Presentkort

Modulen Presentkort hanterar förbetalda saldon som kunder kan använda vid framtida köp. Varje presentkort låses i samma ögonblick som det skapas: dess detaljer kan inte ändras eller raderas, endast dess aktiva status kan växlas för att ta det ur omlopp. Gem Logic stöder två sätt att utfärda ett.

Utfärda ett presentkort vid en försäljning

Använd detta flöde när en kund köper presentkortet.

  1. Öppna eller skapa en försäljning.

  2. I försäljningens artikelkort, öppna rullgardinsmenyn Lägg till artikel och klicka på Lägg till presentkort.

  3. Fyll i:

    • Startsaldo - värdet som laddas på presentkortet.

    • Unik kod - genereras automatiskt, men kan anpassas (lagras i versaler).

    • Utgångsdatum - valfritt. Efter detta datum kan presentkortet inte användas.

  4. Klicka på Lägg till presentkort. En rad för det initiala saldot läggs till i försäljningen.

  5. Slutför försäljningen genom att lägga till en betalning (kontant, kort, överföring, etc.).

Presentkortet ärver automatiskt försäljningens valuta och försäljningens kontakt. Så snart försäljningen skapas kopplas presentkortet till den, och från den tidpunkten är presentkortets uppgifter låsta.

Utfärda ett presentkort manuellt

Använd denna metod för giveaways, butikskrediter, manuella goodwillgester eller något som inte sker via en försäljning.

  1. Öppna listan Presentkort.

  2. Klicka på Skapa presentkort.

  3. Fyll i initialt saldo, valuta, unik kod och (valfritt) ett utgångsdatum eller kontakt.

  4. Spara - presentkortet är aktivt och kan användas omedelbart.

Manuellt utfärdade presentkort fungerar på samma sätt som sålda: de låses från skapandet, radering blockeras, och endast aktiv/inaktiv-växlingen kan ändras efteråt (och denna ändring loggas på presentkortet).

Använda presentkort som betalning

Presentkort kan användas som betalningsmetod för alla ordrar i Gem Logic. Detta inkluderar:

  • Försäljning

  • Reparationer

  • Memon

  • Kreationer

För att betala med ett presentkort:

  1. Öppna försäljningen, reparationen, memot eller monteringen och gå till transaktionssektionen.

  2. Klicka på Lägg till transaktion.

  3. Välj Presentkort som betalningsmetod.

  4. Ange presentkortskoden.

  5. Ange beloppet som ska betalas.

Systemet validerar presentkortet vid betalningstillfället:

  • Presentkortskoden existerar.

  • Presentkortet är aktivt.

  • Presentkortet har tillräckligt saldo.

  • Presentkortet har inte gått ut.

Om det är giltigt dras beloppet från presentkortets saldo och tillämpas på ordern. Samma presentkort kan användas flera gånger för olika ordrar tills saldot når noll eller det går ut.

Saldouppföljning

Varje presentkort har sitt eget löpande saldo. Du behöver inte följa detta manuellt:

Aktuellt saldo = Initialt saldo - Summan av alla transaktioner betalda med presentkortet

Varje gång presentkortet används för att betala en försäljning, reparation, memo eller skapelse registreras transaktionen mot presentkortet och saldot uppdateras automatiskt. Presentkortets detaljsida visar det aktuella saldot och en fullständig lista över transaktioner som använde kortet, så du kan alltid se var värdet användes.

Om kunden försöker betala ett belopp som är högre än det återstående saldot begränsar systemet transaktionen till det tillgängliga saldot på kortet så att det aldrig kan bli negativt.

Manipuleringsskydd

Eftersom ett presentkort representerar riktiga pengar låser Gem Logic varje detalj av ett presentkort i samma ögonblick det utfärdas. Detta skyddar dig, din personal och dina kunder, och ger dig ett tydligt revisionsspår:

  • Det ursprungliga saldot, valutan, den unika koden, utgångsdatumet, kontakten och den länkade försäljningen kan inte ändras efter utfärdandet.

  • Ett presentkort kan inte raderas, så ett använt kort kan aldrig försvinna tyst från systemet.

  • Den enda tillåtna ändringen är att aktivera eller inaktivera presentkortet. Varje aktivering och inaktivering loggas automatiskt på presentkortet med datum och användare som utförde det.

Om ett presentkort utfärdades med fel belopp eller uppgifter är det korrekta arbetssättet att inaktivera det och utfärda ett nytt (antingen på en försäljning eller manuellt). Båda presentkorten finns kvar i systemet, och inaktiveringsloggen förklarar vad som hände.

Värdekuponger

När en försäljning har ett negativt utestående belopp (kunden har betalat för mycket) kan du skapa en värdekupong (presentkort) för skillnaden. Kupongen länkas automatiskt till försäljningen som genererade överbetalningen, ärver den försäljningens kontakt och valuta, och låses på samma sätt som ett vanligt presentkort.

Dokument och utskrift

Från presentkortets detaljsida kan du:

  • Skapa dokument: Generera ett PDF-dokument för presentkortet.

  • Skriv ut kvitto: Skriv ut ett kvitto på en konfigurerad kvittoskrivare.

  • E-post: Skicka presentkortsdokumentet till kontakten via e-post.

Bläddra bland befintliga presentkort

Listan Presentkort visar alla presentkort som någonsin utfärdats, med kod, saldo, utgångsdatum, ägarkontakt och försäljningen som utfärdade det. Använd listan för att söka efter kod eller kontakt, eller för att inaktivera ett presentkort som inte längre ska kunna lösas in.