandets brödtext.

  • Mall – tillämpa valfritt en e-postmall.

  • Signatur – läggs automatiskt till baserat på den valda avsändaradressen.

Bilagor

När du skriver från ett register föreslår Gem Logic relevanta bilagor såsom fakturor, offerter, certifikat, följesedlar eller beställningsdokument. Du kan också ladda upp filer manuellt.

Schemalagd sändning

Istället för att skicka omedelbart kan du schemalägga ett e-postmeddelande till ett framtida datum och en framtida tid. Schemalagda e-postmeddelanden visas i mappen för skickade meddelanden med märket Schemalagd och kan skickas omedelbart när som helst före det schemalagda datumet.

E-postmallar

E-postmallar låter dig skapa återanvändbara meddelanden med dynamiska variabler som automatiskt ersätts när e-postmeddelandet skickas.

Navigera till E-post ‣ E-postmallar för att hantera mallar. Klicka på Skapa e-postmall för att lägga till en ny.

En mall innehåller:

  • Namn – ett beskrivande namn för mallen.

  • Ämne – e-postmeddelandets ämne (kan innehålla variabler).

  • Meddelande – e-postmeddelandets brödtext (kan innehålla variabler).

  • Språk – mallens språk.

  • Aktiv – om mallen är tillgänglig för användning.

Mallvariabler

Variabler är platshållare omgivna av dubbla parenteser som ersätts med verkliga data när e-postmeddelandet skickas. De tillgängliga variablerna listas på höger sida av mallredigeraren.

Vanliga variabler inkluderar:

  • ((name)) – kontaktens namn

  • ((email)) – kontaktens e-postadress

  • ((phone)) – kontaktens telefonnummer

  • ((order_id)) – orderreferensnummer

  • ((order_total)) – ordernsumma

  • ((invoice_id)) – fakturareferensnummer

  • ((business_name)) – ert företagsnamn

  • ((pay_now_link)) – en betalningslänk för kunden

  • ((customer_portal_url)) – länk till kundportalen

Tips

Klicka på valfri variabel i mallredigerarens sidofält för att infoga den vid markörens position.

E-postsignaturer

Varje e-postadress kan ha flera signaturer, eventuellt på olika språk. Den visuella signaturbyggaren låter dig utforma en signatur utan att skriva HTML och väljer automatiskt rätt signatur när du skriver ett e-postmeddelande.

Se E-postsignaturer för den fullständiga guiden.

E-postspårning

Gem Logic spårar om mottagare öppnar era e-postmeddelanden. När ett e-postmeddelande har öppnats visas en tidsstämpel på meddelandet i konversationsvyn.

E-postmallar spårar även öppningsfrekvensen, vilket visar hur många mottagare som öppnade e-postmeddelanden som skickats med den mallen.

E-postregler

E-postregler låter dig automatiskt behandla inkommande e-postmeddelanden baserat på deras innehåll. Navigera till E-post ‣ Inkorg och klicka på inställningsikonen för att hantera regler.

Varje regel har:

  • Sökfras – texten att söka efter.

  • Sök i – var sökningen ska ske: Ämne, Brödtext eller Från.

  • Åtgärd – vad som ska göras när en matchning hittas: Arkivera eller Ta bort.

Regler tillämpas automatiskt när nya e-postmeddelanden kommer in.

AI-funktioner

När du skriver ett e-postmeddelande kan du använda AI för att hjälpa dig skriva eller förbättra ditt meddelande:

  • Generera – beskriv vad du vill säga och låt AI skriva e-postmeddelandet.

  • Polera – förbättra tonen och tydligheten i ditt utkast.

  • Förkorta eller Utöka – justera längden.

  • Mer formell eller Mer informell – ändra tonen.

  • Översätt – översätt meddelandet till ett annat språk.

Se även